อีเมลสำหรับหุ่น วิธีใช้อีเมลบน Yandex. วิธีใช้อีเมล: คำแนะนำสำหรับผู้เริ่มต้น อีเมลทำงานอย่างไร จดหมายประกอบด้วยอะไร?

อีเมลเป็นบริการอินเทอร์เน็ตที่เก่าแก่ที่สุดและยังคงเป็นบริการอินเทอร์เน็ตที่ได้รับความนิยมมากที่สุด หลังจากนั้นพวกเขาก็ปรากฏตัวขึ้นซึ่งสามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริง อย่างไรก็ตาม ไปรษณีย์เก่าที่ดีไม่ยอมแพ้และยังเรียนรู้เทคนิคใหม่ๆ อีกด้วย ในรีวิวนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการกระทำที่ผิดปกติหลายประการที่คุณสามารถทำได้โดยใช้กล่องจดหมายของคุณ (...ด้วยความช่วยเหลือเล็กน้อยจากเพื่อนของฉัน)

ดังนั้นการใช้อีเมลคุณสามารถ...

สร้างหน้าเว็บ

คุณได้รับจดหมายที่น่าสนใจที่อยากแสดงให้ทุกคนเห็นหรือไม่? ไม่จำเป็นต้องส่งให้คนจำนวนมากทางอีเมลอีกต่อไป คุณเพียงแค่ต้องส่งไปยังที่อยู่ [ป้องกันอีเมล] และจะกลายเป็นหน้าเว็บสวยๆ ที่คุณสามารถแชร์บน Twitter, Facebook, Google+ ได้ทันที หรือด้วยวิธีอื่นใดที่สะดวกสำหรับคุณ

สร้างโพสต์บล็อก

แพลตฟอร์มบล็อกยอดนิยมหลายแห่ง รวมถึง Blogger, WordPress, Tumblr ช่วยให้คุณสร้างโพสต์โดยการส่งอีเมลได้ ในกรณีนี้ หัวเรื่องจะกลายเป็นชื่อเรื่อง และเนื้อหาของอีเมลจะกลายเป็นเนื้อหาของโพสต์

หากต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ ให้ไปที่การตั้งค่าบล็อกของคุณ เปิดใช้งานโพสต์ทางอีเมล และรับที่อยู่อีเมลลับของคุณซึ่งคุณจะต้องใช้ในการส่งอีเมลถึง

แปลงไฟล์ รูปภาพ เอกสาร เป็นรูปแบบต่างๆ

คุณจำเป็นต้องแปลงไฟล์รูปแบบหนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบหนึ่ง แต่ไม่มีโปรแกรมที่จำเป็นในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือไม่? จากนั้นใช้อีเมลของคุณและส่งไฟล์นี้ไปที่ [ป้องกันอีเมล] โดยจะต้องแทนที่รูปแบบคำด้วยชื่อของนามสกุลที่คุณต้องการ เช่น หากคุณต้องการแปลงเอกสาร DOC เป็น PDF คุณควรส่งไฟล์นี้ไปที่ [ป้องกันอีเมล]- หลังจากนั้นสักครู่ คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่เสร็จสิ้นในจดหมายตอบกลับ ยอมรับไฟล์ที่มีขนาดสูงสุด 1 MB สำหรับการประมวลผล

บันทึกหน้าเว็บใด ๆ

หากคุณไม่มีเวลาอ่านบทความที่น่าสนใจทั้งหมดบนอินเทอร์เน็ต คุณสามารถบันทึกไว้ในอุปกรณ์ของคุณเพื่อที่คุณจะได้ศึกษาในภายหลังในเวลาว่าง การทำเช่นนี้ในรูปแบบ PDF ทำได้สะดวกซึ่งค่อนข้างกะทัดรัดและแสดงผลได้ดีพอๆ กันในทุกอุปกรณ์ ในการดำเนินการนี้ คุณเพียงแค่ต้องส่งลิงก์ไปยังหน้าเว็บที่คุณสนใจ [ป้องกันอีเมล] - ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที คุณจะได้รับข้อความพร้อมไฟล์แนบที่มีหน้าที่คุณต้องการในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

รับการแจ้งเตือน

มีตัวจับเวลา ตัวกำหนดเวลา และวิธีการอื่นๆ มากมายในการจัดการเวลาของคุณบนอินเทอร์เน็ต แต่คุณยังสามารถใช้บริการอีเมลของคุณเพื่อสิ่งนี้ได้ เพียงส่งอีเมลไปที่ [ป้องกันอีเมล] โดยที่คำว่า เวลา ควรถูกแทนที่ด้วยช่วงเวลาที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการการแจ้งเตือนภายใน 10 นาที ก็ควรส่งอีเมลไปที่ 10mins@reminderbaba ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่าช่วงเวลาใดก็ได้อย่างแท้จริง รวมถึงการเตือนความจำที่เกิดซ้ำ (สัปดาห์ละครั้ง เดือน ปี ตามเวลาที่กำหนด ฯลฯ)

เพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทินของคุณ

บางครั้งมันเกิดขึ้นที่คุณได้รับอีเมลสำคัญเกี่ยวกับกิจกรรมที่คุณไม่ควรพลาดหรือลืม สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำในกรณีนี้คือการจดบันทึกลงในปฏิทินของคุณ Gmail มีวิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้สำหรับ Google ปฏิทิน แต่ถ้าคุณใช้บริการอื่นๆ มากมายล่ะ

ในกรณีนี้ เราเพียงส่งต่อจดหมายของเราไปที่ [ป้องกันอีเมล] - อีเมลของคุณจะได้รับการวิเคราะห์เพื่อดูว่ามีวันที่หรือไม่ และเหตุการณ์ในปฏิทินที่เกี่ยวข้องจะถูกสร้างขึ้น แต่เพื่อให้ทั้งหมดนี้ใช้งานได้ คุณต้องลงทะเบียนและทำการตั้งค่าบางอย่างในบริการ Super.cc

อัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive

หากคุณลงทะเบียนกับบริการ Email It In คุณจะได้รับที่อยู่ทางไปรษณีย์พิเศษเช่น [ป้องกันอีเมล] - เมื่อส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบ คุณจะสั่งให้บริการอัปโหลดไฟล์ที่ได้รับไปยังหนึ่งในที่เก็บไฟล์ของคุณ

อย่างที่คุณเห็น คุณสามารถทำงานที่สำคัญหลายอย่างได้โดยใช้อีเมล บางครั้งวิธีนี้จะสะดวกและรวดเร็วกว่าการไปที่หน้าบริการที่เกี่ยวข้องมาก ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณนำวิธีการเหล่านี้ไปใช้

อย่าสูญเสียมันไปสมัครสมาชิกและรับลิงค์ไปยังบทความในอีเมลของคุณ

อีเมลยังคงเป็นหนึ่งในเครื่องมือหลักสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ (และอื่นๆ) ในยุคดิจิทัล และเนื่องจากการทำงานร่วมกับอาจใช้เวลาส่วนสำคัญของวันทำงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพ วิธีการทำเช่นนี้? ใช้เคล็ดลับสากลต่อไปนี้ ปรับแต่งให้เหมาะกับงานของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

สำรวจฟังก์ชันการทำงาน

ไปรษณีย์สมัยใหม่ส่วนใหญ่มีการตั้งค่าที่ค่อนข้างยืดหยุ่นและมีรายละเอียด ซึ่งช่วยให้คุณสามารถดำเนินการได้มากกว่าการส่ง/รับจดหมายตามปกติ แม่นยำยิ่งขึ้นช่วยให้การใช้งานสะดวกยิ่งขึ้นและขยายฟังก์ชันการทำงานได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น ในการตั้งค่า Gmail คุณสามารถเปิดใช้งานปุ่มลัดได้ ซึ่งจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นและประหยัดเวลา แต่หลายคนไม่ได้ใช้มัน มักเป็นเพราะความไม่รู้ ดังนั้นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับอีเมลควรเริ่มต้นด้วยการทำความคุ้นเคยกับฟังก์ชันการทำงานของบริการ

โหมดการทำงานและความถี่

สร้างกิจวัตรส่วนตัวสำหรับการทำงานกับเมลและปฏิบัติตาม ควรทำในตอนเช้า (และก่อนสิ้นสุดวันทำงานด้วย) แต่คุณไม่ควรเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบอีเมล แต่โดยทำภารกิจสำคัญให้สำเร็จหรือ เวลาในการอ่านและส่งอีเมลควรถูกจำกัดและพยายามปฏิบัติตามขีดจำกัดเหล่านี้ หลังจากเสร็จสิ้น ให้ปิดไคลเอ็นต์และอย่ากลับมาที่ไคลเอ็นต์ โดยตรวจสอบข้อความขาเข้าใหม่ เมื่อทำงานกับเมล ให้จัดการกับมันเท่านั้น อย่าไปสนใจงานอื่น โปรดจำไว้ว่าการท่องลิงก์จากอีเมลสามารถเปลี่ยนกระบวนการประมวลผลให้กลายเป็นกับดักของเวลาได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นจึงมักแนะนำให้ใช้โปรแกรมรับส่งเมลพิเศษ (เช่น Outlook) เมื่อทำงานกับเมล

ใช้อีเมลอื่น

ควรมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันจะดีกว่า ใช้ที่อยู่หลายแห่งสำหรับการทำงานและการติดต่อส่วนตัว สำหรับการลงทะเบียนบนเว็บไซต์และสมัครรับรายการส่งเมลของเนื้อหาที่คุณสนใจ สิ่งนี้ถูกต้องจากมุมมองของความปลอดภัยทางดิจิทัลและจะกลายเป็นตัวกรองตัวอักษรหลักซึ่งจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การติดต่อสื่อสารที่จำเป็นเมื่อทำงาน

สิ่งสำคัญคือคุณสามารถประมวลผลจดหมายจากที่อยู่ที่แตกต่างกันในบริการเดียว โดยไม่ต้องสลับระหว่างจดหมายที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น Gmail สามารถตั้งค่าการส่งต่อจากกล่องจดหมายอื่นได้ ติดป้ายกำกับตามลำดับและดำเนินการตามเวลาที่จัดสรรไว้สำหรับแต่ละรายการ

เพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์อีเมลของคุณ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนเฉพาะ:

1. กรองอีเมลโดยการสร้างโฟลเดอร์ต่างๆ- แบ่งกล่องจดหมายของคุณออกเป็นโฟลเดอร์ตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ รวมถึงการดำเนินการที่จำเป็น ประมวลผลอีเมลเหล่านั้นทันทีซึ่งจะใช้เวลาตอบกลับไม่เกินสองสามนาที สร้างโฟลเดอร์พิเศษสำหรับจดหมายที่ต้องตอบในภายหลังและพัฒนากำหนดเวลาในการทำงานกับจดหมาย
2. ใช้เทมเพลตลายเซ็นพร้อมข้อมูลติดต่อสามารถกำหนดค่าได้โดยใช้ฟังก์ชันการทำงานของกล่องจดหมายเอง หากคุณส่งข้อความประเภทเดียวกันจำนวนมาก ให้เขียนเทมเพลตสำหรับข้อความเหล่านั้นแล้วคัดลอกข้อความเหล่านั้นในอนาคต นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมที่ให้คุณสร้างและใช้ตัวอย่างในการทำงานเพิ่มเติมบนคอมพิวเตอร์ - ตัวย่อและตัวย่อพิเศษโดยป้อนข้อความที่คุณได้รับมอบหมายก่อนหน้านี้ อีกทั้งยังประหยัดเวลาและเพิ่มความสะดวกสบายอีกด้วย
3. ทำเครื่องหมายอีเมลที่สำคัญด้วยเครื่องหมายที่เหมาะสมสิ่งนี้จะทำให้การนำทางง่ายขึ้นและทำให้งานมีโครงสร้างมากขึ้น
4. ใช้กฎ 5 ประโยค- เมื่อตอบและเขียนจดหมายให้กระชับและชัดเจนที่สุด ถ้าเป็นไปได้ให้พยายามเก็บไว้ภายใน 5 ประโยค
5. ใช้ปุ่มลัด- กลับไปที่จุดที่ 1 กัน การใช้แป้นพิมพ์ลัดทำให้ไม่จำเป็นต้องถูกรบกวนด้วยการควบคุมเมาส์ จดจำสิ่งเหล่านี้ไว้และจากมุมมองทั่วโลก คุณจะประหยัดเวลาได้มาก
6. ลบและเก็บถาวร- ผู้ใช้อีเมลส่วนใหญ่จะทิ้งอีเมลไว้ในกล่องจดหมายหลังจากอ่านอีเมลแล้ว แต่สำหรับผู้ที่ทำงานโดยได้รับจดหมายจำนวนมาก วิธีการนี้จะไม่ได้ผลทั้งหมด ควรใช้กฎ “1 อีเมล = 1 การกระทำ” หมายความว่าหลังจากอ่านจดหมายแล้ว คุณจะต้องโต้ตอบตามนั้น เช่น ตอบกลับและเก็บถาวร ลบ ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมและตอบกลับในภายหลัง ฯลฯ
7. ใช้การค้นหา- บริการอีเมลมีการค้นหาในตัวที่ยอดเยี่ยม ซึ่งคุณสามารถค้นหาจดหมายที่คุณสนใจได้อย่างง่ายดายโดยใช้เกณฑ์เช่นผู้ส่ง หัวเรื่อง เนื้อหา การติดป้ายกำกับ ไฟล์ที่แนบมา วิธีนี้ง่ายกว่าการค้นหาอีเมลที่ต้องการด้วยตนเอง
8. อย่าใช้ รุ่นมือถือและการแจ้งเตือน- อย่าติดตั้งการแจ้งเตือนและแอปพลิเคชันบริการอีเมลบนสมาร์ทโฟนของคุณเว้นแต่จำเป็น มันไม่คุ้มค่าอีกต่อไปหากการทำงานกับเมลไม่ใช่หนึ่งในเครื่องมือหลักสำหรับคุณ ไม่แพร่หลาย และไม่ต้องการการตอบกลับในทันที และการพิมพ์จากปุ่มกดโทรศัพท์จะสะดวกน้อยลง

ใช้ออแกไนเซอร์

เมื่อประมวลผลจดหมาย ให้เตรียมเครื่องมือวางแผนรายสัปดาห์/Google Calendar/To-Do List หรือซอฟต์แวร์อื่นที่คล้ายคลึงกันให้พร้อมและมีตัวอักษรอยู่ในนั้น วิธีนี้จะเป็นการดีกว่าที่จะประมวลผลการโต้ตอบกับการตั้งค่างานตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมและกิจกรรมต่างๆ เป็นผลให้คุณจะไม่ลืมสิ่งใดคุณจะได้รับการแจ้งเตือนในเวลาที่เหมาะสมและนอกจากนี้คุณจะช่วยตัวเองจากความจำเป็นในการกลับไปอ่านซ้ำ

พัฒนากฎอีเมลกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

เมื่อสอดคล้องกัน ให้หลีกเลี่ยงความยุ่งยากของระบบราชการโดยไม่จำเป็น หากคุณมีคำถาม และบุคคลที่ตอบคำถามนั้นอยู่ในสำนักงานถัดไป ให้เข้ามาชี้แจงคำตอบด้วยตนเอง หรือโทร. โดยทั่วไป จะเป็นการดีกว่าเสมอที่จะระบุช่วงของปัญหาที่ต้องส่งเมลเพื่อแก้ไขปัญหา ในกรณีอื่นๆ จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ใช้โอกาสในทางที่ผิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามสำหรับทั้งคุณและคนที่คุณทำงานด้วย

มันทำงานอย่างไร อีเมล?

การส่งและรับอีเมลได้รับการจัดการโดยเซิร์ฟเวอร์เมลที่ออกแบบเป็นพิเศษและเฉพาะ ก่อนที่เราจะเริ่มใช้เมล เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้ได้รับการกำหนดค่าในลักษณะที่แตกต่างจากเซิร์ฟเวอร์อื่นโดยสิ้นเชิง นี่คือตัวอย่างเช่น SMTP-เซิร์ฟเวอร์ (จาก โปรโตคอลเมลเซิร์ฟเวอร์อย่างง่าย– โปรโตคอลหลักสำหรับการส่งจดหมาย) และเป็นไคลเอนต์อีเมลหรือตัวกลางอีเมล (โปรแกรมที่เราอ่านและเขียนอีเมลภายใน MUAหรือ ตัวแทนผู้ใช้เมล- แต่เกี่ยวกับประเภทของเมลเซิร์ฟเวอร์ในภายหลังเล็กน้อย

อีเมลทำงานอย่างไร เส้นทางที่เธอเดินไป

ลองใช้ผู้ให้บริการอีเมลสองราย: เซิร์ฟเวอร์-1.ruและ เซิร์ฟเวอร์-2.ru- ผู้ใช้สองคนที่ลงทะเบียนตามลำดับ: A และ B เพื่อให้ A ส่งจดหมายถึงผู้รับ B ได้สำเร็จ และเพื่อให้เขายอมรับ สิ่งต่อไปนี้จะเกิดขึ้น โครงการนี้ค่อนข้างง่าย:

• ผู้ส่ง A ส่งจดหมายผ่านเซิร์ฟเวอร์ SMPT-1 ของเขา
• Server-1 ได้รับงานผ่านที่อยู่ปลายทางโดยใช้ตัวกลางเมลนี้ MUAเริ่มค้นหาเซิร์ฟเวอร์-2 ตามส่วนโดเมนของที่อยู่ (ru, com, rf...) ไม่สำคัญว่าเขาอยู่ที่ไหน ในบราซิลหรือเม็กซิโก การค้นหาจะใช้เวลาสักครู่
• เมื่อพบว่าใช้ระบบชื่อโดเมน (โดยการเข้าถึงโดยตรง) เซิร์ฟเวอร์ -1 ส่งข้อความถึง "พี่ชาย" ได้สำเร็จผ่านตัวแลกเปลี่ยนอีเมลที่เรียกว่า เอ็มเอ็กซ์ (เครื่องแลกเปลี่ยนจดหมาย) เขาเริ่มค้นหาเชิงลึกทันทีตามที่อยู่ของผู้ใช้ที่ลงทะเบียนและบันทึกไว้สำหรับการอ่าน

• เมื่อพบแล้วจดหมายจะไปถึงผู้รับ ผู้รับสามารถเข้าถึงจดหมายโดยรับการแจ้งเตือนจากเซิร์ฟเวอร์-2 สามารถอ่านจดหมายผ่านเครือข่าย POP หรือ IMAP

อีเมลทำงานอย่างไร? คำย่อเหล่านี้หมายถึงอะไร?

เหล่านี้คือโปรโตคอลการส่งข้อมูลทั้งหมด ในขณะเดียวกัน เมลเซิร์ฟเวอร์เหล่านี้ก็เป็นประเภทต่างๆ เช่นกัน มีสามคน:

เซิร์ฟเวอร์ SMTP– โดยทั่วไป – ส่งจดหมายโดยใช้โปรแกรมรับส่งเมล (โปรแกรมเมล: Outlook, Mozilla Thunderbird ฯลฯ ) ค่าเริ่มต้นคือ 25 สำหรับการส่งข้อมูล

เซิร์ฟเวอร์ป๊อปมีซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้รับสามารถล็อกอินเข้าสู่เมลเซิร์ฟเวอร์ได้โดยตรงอยู่แล้ว ในส่วนที่กำหนดไว้เป็นพิเศษสำหรับผู้ใช้รายนี้ () เขาสามารถทำงานกับการติดต่อสื่อสารได้ ใช่ โปรโตคอล ป๊อป3ซึ่งดำเนินการผ่านพอร์ต 110 ช่วยให้ไคลเอนต์อีเมลของคุณสามารถดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดที่ได้รับไปยังที่อยู่ของคุณจากเซิร์ฟเวอร์ อย่างไรก็ตาม นี่อาจเป็นสิ่งเดียวที่โปรโตคอลสามารถทำได้ – เพียงแค่ดาวน์โหลด

และ เซิร์ฟเวอร์ IMAP– ทำงานบนคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ ซอฟต์แวร์ซึ่งให้สิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้สร้างขึ้นทั้งหมด คุณสามารถทำงานกับตัวอักษรได้เต็มโดยไม่ต้องดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ในแง่ของฟังก์ชันการทำงาน มีชัยเหนือ POP3 แต่ต้องการหน่วยความจำเพิ่มเติมและทรัพยากรโปรเซสเซอร์เซิร์ฟเวอร์อยู่แล้ว (ว้าว งานแบบนี้!) การแลกเปลี่ยนข้อมูลเกิดขึ้นผ่านพอร์ต 143

อ้างอิง

เครื่องหมาย “@” นั้น “ติดอยู่” กับที่อยู่ทางไปรษณีย์ ต้องขอบคุณวิศวกรชาวอเมริกัน เรย์ ทอมลินสัน ซึ่งเป็นผู้ประดิษฐ์จดหมาย ซึ่งเชื่อมโยงผู้ใช้ ARPANET ในช่วงต้นทศวรรษที่ 70 ของศตวรรษที่ผ่านมา - ฉันมักถูกถามว่าทำไมฉันถึงเลือกไอคอน @ เพื่อแสดงอีเมล และมีเพียงป้ายนี้เท่านั้นที่ให้ความหมายของการแต่งตั้งที่ทำการไปรษณีย์ แท้จริงแล้ว ในภาษาอังกฤษเชิงพาณิชย์ “at sign” – @ – หมายถึง “ต่อหน่วยสินค้า” ฉันคิดว่า @ จะใช้งานได้ดีในฐานะหน่วยงานในเครือและตัวระบุผู้ใช้สำหรับเซิร์ฟเวอร์อีเมล นี่คือวิธีการทำงานของอีเมลในขณะนี้” .

อย่างไรก็ตาม ช่วงเวลาของการใช้ไอคอน "สุนัข" สมัยใหม่คือปี 1536 ตอนนั้นเองที่พ่อค้าชาวสเปนใช้ @ ในบันทึกประกอบเมื่อระบุราคาสินค้าที่ส่งไปยังโรม แต่เป็นที่ทราบกันดีว่าสัญลักษณ์นี้ดูเก่ากว่ามาก ดังนั้นการใช้งานจึงได้รับการบันทึกไว้ในเอกสารย้อนหลังไปถึงกลางศตวรรษที่ 14

อีเมลทำงานอย่างไร จดหมายประกอบด้วยอะไร?

จดหมายประกอบด้วยสองส่วน: ส่วนที่คุณและฉันสนใจไม่น้อย นั่นคือส่วนที่อธิบายซึ่งมีที่อยู่ (จากที่ไหนและถึง) พวกเขาจะเรียกตามนั้น เนื้อความของจดหมายและ ส่วนหัวจดหมาย.

กับ ร่างกายอีเมลมีความชัดเจน รวมถึงเนื้อหาของข้อความและข้อมูลที่แนบมาในรูปแบบนับไม่ถ้วน ก่อนหน้านี้ จดหมายฉบับนี้เข้าใจการเข้ารหัสในจำนวนจำกัด แต่ในไม่ช้า จดหมายดังกล่าวก็ได้รับการสอนให้เข้าใจแม้แต่เนื้อหามัลติมีเดีย เช่นเดียวกับบริการเครือข่ายอื่นๆ

แต่ต่อไป ชื่อน้อยคนนักที่จะใส่ใจอย่างเต็มที่ ไม่ นี่ไม่ใช่ซองกระดาษที่มีที่อยู่สำหรับส่งคืน ไม่เพียงเท่านั้น อย่างน้อยที่สุด นี่คือข้อมูลที่มีโครงสร้างเกี่ยวกับผู้ส่ง ผู้รับ สิ่งที่แนบ วันที่ส่ง เซิร์ฟเวอร์และบริการที่มีส่วนร่วมในการจัดส่ง ฯลฯ การดูว่าจดหมายนั้นน่าสงสัยมีประโยชน์มากหรือไม่

อ้างอิง

ในทุกภาษาชื่อของสัญลักษณ์ “@” นั้นแตกต่างออกไป ในภาษาอังกฤษจะออกเสียงว่า "at sign" - "per piece" และเป็นเรื่องปกติมากในภาษาเชิงพาณิชย์ ประเทศในยุโรปหลายประเทศ และโดยธรรมชาติแล้ว ญี่ปุ่น ได้นำแนวคิดที่ใกล้เคียงกับภาษาอังกฤษมาใช้ และในการตีความที่แตกต่างกัน ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ไอคอน @ ยังคงหมายถึง "ต่อชิ้น" ในภาษารัสเซีย แนวคิดเรื่อง "สุนัข" เกิดขึ้นจากโปรแกรมเมอร์ที่ไม่รู้จักซึ่งทำงานในสหภาพโซเวียตที่ DCK -คอมเพล็กซ์คอมพิวเตอร์บทสนทนา มีคนสังเกตเห็นความคล้ายคลึงกันของตราที่มีหัวและหางของสุนัข แล้วออกไป... ปัจจุบันมีการใช้แนวคิดที่คล้ายกันในรัฐของอดีตสหภาพสาธารณรัฐ ลักษณะของสุนัข@ ดำเนินธุรกิจในยูเครน คาซัคสถาน และอุซเบกิสถาน แต่ชาวเซิร์บ โรมาเนีย และสโลวักกลับมองว่าในตัวเขามีความคล้ายคลึงกับลิง...

อีเมลทำงานอย่างไร เรามาศึกษาส่วนหัวของจดหมายกันดีกว่า สแปม?

คุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้หากต้องการเจาะลึกลงไปว่าอีเมลทำงานอย่างไรในตัวอย่างเฉพาะของคุณ คุณได้อะไรจากชื่อเรื่อง?

ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้วิธีใดในการอ่านจดหมาย ไม่สำคัญว่าไคลเอ็นต์ใดจะติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ และจดหมายเก็บไว้ที่ไหน: ไคลเอนต์ดาวน์โหลดลงคอมพิวเตอร์ของคุณ (ฉันไม่รู้ว่าทำไม) หรือเก็บไว้ในเมลเซิร์ฟเวอร์ พาดหัวจะไม่หนีเรา

ลองดูที่ส่วนหัวของอีเมลเป็นตัวอย่าง ไคลเอนต์อีเมลของฉัน - ธันเดอร์เบิร์ดโดย Mozilla- มันเป็นโปรแกรมที่ใช้เวลานาน ฉันชอบมัน เลือกตัวอักษรแล้วเปิดด้วยเมาส์ขวา:

ฉันไม่รู้ว่าคุณกำลังดูจากที่ใด แต่สำหรับแต่ละบริการหรือไคลเอนต์จะมีแถบเครื่องมือที่ให้คุณทำงานกับจดหมายโดยแสดงซอร์สโค้ดของมันเสมอ ในไคลเอนต์ของฉันอยู่ตรงนี้ ที่มุมขวาบน:

นี่คือสิ่งที่คุณจะเห็นโดยประมาณ:

อีเมลทำงานอย่างไร? คุณสามารถเรียนรู้อะไรจากสิ่งนี้?

มาเน้นข้อมูลสำคัญสำหรับเราในส่วนหัวของจดหมาย...

สนาม เส้นทางกลับ(“เส้นทางกลับบ้าน”) ว่างเปล่า - นี่เป็นเรื่องน่าสงสัย ที่อยู่ของผู้ส่งควรอยู่ถัดจากข้อความนี้หากคุณต้องการส่งจดหมายส่งคืน ช่องว่างเปล่ามีความหมายเพียงสิ่งเดียว - สแปม- แต่แม้แต่การกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่มีที่อยู่ที่แน่นอนก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขากำลังเขียนถึงคุณและเพื่อธุรกิจโดยเฉพาะ เรื่องไร้สาระตามตัวอักษรจนถึงไอคอน @ มักเป็นตัวบ่งชี้สแปมด้วย

แท็ก ได้รับ: ลองดูพวกเขาให้ละเอียดยิ่งขึ้น อาจมีแท็กเหล่านี้หลายแท็กในจดหมายของคุณ จำนวนมากหมายความว่าผู้ส่งพยายามซ่อนเส้นทางของเขา ฉันมีเพียงหนึ่งบรรทัดดังกล่าว แท็ก (หากมีหลายแท็ก) จะอ่านจากล่างขึ้นบน - นี่คือวิธีการส่งจดหมายถึงคุณ คุณลักษณะเฉพาะสแปม - ไม่ ลักษณะสำคัญ: แท็ก กับ.เขาคือผู้ที่บอกโปรโตคอลว่าจำเป็นต้องส่งจดหมาย ฉันมีแท็กอยู่แล้ว: นักส่งสแปมคลั่งไคล้ไปแล้วหรือเจ้าของกล่องจดหมายไม่สงสัยว่าจดหมายนั้นมาจากอีเมลของเขา เส้นทางกลับแต่ว่างเปล่า...

ทุกวันนี้ เมลเซิร์ฟเวอร์น้อยลงเรื่อยๆ ที่อนุญาตให้รับส่งข้อความแบบเปิดได้ และผู้ส่งอีเมลขยะต้องใช้เมลเซิร์ฟเวอร์ของเราซึ่งก็คือผู้รับจดหมาย ดังนั้นอย่าแปลกใจที่สแปมจำนวนมากมาจากกล่องจดหมายของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ... มีบางประเภท sofkon.ru...โฮสติ้งแบบไหน...

สนาม ข้อความ-ID– ตัวระบุเฉพาะของจดหมาย ใครก็ได้. เราไม่ต้องการหมายเลขของเขา แต่ชื่อของเซิร์ฟเวอร์หลัง "สุนัข" จะต้องตรงกับชื่อในกล่องจดหมาย ทุกอย่างเรียบร้อยดีที่นี่ แต่มาตรวจสอบฟังก์ชันการทำงานของโฮสติ้งกันดีกว่า เพียงพิมพ์ลงในแถบที่อยู่ sofkon.ru:

คาดเดาได้...ก็.. ตอนนี้เรามาดูที่อยู่ผู้ส่งที่ปรากฏสามครั้งในตัวอักษรให้ละเอียดยิ่งขึ้น (ขีดเส้นใต้ด้วยสีน้ำตาล - ไม่สมควรเป็นสีอื่น) ก่อนที่จะส่งจดหมายแสดงความโกรธไปที่นั่น เรามาทำเครื่องหมายที่ช่องนี้ก่อนเพื่อความสนุกสนาน บริการที่มีประโยชน์มากจะช่วยเราในเรื่องนี้ 2ไอพี:

https://2ip.ru/mail-checker/

ป้อนที่อยู่และ:

ใช่แล้ว เราไม่สงสัยอีกต่อไปแล้ว...

26 มิถุนายน 2556

คนใน โลกสมัยใหม่พวกเขาใช้เวลาบนอินเทอร์เน็ตมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อค้นหาและหางาน อ่านข่าว สื่อสาร เครือข่ายทางสังคมเช็คสภาพอากาศ ซื้อ ขาย หารายได้ เก็บเงิน หาเพื่อน ดูหนัง ฟังเพลง และมักจะแค่เที่ยวเล่น ทุกวันนี้เป็นเรื่องยากที่จะหาคนที่ไม่รู้ว่าเครื่องมือค้นหาคืออะไร โหมดออนไลน์ ICQ บล็อก หรือวิธีใช้อีเมล แต่ก็ยังมีอยู่บ้าง และข้อความนี้มีไว้สำหรับพวกเขา

ตามความหมายปกติ ไปรษณีย์คือการแลกเปลี่ยนจดหมายและพัสดุ จนถึงตอนนี้พลังความคิดของมนุษย์ยังไม่ถึงระดับการส่งพัสดุทางอีเมล แต่บางทีสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้ อย่างไรก็ตาม อีเมลก็มีข้อดีหลายประการ

1. ในอีเมล คุณสามารถส่งได้ไม่เพียงแต่ข้อความในรูปแบบข้อความเท่านั้น แต่ยังแนบไฟล์ไปกับจดหมายได้อีกด้วย เช่น ตาราง รูปถ่าย ภาพวาด วิดีโอ การนำเสนอ และอื่นๆ ข้อความสามารถลบ ส่งต่อไปยังบุคคลอื่น จัดเก็บ กรองได้

2. อีเมลช่วยให้คุณส่งจดหมาย (ข้อมูล) ได้ทันที ประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก

3. ไม่จำเป็นต้องไปที่ที่ทำการไปรษณีย์ เนื่องจากคุณสามารถใช้อีเมลได้โดยไม่ต้องออกจากบ้าน หากคุณมีอินเทอร์เน็ตและคอมพิวเตอร์

4. ความคุ้มค่า - ไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าจดหมายแต่ละฉบับไม่ว่าข้อมูลในนั้นจะมีจำนวนเท่าใดก็ตาม ก็เพียงพอที่จะชำระค่าบริการอินเทอร์เน็ตให้กับผู้ให้บริการตรงเวลา

5. ประสิทธิภาพ - คุณสามารถตรวจสอบอีเมลและตอบกลับจดหมายได้แม้จากโทรศัพท์มือถือที่มีอินเทอร์เน็ต

เรามาตอบคำถาม: “ใช้อีเมลอย่างไร” กัน?

ก่อนอื่นคุณต้องไปที่เว็บไซต์ของระบบค้นหาหรือเมลเช่น Yandex, Google, Rambler, Mail.ru เป็นต้น

ลองใช้ตัวอย่างเพื่อสร้างบัญชีอีเมลบน Google ที่ด้านบนของเว็บไซต์ ค้นหาและคลิก "เมล" หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นเพื่อเข้าสู่ระบบอีเมลและบัญชีของคุณ เนื่องจากคุณยังไม่มี Google Mail ให้คลิกปุ่มสีแดงที่มุมขวาบน - "สร้างบัญชี" จากนั้นกรอกข้อมูลส่วนบุคคล - ชื่อ นามสกุล ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน เพศ วันเกิด โทรศัพท์มือถือ ที่อยู่อีเมลฉุกเฉิน คุณสร้างชื่อผู้ใช้ด้วยตัวเองจะต้องไม่ซ้ำกัน (หากมีผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบนี้อยู่แล้ว ระบบจะเตือนคุณและขอให้คุณป้อนชื่ออื่น) ประกอบด้วยตัวอักษรละติน ความยาวของชื่อคือตั้งแต่ 6 ถึง 30 ตัวอักษร โปรดทราบว่าหากคุณกำลังจะติดต่อธุรกิจผ่านทางอีเมล คุณควรคิดและเลือกการเข้าสู่ระบบที่รอบคอบมากขึ้น

ถัดไปคุณต้องป้อนรหัสผ่านอีเมลของคุณ ต้องมีความน่าเชื่อถือเพียงพอ โดยควรมีตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก สัญลักษณ์ และตัวเลข และมีความยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน

คุณต้องระบุวันเกิดของคุณบนเว็บไซต์นี้เพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่เหมาะสมกับวัย ประเด็นก็คือว่า บัญชีกูเกิลช่วยให้คุณเข้าถึงบริการต่างๆ เช่น Gmail (เมล), YouTube (พอร์ทัลวิดีโอ) และ Google+ (โซเชียลเน็ตเวิร์ก) คุณสามารถตั้งค่าบัญชีของคุณเพื่อไม่ให้ใครเห็นอายุของคุณได้

เพศและหมายเลขโทรศัพท์มือถือนั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ใช้

ในการลงทะเบียนอีเมลของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือพิสูจน์ว่าคุณเป็นคนจริง (ไม่ใช่หุ่นยนต์) และป้อนตัวอักษรละตินที่ระบุบนแป้นพิมพ์ หากป้ายอ่านยากคุณสามารถคลิกที่ป้าย "เสียง" ระบบจะสั่งให้คุณ หากคุณไม่ต้องการทำเช่นนี้ โปรดระบุหมายเลขโทรศัพท์มือถือของคุณ รหัสยืนยันจะถูกส่งไปยังโทรศัพท์ของคุณทาง SMS คุณจะต้องป้อนรหัสในช่อง "ยืนยันบัญชีของคุณ"

ดังนั้น คุณมีบัญชีอีเมลของคุณเอง คุณสามารถส่งและรับจดหมายได้ จะเขียนจดหมายได้อย่างไร? ค้นหาปุ่ม "เขียนจดหมาย" และในช่อง "ถึง" ที่ปรากฏขึ้น ให้เขียนที่อยู่ของผู้รับในช่อง "ถึง" หากคุณต้องการให้บุคคลอื่นได้รับสำเนาจดหมาย ให้ระบุที่อยู่อีเมลอื่นในช่อง "คัดลอก" ช่อง "เรื่อง" สามารถเว้นว่างไว้ได้ แต่หากคุณระบุหัวเรื่องและสาระสำคัญของจดหมายก็จะสะดวกกว่าสำหรับผู้รับ คุณสามารถเขียนข้อความในจดหมาย จัดรูปแบบ ใช้ปุ่ม "แนบ" หรือไอคอน "คลิปหนีบกระดาษ" เพื่อแนบไฟล์ แทรกลิงก์ รูปภาพ ภาพวาด และบันทึกจดหมายฉบับร่าง คุณสามารถตรวจสอบการสะกดของคุณก่อนกดปุ่ม "ส่ง" หากคุณต้องการทราบว่าผู้รับได้รับและอ่านแล้วหรือไม่ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แจ้งเตือนเมื่ออ่านแล้ว"

จดหมายที่ได้รับอ่านง่ายกว่า - คุณเพียงแค่คลิกตัวอักษรใหม่ (โดยปกติจะเน้นด้วยตัวหนา) หากคุณไม่ต้องการรับอีเมลจากผู้เขียนอีกต่อไป คุณสามารถทำเครื่องหมายหนึ่งในนั้นว่าเป็นสแปมได้ จากนี้ไป อีเมลทั้งหมดจากที่อยู่นี้จะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมโดยอัตโนมัติ ตอนนี้คุณก็มีไอเดียในการใช้อีเมลแล้ว คุณสามารถติดต่อกับพันธมิตรทางธุรกิจและเพื่อน ๆ ลงทะเบียนบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ซื้อสินค้าออนไลน์ และอื่น ๆ อีกมากมาย

เขียนข้อมูลโดยย่อและชัดเจนในช่องนี้ซึ่งสะท้อนถึงสาระสำคัญของจดหมาย เพิ่มคำว่าเร่งด่วนหากคุณต้องการอ่านทันที สิ่งนี้จะช่วยให้คู่สนทนาเข้าใจว่าจดหมายเกี่ยวกับอะไรและจะช่วยในอนาคตในการค้นหาจดหมายที่น่าสนใจในเอกสารสำคัญอย่างรวดเร็ว
หากหัวข้อมีการเปลี่ยนแปลงอันเป็นผลมาจากการติดต่อ ให้เปลี่ยนในช่องนี้

2. ปิดการใช้งาน CapsLock
อย่าเขียนเนื้อความและหัวเรื่องด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ หลายคนคิดแบบนี้ มีรสชาติไม่ดีเพราะมันแสดงถึงน้ำเสียงตะโกน รวมถึงเครื่องหมายอัศเจรีย์จำนวนมากที่ท้ายประโยค

3. Brevity คือน้องสาวของพรสวรรค์
พยายามอย่าเขียนจดหมายยาวๆ กำหนดข้อมูลให้ชัดเจนและกระชับ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของผู้รับ

4. ไฟล์แนบ
หากคุณต้องการส่งไฟล์เพียงอย่างเดียว คุณยังคงต้องเขียนข้อมูลสั้นๆ ในส่วนเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างเช่น “ฉันกำลังส่งคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีใช้อีเมล” อย่าปล่อยให้จดหมายดังกล่าวว่างเปล่า จดหมายที่แนบมานี้อาจไม่ชัดเจนเสมอไปว่ากำลังพูดอะไรอยู่
หากคุณได้รับจดหมายเปล่าพร้อมไฟล์แนบจากที่อยู่ที่ไม่รู้จัก ไม่แนะนำให้เปิด มีความเป็นไปได้สูงที่จะมีไวรัสอยู่ที่นั่น

5. ตอบกลับหรือตอบกลับทั้งหมด

โปรดใส่ใจกับปุ่มทั้งสองนี้เมื่อคุณได้รับอีเมล จุดประสงค์ของพวกเขาแตกต่างออกไป! ผู้ส่งไม่สามารถส่งจดหมายส่วนตัว แต่ส่งจดหมายเป็นกลุ่ม ในกรณีนี้ คุณสามารถดูผู้รับทั้งหมดได้ในสำเนาจดหมาย นี่คือที่ที่ปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ปรากฏขึ้น คลิกที่ปุ่ม "ตอบทั้งหมด" เมื่อคุณต้องการถ่ายทอดข้อมูลให้กับทุกคนในสำเนา หากคุณต้องการตอบกลับเฉพาะผู้ส่ง คุณต้องคลิกปุ่ม "ตอบกลับ"

6. ห่วงโซ่ตัวอักษร
เมื่อตอบจดหมายอย่าลบต้นฉบับ เมื่อได้รับคำตอบของคุณโดยไม่มีข้อความต้นฉบับ ผู้รับอาจจำไม่ได้อีกต่อไปว่าคำถามคืออะไร และจะถูกบังคับให้มองหาจดหมายที่ส่งไป

7. ลงนามในจดหมาย
การเขียน “ด้วยความเคารพ...” ไม่ใช่แค่มารยาทที่ดีเท่านั้น เป็นธรรมเนียมที่จะต้องระบุชื่อนามสกุล ตำแหน่ง ชื่อองค์กร และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อในลายเซ็น วิธีนี้ทำให้คุณสามารถระบุตัวตนได้โดยไม่ซ้ำใคร และหากจำเป็น คุณจะสามารถติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติในการตั้งค่าอีเมลของคุณ คำเหล่านี้จะถูกเพิ่มลงในอีเมลใหม่ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

7. คำนี้ไม่ใช่นกกระจอก ถ้ามันบินออกไปคุณจะไม่จับมัน
ก่อนที่จะส่ง ให้อ่านจดหมายอีกครั้ง พยายามอย่าตอบกลับจดหมายที่แสดงอารมณ์ทันที เพื่อไม่ให้เสียใจในภายหลัง
โปรดจำไว้ว่าจดหมายของคุณอาจถูกส่งต่อโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา ดังนั้นข้อมูลที่เป็นความลับไม่ควรส่งทางอีเมล

8. ตรวจสอบการตั้งค่าอีเมลของคุณ
การใช้เวลาศึกษาการตั้งค่าอีเมลของคุณเพียงครั้งเดียวจะช่วยประหยัดเวลาในอนาคต อยู่ในการตั้งค่าที่คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นส่วนตัวตั้งค่าการรวบรวมเมลจากกล่องจดหมายอื่นสร้างลำดับชั้นโฟลเดอร์เพิ่มตัวกรองและอื่น ๆ อีกมากมาย

9. ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของอีเมล

• ตั้งรหัสผ่านที่ซับซ้อน อย่าจดลงในกระดาษข้างคอมพิวเตอร์ ให้เปลี่ยนรหัสผ่านเป็นระยะ
• เมื่อเข้าถึงอีเมลของคุณจากคอมพิวเตอร์ของผู้อื่น อย่าคลิกจำรหัสผ่าน
• อย่าลืมออกจากระบบอีเมลเมื่อทำงานบนอุปกรณ์ของผู้อื่น
• อย่าเปิดไฟล์ที่ได้รับจากอีเมลที่ไม่คุ้นเคย
• ตรวจสอบไฟล์แนบเพื่อหาไวรัส
• ส่งอีเมลที่ไม่ต้องการไปยังสแปม

10. อีโมติคอน
ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะใช้อิโมติคอนในจดหมายอย่างเป็นทางการ แต่ในการโต้ตอบกับเพื่อน ๆ คุณสามารถเพิ่มอีโมติคอนเพื่อเพิ่มอารมณ์ให้กับจดหมายได้
ด้านล่างนี้เป็นที่นิยมมากที่สุด:

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา หนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดของฉันคืออีเมล ฉันทราบว่าเครื่องมือนี้จะมีผลก็ต่อเมื่อคุณเรียนรู้ที่จะควบคุมมัน และอย่าปล่อยให้สิ่งต่าง ๆ เข้ามาขวางทาง ฉันเขียนก่อนหน้านี้เล็กน้อย

อันดับแรก เราต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าเหตุใดเราจึงต้องการอีเมล วิกิพีเดียแนะนำ: สำหรับการรับ ส่ง และส่งต่อข้อความอีเมล วัตถุประสงค์ของอีเมลคือการทำให้ชีวิตและการทำงานของผู้คนมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในความเป็นจริง ไม่ใช่ทุกอย่างจะกลายเป็นเรื่องง่ายขนาดนั้น

ตามสถิติ โดยเฉลี่ยแล้วจำนวนข้อความที่บุคคลได้รับมากกว่า 100 จดหมายต่อวัน นี่เป็นจำนวนมาก และยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่องซึ่งนำไปสู่ความจริงที่ว่าบุคคลไม่สามารถประมวลผลข้อมูลที่ได้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกต่อไปเนื่องจากไม่มีเวลา

คำถามเกี่ยวกับวิธีการทำงานกับอีเมลอย่างถูกต้องเป็นเรื่องที่หลายคนกังวล การมีเมลที่ไม่ได้ตรวจสอบมากเกินไปทำให้เกิดความเครียดและลดประสิทธิภาพการทำงาน

คุณพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์ที่คล้ายกันหรือไม่? บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ

คนที่มีประสิทธิภาพและมีการจัดการมากที่สุดจะสร้างระบบของตนเองสำหรับการทำงานกับเมลโดยอิสระตามประสบการณ์ของตนเองผ่านการลองผิดลองถูก

หากมีกฎทั่วไปสำหรับการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล เมื่อพูดถึงการจัดการงานอีเมลของคุณ สิ่งต่างๆ ก็จะซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น สาขากิจกรรม ระดับของกิจกรรมทางธุรกิจและการจัดระเบียบของบุคคล ไลฟ์สไตล์และธุรกิจ และอื่นๆ

ทำงานกับอีเมล

มาเริ่มกันเลย ของฉัน กฎเกณฑ์ที่มีประสิทธิภาพฉันต้องทำงานกับอีเมลเพื่อ:

• เพิ่มประสิทธิภาพของคุณ
• จะต้องเป็นผู้บังคับบัญชาและถูกต้องสำหรับผู้สื่อข่าวของคุณเสมอ
• รู้อยู่เสมอว่าฉันประมวลผลจดหมายโต้ตอบอย่างไร
• ไม่พลาดอีเมลขาเข้าของคุณ

มีหลักการหลายประการในการทำงานกับเมล:

1. ใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นรายการตรวจสอบและทิ้งข้อความที่ยังไม่ได้ประมวลผลไว้ในนั้น

2. สร้างโฟลเดอร์แยกกันสำหรับแต่ละโครงการและหมวดหมู่ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

3. ใช้การใช้ฉลากและเครื่องหมายสีอย่างจริงจัง ซึ่งจะทำให้การเรียงลำดับตัวอักษรมองเห็นได้ชัดเจน

4. ศึกษาและทราบระบบการตั้งค่าในบัญชีอีเมลของคุณอย่างละเอียด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. กำหนดเวลาที่คุณยินดีอุทิศให้กับการทำงานกับไปรษณีย์ เช่น 30 นาทีในตอนเช้า และ 30 นาทีในตอนเย็น และอีกไม่ถึงนาที

6. หากสภาพการทำงานเอื้ออำนวย ให้ปิดใช้งานฟังก์ชันการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัปเกี่ยวกับอีเมลใหม่ วิธีนี้จะทำให้คุณฟุ้งซ่านน้อยลง

7. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่ไม่เกี่ยวข้อง

8. ภายใน 24 ชม.

9. บันทึกอีเมลที่ส่งทั้งหมด มีบางสิ่งที่อาจมีประโยชน์อยู่เสมอ วันนี้ฉันพบการสแกนหนังสือเดินทางของฉันด้วยวิธีนี้

10. สามารถระบุสัญญาณที่คุณจะประมวลผลและคัดแยกจดหมายได้

เทคนิคการทำงานกับอีเมล์

หากคุณจำกฎข้อแรกได้ดี เป้าหมายของเราในการแยกวิเคราะห์อีเมลคือการทิ้งตัวอักษรไว้ในกล่องจดหมายให้น้อยที่สุด

ในขณะเดียวกัน งานที่สองซึ่งมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่านั้นคือการจัดเรียงตัวอักษรทั้งหมดตามหมวดหมู่ ความเฉพาะเจาะจง และความสำคัญ คุณสามารถฝากจดหมายไว้ในกล่องจดหมายที่ต้องการการตอบกลับทันทีหรือด่วนจากคุณ นอกจากนี้ยังสามารถทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายสีหรือฉลากได้ทันที ฉันจะเสริมว่าฉันใช้โปรแกรมอีเมล G-mail เป็นหลัก โดยมีบัญชีอื่นหลายบัญชีในโปรแกรมอีเมลอื่น

ผู้อื่นใช้อีเมลอย่างไร

ครั้งหนึ่งฉันได้ดูวิดีโอเกี่ยวกับการทำงานกับกล่องจดหมาย ซึ่งผู้เขียนได้แสดงให้เห็นว่าเขาจัดการกับจดหมายสองร้อยฉบับที่มีชื่อเสียงในเวลาไม่กี่นาทีได้อย่างไร โดยธรรมชาติแล้วชื่อที่น่าดึงดูดทำให้ฉันต้องดูว่าจะทำเช่นนี้ได้อย่างไรเนื่องจากฉันไม่ทราบคำตอบที่มีประสิทธิภาพสำหรับคำถามนี้ ปรากฎว่าหลักการทำงานของมันขึ้นอยู่กับการลบตัวอักษรและทิ้งตัวอักษรที่สำคัญและจำเป็นไว้ในกล่องจดหมาย น่าประหลาดใจ! ใครๆ ก็ทำแบบนี้ได้ ฉันได้ข้อสรุปอย่างรวดเร็ว: เทคนิคนี้ไม่เหมาะกับฉัน

เราตัดมันทั้งเป็น

ยอมรับว่าจดหมายส่วนใหญ่นั้นเป็นจดหมายข่าวที่เราต้องการและเป็นขุมสมบัติของข้อมูล และเมื่อเราได้รับคำแนะนำให้ยกเลิกการสมัครจากหลาย ๆ คน ยอมรับอย่างตรงไปตรงมา - ใครยกมือขึ้นเพื่อยกเลิกการสมัครจากตัวเลือกของพวกเขา? เมื่อเราเลือกมัน มันหมายความว่า เราต้องการมัน และมันเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม ฉันขอแนะนำให้ยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่เกี่ยวข้องกับคุณน้อยลงในปัจจุบัน เหมือนทำความสะอาดตู้เสื้อผ้า โยนทิ้งไปก็น่าเสียดาย และไม่ได้ใส่มานานแล้ว...

โน้มน้าวตัวเองว่า ทางเลือกสุดท้ายคือ คุณรู้ว่าจดหมายข่าวนี้อยู่ที่ไหน และหากจำเป็น คุณสามารถดูข้อมูลในนั้นหรือสมัครรับข้อมูลอีกครั้งได้ตลอดเวลา

เลือกชื่อโฟลเดอร์ของคุณอย่างจริงจัง ที่นี่เป็นไปไม่ได้ที่จะให้คำแนะนำแก่ทุกคนในคราวเดียว - ขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคลเป็นอย่างมาก ฉันรู้ว่าหลายคนชอบที่จะส่งจดหมายหรือจดหมายที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการขายในโฟลเดอร์ชื่อการขาย ตัวเลือกนี้ยังใช้งานได้ แฟ้มของฉันสามารถมีชื่อและนามสกุลของบุคคลที่ส่งจดหมายมา รวมถึงที่อยู่ในหัวข้อการขายและชื่อของการส่งจดหมาย นั่นคือหัวข้อการขายในเมลของฉันไม่สอดคล้องกับโฟลเดอร์เดียว แต่มีหลายโฟลเดอร์ ฉันรอบรู้เกี่ยวกับพวกเขา แบรนด์ส่วนตัวของผู้เขียนมีความสำคัญสำหรับฉัน

จัดโครงสร้างอีเมลขาออกของคุณ

นอกจากนี้ยังง่ายต่อการจัดโครงสร้างอีเมลขาออก กำหนดป้ายกำกับหรือแท็กเพื่อให้ค้นหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้นในเวลาที่เหมาะสม สร้างโฟลเดอร์สำหรับโฟลเดอร์ที่สำคัญที่สุดและใช้การเคลื่อนย้าย ตัวอย่างเช่น ในขณะที่ฉันทำงานหลายโครงการในเวลาเดียวกัน ฉันก็ต้องส่งจดหมายและจดหมายที่คล้ายกันถึงลูกค้า หลังจากสร้างโฟลเดอร์ชื่อโปรเจ็กต์แล้ว หลังจากส่งจดหมายแล้ว ฉันก็ย้ายตัวอักษรที่จำเป็นไปไว้

เมื่อเริ่มแยกวิเคราะห์เมล ฉันพยายามดูตัวอักษรอย่างรวดเร็วและพิจารณาว่าควรย้ายไปที่หมวดหมู่ใด ฉันแบ่งตามระดับความสำคัญและความเร่งด่วนด้วย: เร่งด่วน - ไม่สำคัญ; เร่งด่วน - สำคัญ; ไม่เร่งด่วน - ไม่สำคัญ: ไม่เร่งด่วน - สำคัญ วันนี้ฉันฝากจดหมายสำคัญที่ต้องการคำตอบจากฉันหรืองานเฉพาะไว้ในโฟลเดอร์กล่องจดหมาย และหลังจากงานเสร็จสิ้น ฉันจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม

หากฉันเข้าใจว่าหัวเรื่องของจดหมายจะเกี่ยวข้องกับฉันในอนาคตอันใกล้นี้ ฉันอนุญาตให้ตัวเองย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ยังไม่ได้อ่าน มือจะไปถึงเขาในเวลาที่เหมาะสมอย่างแน่นอน

โปรดทราบว่าวิธีการทั้งหมดข้างต้นไม่ได้เกิดในวันเดียวหรือสองวันด้วยซ้ำ ปัจจุบัน หลายบริษัทกำลังคิดที่จะพัฒนาและนำกฎเกณฑ์ในการทำงานกับอีเมลไปใช้ การจัดการเวลาและการจัดองค์กรอย่างมีประสิทธิผลจะกลายเป็นคุณสมบัติการทำงานที่จำเป็นสำหรับทุกบริษัท

หากคุณไม่จัดการอีเมล อีเมลก็จะจัดการคุณในไม่ช้า ซึ่งนำไปสู่ความเครียดที่ไม่จำเป็น พัฒนาของคุณเอง กฎการทำงานกับอีเมล

ด้วยการใช้และการประยุกต์ใช้กฎเหล่านี้ คุณจะมีประสิทธิผลในชีวิตธุรกิจของคุณ เพื่อน ๆ ประสบความสำเร็จในความพยายามของคุณ! มีประสิทธิภาพ และอย่าลืม และเช่นเคย ฉันขอขอบคุณสำหรับความคิดเห็น การรีทวีต และคำแนะนำส่วนตัวของคุณ

ผู้คนในโลกสมัยใหม่ใช้เวลาบนอินเทอร์เน็ตมากขึ้นเรื่อยๆ มองหาและหางาน อ่านข่าว สื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ตรวจสอบสภาพอากาศ ซื้อ ขาย หารายได้ เก็บเงิน หาเพื่อน ดูหนัง ฟังเพลง และมักจะแค่ล้อเล่น ทุกวันนี้เป็นเรื่องยากที่จะหาคนที่ไม่รู้ว่าเครื่องมือค้นหาคืออะไร โหมดออนไลน์ ICQ บล็อก หรือวิธีใช้อีเมล แต่ก็ยังมีอยู่บ้าง และข้อความนี้มีไว้สำหรับพวกเขา

ตามความหมายปกติ ไปรษณีย์คือการแลกเปลี่ยนจดหมายและพัสดุ จนถึงตอนนี้พลังความคิดของมนุษย์ยังไม่ถึงระดับการส่งพัสดุทางอีเมล แต่บางทีสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้ อย่างไรก็ตาม อีเมลก็มีข้อดีหลายประการ

1. ในอีเมล คุณสามารถส่งได้ไม่เพียงแต่ข้อความในรูปแบบข้อความเท่านั้น แต่ยังแนบไฟล์ไปกับจดหมายได้อีกด้วย เช่น ตาราง รูปถ่าย ภาพวาด วิดีโอ การนำเสนอ และอื่นๆ ข้อความสามารถลบ ส่งต่อไปยังบุคคลอื่น จัดเก็บ กรองได้

2. อีเมลช่วยให้คุณส่งจดหมาย (ข้อมูล) ได้ทันที ประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก

3. ไม่จำเป็นต้องไปที่ที่ทำการไปรษณีย์ เนื่องจากคุณสามารถใช้อีเมลได้โดยไม่ต้องออกจากบ้าน ถ้าคุณมีอินเทอร์เน็ตและคอมพิวเตอร์

4. ความคุ้มค่า - ไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าจดหมายแต่ละฉบับไม่ว่าข้อมูลในนั้นจะมีจำนวนเท่าใดก็ตาม ก็เพียงพอที่จะชำระค่าบริการอินเทอร์เน็ตให้กับผู้ให้บริการตรงเวลา

5. ประสิทธิภาพ - คุณสามารถตรวจสอบอีเมลและตอบกลับจดหมายได้แม้จากโทรศัพท์มือถือที่มีอินเทอร์เน็ต

เรามาตอบคำถาม: “ใช้อีเมลอย่างไร” กัน?

ก่อนอื่นคุณต้องไปที่เว็บไซต์ของระบบค้นหาหรือเมลเช่น Yandex, Google, Rambler, Mail.ru เป็นต้น

ลองใช้ตัวอย่างเพื่อสร้างบัญชีอีเมลบน Google ที่ด้านบนของไซต์ ค้นหาและคลิก "เมล" หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นเพื่อลงชื่อเข้าใช้เมลและบัญชีของคุณ เนื่องจากคุณยังไม่มี Google Mail ให้คลิกปุ่มสีแดงที่มุมขวาบน - "สร้างบัญชี" จากนั้นกรอกข้อมูลส่วนบุคคล - ชื่อ นามสกุล ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน เพศ วันเกิด โทรศัพท์มือถือ ที่อยู่อีเมลฉุกเฉิน คุณสร้างมันเองมันจะต้องไม่ซ้ำกัน (หากมีผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบนี้อยู่แล้วระบบจะเตือนคุณและขอให้คุณป้อนชื่ออื่น) ประกอบด้วยตัวอักษรละตินความยาวของชื่อคือ 6 ถึง 30 ตัวอักษร โปรดทราบว่าหากคุณกำลังจะติดต่อธุรกิจทางอีเมล คุณควรเลือกการเข้าสู่ระบบที่รอบคอบมากขึ้น

ถัดไปคุณต้องป้อนรหัสผ่านอีเมลของคุณ ควรมีความน่าเชื่อถือเพียงพอ ควรประกอบด้วยอักษรตัวใหญ่ สัญลักษณ์ และตัวเลข และมีความยาวอย่างน้อย 8 อักขระ ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน

คุณต้องป้อนวันเกิดของคุณบนเว็บไซต์นี้เพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่เหมาะสมกับวัย ความจริงก็คือบัญชี Google ช่วยให้คุณเข้าถึงบริการต่างๆ เช่น Gmail (เมล), YouTube (พอร์ทัลวิดีโอ) และ Google+ (โซเชียลเน็ตเวิร์ก) คุณสามารถตั้งค่าบัญชีของคุณเพื่อไม่ให้ใครเห็นอายุของคุณได้

เพศและหมายเลขโทรศัพท์มือถือนั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ใช้

ในการลงทะเบียนอีเมลของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือพิสูจน์ว่าคุณเป็นคนจริง (ไม่ใช่หุ่นยนต์) และป้อนตัวอักษรละตินที่ระบุบนแป้นพิมพ์ หากป้ายอ่านยากคุณสามารถคลิกที่ป้าย "เสียง" ระบบจะสั่งให้คุณ หากคุณไม่ต้องการทำเช่นนี้ โปรดระบุหมายเลขโทรศัพท์มือถือของคุณ รหัสยืนยันจะถูกส่งไปยังโทรศัพท์ของคุณทาง SMS คุณจะต้องป้อนรหัสในช่อง "ยืนยันบัญชีของคุณ"

ดังนั้น คุณมีบัญชีอีเมลของคุณเอง คุณสามารถส่งและรับจดหมายได้ จะเขียนจดหมายได้อย่างไร? ค้นหาปุ่ม "เขียนจดหมาย" และในช่อง "ถึง" ที่ปรากฏขึ้น ให้เขียนที่อยู่ของผู้รับในช่อง "ถึง" หากคุณต้องการให้บุคคลอื่นได้รับสำเนาจดหมาย ให้ระบุที่อยู่อีเมลอื่นในช่อง "คัดลอก" ช่อง "เรื่อง" สามารถเว้นว่างไว้ได้ แต่หากคุณระบุหัวเรื่องและสาระสำคัญของจดหมายก็จะสะดวกกว่าสำหรับผู้รับ คุณสามารถเขียนข้อความในจดหมาย จัดรูปแบบ ใช้ปุ่ม "แนบ" หรือไอคอน "คลิปหนีบกระดาษ" เพื่อแนบไฟล์ แทรกลิงก์ รูปภาพ ภาพวาด และบันทึกจดหมายฉบับร่าง คุณสามารถตรวจสอบการสะกดของคุณก่อนกดปุ่ม "ส่ง" หากคุณต้องการทราบว่าผู้รับได้รับและอ่านแล้วหรือไม่ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แจ้งเตือนเมื่ออ่านแล้ว"

จดหมายที่ได้รับอ่านง่ายกว่า - คุณเพียงแค่คลิกตัวอักษรใหม่ (โดยปกติจะเน้นด้วยตัวหนา) หากคุณไม่ต้องการรับอีเมลจากผู้เขียนอีกต่อไป คุณสามารถทำเครื่องหมายหนึ่งในนั้นว่าเป็นสแปมได้ จากนี้ไป อีเมลทั้งหมดจากที่อยู่นี้จะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมโดยอัตโนมัติ ตอนนี้คุณก็มีไอเดียในการใช้อีเมลแล้ว คุณสามารถติดต่อกับพันธมิตรทางธุรกิจและเพื่อน ๆ ลงทะเบียนบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ซื้อสินค้าออนไลน์ และอื่น ๆ อีกมากมาย

ข้อผิดพลาดที่คนส่วนใหญ่ทำคือดูถูกดูแคลนความสำคัญของการสร้างระบบการจัดการอีเมล วิธีหนึ่งคือการคิดว่าอีเมลเป็นชุดขั้นตอน

1 - การเข้าถึงอีเมล
2 - ชุดจดหมาย
3 - การตรวจสอบจดหมายที่เข้ามา
4 - ถอนการติดตั้ง
5 - การดำเนินการ
6 - การจัดเก็บ

1. การเข้าถึงอีเมล

ขั้นตอนแรกคือสร้างตารางเวลาที่คุณจะเช็คอีเมลในแต่ละวัน โดยทั่วไปแล้ว คนส่วนใหญ่ต้องตรวจสอบอีเมลสี่ครั้งต่อวัน:

1. สิ่งแรกในตอนเช้า คนส่วนใหญ่เริ่มต้นวันทำงานด้วยการเช็คอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้พลาดเรื่องเร่งด่วนใดๆ

2.ก่อนพักเที่ยง. เวลาอาหารกลางวันถือเป็นการหยุดกิจกรรมทางธุรกิจของคุณชั่วคราวโดยธรรมชาติ เพื่อให้เวลานี้มีประสิทธิผลมากขึ้น คุณสามารถตรวจสอบอีเมลของคุณได้

3. ช่วงบ่าย. นี่เป็นการหยุดชั่วคราวตามปกติเมื่อคุณต้องการหยุดพักหรือกำลังจะออกไปประชุมทางธุรกิจ

4. สิ้นสุดวันทำงาน หากคุณล้างกล่องจดหมายให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ก่อนออกจากโต๊ะ คุณจะสามารถเริ่มดูข้อความใหม่ได้ทันทีในเช้าวันรุ่งขึ้น การตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเหตุฉุกเฉินในนาทีสุดท้ายที่คุณปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล รับประกันว่าช่วงเย็นที่ผ่อนคลายยิ่งขึ้นสำหรับคุณและเพื่อนร่วมงาน

สำหรับคนส่วนใหญ่ ตัวเลือกที่ดีที่สุดสิ่งที่รบกวนขั้นตอนการทำงานน้อยที่สุดคือการตรวจสอบอีเมลสี่ครั้งต่อวันและจัดสรรเวลาไม่เกิน 15 นาทีให้กับ “เซสชัน” อีเมลแต่ละฉบับ

2. ชุดจดหมาย

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณประมวลผลการติดต่อทางอีเมลสี่ครั้งต่อวัน นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องตอบกลับทุกข้อความที่ต้องการตอบกลับทันที หรือเขียนอีเมลทุกฉบับที่คุณวางแผนจะส่งภายใน 15 นาที คุณต้องยอมรับความจริงที่ว่ากล่องจดหมายของคุณเป็นเพียงอีเมลจำนวนมากที่รอการจัดเรียง

3. การตรวจสอบจดหมายโต้ตอบที่เข้ามา

ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบข้อความทั้งหมด ซึ่งไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องอ่านทุกข้อความ คุณมักจะตัดสินใจเกี่ยวกับอีเมลได้โดยพิจารณาจากหัวเรื่องหรือสองสามบรรทัดแรก ส่วนสำคัญของการติดต่อสื่อสารของเราประกอบด้วยการส่งจดหมายและจดหมายข่าว หากคุณเป็นนักวิเคราะห์อุตสาหกรรม อาจเป็นจดหมายข่าวก็ได้
เอกสารที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและคุณศึกษาอย่างรอบคอบทุกวัน อย่างไรก็ตาม กรณีนี้ไม่เป็นเช่นนั้นสำหรับพวกเราที่เหลือ และเราสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าจดหมายข่าวนี้มีความสำคัญหรือเป็นประโยชน์ต่อเราหรือไม่ อีเมลบางฉบับไม่จำเป็นต้องมีการตอบกลับ เช่น อีเมลที่คุณส่งสำเนาถึง หรือในกรณีที่หัวเรื่องกำหนดให้คุณต้องตรวจสอบข้อมูล

4. การกำจัด

หากเป้าหมายหลักของคุณคือการเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมาย วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการลบข้อความ หลังจากอ่านจดหมายข่าวแล้ว หากคุณสรุปว่าข้อมูลนี้ไม่มีประโยชน์สำหรับคุณ ให้ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวนี้ คุณจะไม่เสียใจและไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีกต่อไป ลบข้อความใดๆ ที่ไม่ต้องการการดำเนินการเพิ่มเติมจากคุณ

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังลบข้อความทั้งหมดที่มาจากที่อยู่บางแห่งอย่างกะทันหัน ให้ลองคิดดูว่าเหตุใดจึงเกิดเหตุการณ์เช่นนี้

5. การดำเนินการ

เช่นเดียวกับเมื่อทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ขอแนะนำว่าอย่ากลับไปอ่านจดหมายอีก

หากคุณต้องการเวลาเพียงไม่กี่นาทีในการตอบกลับหรือส่งต่อข้อความ ให้ดำเนินการทันที หากเป็นไปได้ คุณควรตอบกลับข้อความที่ยืนยันหรือกำหนดเวลาการประชุม ขอข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อของคุณทันที หรือมีคำถามหรือคำขอใด ๆ เว้นแต่ว่าคุณจะใช้เวลาไม่นานนัก

หากคุณเข้าใจว่าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม การมีส่วนร่วมของผู้อื่น หรือเวลาคิด คุณจะไม่สามารถตอบกลับอีเมลดังกล่าวได้ทันที คุณจะต้องดำเนินการบางอย่างในภายหลัง: บางทีอาจตัดสินใจว่าคุณควรตอบกลับจดหมายฉบับนี้จริงๆ และดำเนินการบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้นคุณสามารถส่งจดหมายถึงบุคคลที่ต้องการได้ทันที ก่อนที่คุณจะมอบหมายงาน อาจต้องใช้เวลาสักระยะในการพิจารณาว่าใคร
จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ หากจดหมายต้องการให้คุณดำเนินการ ให้บันทึกเฉพาะข้อมูลส่วนสำคัญแล้วลบจดหมายนั้นทิ้ง เก็บกล่องจดหมายของคุณให้ห่างจากข้อความประเภทเหล่านี้ และจัดเก็บข้อมูลที่คุณต้องการไว้ในระบบติดตามโครงการ ปฏิทิน หรือระบบกำหนดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณดำเนินการเสร็จสิ้น นี่คือสิ่งที่เติมเต็มอย่างแท้จริง - ความมั่นใจว่าทุกสิ่งที่ต้องทำจะต้องสำเร็จ

6. การจัดเก็บ

หากไม่สามารถลบอีเมลได้ (หรือตอบกลับแล้วลบทิ้ง) จำเป็นต้องบันทึกอีเมลนั้น

เหตุผลหลักที่อาจจำเป็นก็คือคุณจะต้องอ้างอิงเอกสารนี้ในอนาคต (เช่น เป็นข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง การตัดสินใจ คำแนะนำ รายงานความคืบหน้า ฯลฯ) หากคุณไม่มีเอกสารที่สามารถอ้างอิงถึงได้ในทันที สิ่งนี้จะส่งผลเสียต่อคุณ

ไม่มีวิธีใดที่เหมาะสมในการจัดเก็บข้อความอีเมล คุณต้องมีระบบที่มีประสิทธิภาพสำหรับคุณเป็นการส่วนตัว

ทางเลือกหนึ่งคือระบบโฟลเดอร์ย่อยในกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถจัดเรียงโฟลเดอร์ย่อยตามหัวข้อ หมวดหมู่ ลูกค้า หรือโครงการ ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อความที่คุณได้รับโดยทั่วไป หลายๆ คนสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากที่เรียกว่า "อีเมลที่ประมวลผลแล้ว" ซึ่งพวกเขาจะใส่ข้อความที่เลือกไว้และข้อความที่ต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติม

ไม่ว่าคุณจะเลือกระบบจัดเก็บข้อมูลอีเมลแบบใดก็ตาม โปรดจำไว้ว่าที่เดียวที่คุณไม่ควรจัดเก็บคือในกล่องจดหมายของคุณ โปรดจำไว้ว่าการทำงานกับอีเมลไม่ควรทำให้คุณมีเวลาตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ การจัดกล่องจดหมายอีเมลของคุณให้เป็นระเบียบตามเวลาที่กำหนดจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ ลดความเครียดที่คุณรู้สึกจากการพลาดสิ่งต่างๆ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในสิ่งที่สำคัญจริงๆ นี่เป็นหลักการง่ายๆ ที่ง่ายต่อการจดจำ

อินเทอร์เน็ตนำเสนอสิ่งที่น่าสนใจมากมายในปัจจุบัน และเราพยายามที่จะไม่สูญเสียข้อมูล - เราสมัครรับรายชื่อผู้รับจดหมายต่างๆ ติดต่อกับเพื่อนและทำความรู้จักกับเพื่อนใหม่ ใช้อีเมลในการติดต่อทางธุรกิจ

จะจัดระเบียบอีเมลของคุณอย่างเหมาะสมได้อย่างไร? คำถามนี้ทำให้หลายคนกังวล

มีกฎเกณฑ์ในการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล ในระหว่างการใช้งานมีการพัฒนาบางอย่างเกี่ยวกับกฎการทำงานกับอีเมล สิ่งนี้กลายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ทันเหตุการณ์ ไม่สูญเสียข้อมูลขาเข้าและตอบสนองอย่างรวดเร็ว ฉันคิดว่าความรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานกับอีเมลของคุณจะเป็นประโยชน์กับหลายๆ คน

จะจัดระเบียบอีเมลของคุณอย่างเหมาะสมได้อย่างไร?

♦ ตรวจสอบอีเมลของคุณตามเวลาที่กำหนด

โดยปกติแล้ว อีเมลจะไม่ใช้เพื่อส่งข้อมูลเร่งด่วน แต่จะใช้สำหรับเรื่องที่ไม่เร่งด่วน

สำหรับข้อมูลเร่งด่วนมีโทรศัพท์และในสำนักงาน พวกเขายังสามารถจัดส่งด้วยตนเองได้ ดังนั้นหากไม่ได้รับการตกลงล่วงหน้าว่าขณะนี้คุณจะได้รับจดหมายสำคัญทางไปรษณีย์ก็อย่าตรวจสอบจดหมายของคุณเป็นประจำ เพียงปิดโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณในระหว่างการทำงานหลัก เพื่อไม่ให้คุณเห็นตัวอักษรขาเข้าตลอดเวลาในแท็บเบราว์เซอร์หรือหน้าต่างป๊อปอัป สิ่งนี้จะไม่ทำให้คุณเสียสมาธิจากเรื่องสำคัญ

และที่น่าแปลกก็คือ จดหมายจะถูกจัดเรียงในช่วงเวลาที่สั้นลง เนื่องจากเราจะจัดการกับมันอย่างตั้งใจ โดยจัดสรรเวลาพิเศษไว้ในตอนเช้าและตอนเย็น และอาจเป็นเพียงวันละครั้งเท่านั้น ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และประเภทของกิจกรรมที่คุณทำ

แน่นอนว่าสิ่งนี้จะไม่มีผลกับผู้ที่มีหน้าที่ตอบอีเมล เช่น การบริการลูกค้า

♦ ทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณทุกคืน

โฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" คือที่ที่รวบรวมข้อมูลขาเข้าทั้งหมด ซึ่งคุณต้องเรียนรู้วิธีจัดเรียงอย่างรวดเร็ว

เพื่อจัดเรียงตัวอักษรตามหัวข้อเราจำเป็นต้องมีเพิ่มเติม สร้างโฟลเดอร์ที่สำคัญหลายโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่น "ตอบกลับ" "ส่วนตัว" "งาน" "น่าสนใจ" "สำคัญ" และ "บุคลิกภาพ"

สร้างโฟลเดอร์ย่อยในแต่ละโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ "บุคลิกภาพ" อาจมีการติดต่อสื่อสารกับบุคคลที่สำคัญสำหรับคุณ ตัวอย่างเช่น ในโฟลเดอร์นี้ เราสร้างโฟลเดอร์ย่อย “Ivanov I.I” และเรากำหนดกฎ (ตัวกรอง) ในกล่องจดหมายว่าจดหมายทั้งหมดมาจาก Ivanov I.I. จะถูกส่งไปที่โฟลเดอร์นี้ทันที คุณไม่ต้องกังวลว่าคุณจะพลาดจดหมายฉบับนี้ เนื่องจากในเมนูถัดจากชื่อโฟลเดอร์ ไอคอนจะแสดงขึ้นเพื่อระบุว่ามีจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านในโฟลเดอร์นี้

นี่คือสิ่งที่เราทำกับจดหมายทั้งหมดที่สำคัญสำหรับเรา

♦ การล้างจดหมายจากสแปม

เมื่อจัดเรียงตัวอักษร อย่าลืมทำเครื่องหมายข้อความที่ไม่ต้องการและข้อความที่คุณไม่ได้สมัครรับข้อมูลว่าเป็นสแปม

โปรแกรมอีเมลมีฟังก์ชั่นกรองสแปม เธอสามารถจำจดหมายดังกล่าวได้ และเมื่อส่งอีกครั้งจากผู้เขียนคนนี้ จดหมายจะตรงไปที่โฟลเดอร์สแปม

หากคุณไม่ได้ล้างโฟลเดอร์นี้ด้วยตัวเอง อีเมลทั้งหมดจากโฟลเดอร์สแปมจะถูกลบโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไป 30 วัน และคุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับมัน

อย่าตอบกลับอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ เนื่องจากอีเมลของคุณอาจถูกใช้โดยนักหลอกลวง

เมื่อปฏิบัติตามกฎของอีเมล วันทำงานของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะใช้เวลาน้อยลงในการจัดเรียง ตอบกลับ และเขียนอีเมล เคล็ดลับเฉพาะบางประการมีดังนี้:

กฎการทำงานกับอีเมล

• ตั้งเวลาเฉพาะสำหรับการทำงานกับอีเมล เมื่อคุณเสร็จสิ้นงานนี้ ปิดกล่องจดหมายของคุณ
• สำรวจคุณสมบัติและการตั้งค่ากล่องจดหมายของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณนำทางได้อย่างรวดเร็วเมื่อทำงานกับตัวอักษร
• ใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นสถานที่ในการรวบรวมข้อมูลที่ต้องจัดเรียง ขณะเดียวกันให้ใช้ป้ายกำกับเพื่อทำเครื่องหมายตัวอักษร โฟลเดอร์นี้ควรว่างเปล่าทุกเย็น
• ตั้งค่าตัวกรองในกล่องจดหมายของคุณเพื่อจัดเรียงข้อความสำคัญลงในโฟลเดอร์เฉพาะเรื่องโดยตรง
• ทำความสะอาด (ยกเลิกการสมัคร) เป็นระยะ ๆ จากรายชื่อผู้รับอีเมลที่ไม่น่าสนใจหรือเกี่ยวข้อง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้กำหนดตารางเวลาในปฏิทินของคุณ เช่น ไตรมาสละครั้ง ยิ่งคุณทำเช่นนี้บ่อยเท่าไร การทำความสะอาดก็จะยิ่งใช้เวลาน้อยลงเท่านั้น
• จัดเรียงอีเมลในกล่องจดหมายของคุณทุกวันและตอบกลับอีเมลโดยเร็วที่สุด
• เตรียมแม่แบบสำเร็จรูปสำหรับการตอบจดหมายล่วงหน้า รวมคำทักทายและลายเซ็นเทมเพลตในการตอบกลับของคุณ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากเมื่อเขียนตอบกลับจดหมาย
• พยายามเขียนให้สั้นที่สุด โปรดแนบข้อมูลเพิ่มเติมในจดหมายของคุณเป็นไฟล์แยกต่างหาก
• สแกนไฟล์ที่แนบมากับอีเมลด้วยโปรแกรมป้องกันไวรัสเสมอ
• ปฏิบัติตามกฎ: "จดหมายฉบับเดียว - หนึ่งหัวข้อ" ทำให้ผู้รับทำงานกับจดหมายได้ง่ายขึ้น
• ถ้าคุณมาจาก คนละคนเมื่อมีคำถามเดียวกันนี้ คุณควรตอบแบบสาธารณะในบล็อกหรือเว็บไซต์ของคุณ และระบุลิงก์ไปยังบทความนี้เป็นจดหมาย วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการเขียนคำตอบและให้ข้อมูลที่ครบถ้วนแก่ผู้มีส่วนได้เสีย
• จำกฎ: ยิ่งคุณเขียนน้อยเท่าไร คุณก็จะได้รับจดหมายน้อยลงเท่านั้น
• บันทึกการเก็บถาวรของอีเมลที่ส่ง
• อย่าระบุรหัสผ่านสำหรับบัญชีที่อีเมลของคุณส่งถึงบุคคลที่สาม
• ใช้คุณสมบัติคุณสมบัติอีเมลเพื่อค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมล โดยคลิกที่ปุ่มเมาส์ขวาในโหมดอ่านตัวอักษร

ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะใช้กฎเหล่านี้หรือไม่ แต่เมื่อจัดระเบียบงานด้วยกล่องจดหมายของคุณ คุณต้องจำไว้ว่าเราควรจัดการจดหมาย ไม่ใช่เธอ อีเมลควรทำให้ชีวิตของเราง่ายขึ้น ไม่ยุ่งมากขึ้น