Moderná kancelárska práca: ciele, ciele a základné princípy. Aktuálne problémy modernej kancelárskej práce a toku dokumentov Účel funkcie a princípy fungovania kancelárskej práce podniku
Kancelárska práca je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.
Hlavné úlohy kancelárskej práce možno nazvať:
- · Vytváranie dokumentov, to znamená ich fixovanie na akékoľvek médium;
- · Odovzdávanie podkladov na ich následné vyhotovenie alebo rozhodovanie o nich;
- · Evidencia dokumentov na výkon kontroly nad ich vyhotovením;
- · Systematizácia a ukladanie dokumentov, rýchle vyhľadávanie dokumentov podľa potreby.
Zásady práce v kancelárii:
- · Efektívnosť pri zostavovaní a odovzdávaní dokumentu;
- · Vysoká kvalita Dokumenty;
- · Optimálny tok dokumentov (účelnosť dokumentov, neprípustnosť ich viacnásobného duplikovania a byrokracie pri prechode a pod.);
- · Bezpapierové technológie výmeny informácií tam, kde je to možné
Existujú tri formy organizácie kancelárskej práce:
- · centralizované,
- · decentralizované
- · zmiešané.
Pri centralizovanej forme organizácie kancelárskej práce sú všetky operácie spracovania dokumentov sústredené (centralizované) do jedného centra pre celú inštitúciu – úrad, všeobecné oddelenie alebo sekretárku.
Decentralizovaná forma zahŕňa rozptýlenie kancelárskych operácií medzi štrukturálne divízie inštitúcie; Navyše každý z nich vykonáva relatívne homogénny súbor kancelárskych operácií. Decentralizovaná forma organizácie kancelárskej práce, v ktorej sa kancelárske práce vykonávajú v rôznych štrukturálnych oddeleniach inštitúcie, by sa nemala zamieňať s organizačnou štruktúrou služby kancelárskej práce, ktorá má špecializované jednotky: expedície, strojné kancelárie, kontrola skupiny atď.
V zmiešanej forme sa operácie vykonávajú centrálne (príjem, evidencia, kontrola, rozmnožovanie dokumentov) a decentralizovane (referenčné a informačné služby, ukladanie dokumentov, tvorba spisov).
Forma organizácie kancelárskej práce sa volí s prihliadnutím na veľkosť inštitúcie, objem toku dokumentov a zloženie štrukturálnych divízií. V malých inštitúciách (keď sa dokumentácia vykonáva priamo na oddeleniach), ako aj v geograficky izolovaných (nachádzajú sa napríklad v rôznych oblastiach) veľké mesto) vyberte centralizovaný formulár. Väčšina inštitúcií a organizácií využíva zmiešanú formu organizácie kancelárie.
Najracionálnejšou formou organizácie jednotlivých kancelárskych procesov a operácií je centralizácia, pretože umožňuje: znížiť náklady na kancelárske operácie; zlepšiť organizáciu práce zamestnancov úradu a najmä zaviesť jej štandardizáciu; zabezpečiť špecializáciu a zameniteľnosť pracovníkov; používať progresívne a produktívne technické prostriedky; zabezpečiť jednotu organizačného a metodického vedenia. IN moderné podmienkyÚplne centralizovať služby kancelárskej práce je možné len v relatívne malých inštitúciách. Vo veľkých inštitúciách sa treba snažiť o účelnú centralizáciu jednotlivých funkcií kancelárskej práce, ako je príjem a odosielanie dokumentov, evidencia a sledovanie vyhotovenia dokumentov, stenografia a tlač dokumentov, ich rozmnožovanie, metodické riadenie kancelárskej práce.
V malých inštitúciách, ktoré nemajú všeobecné oddelenia alebo oddelenia kancelárskej práce, služby kancelárskej práce vykonáva tajomník-asistent vedúceho.
Ak má organizácia alebo inštitúcia veľký objem dokumentov, zavádza sa štrukturálna jednotka zodpovedná za kancelársku prácu: kancelária, všeobecné oddelenie, oddelenie kancelárskych prác atď. Činnosť tohto štruktúrneho celku sa odráža v špeciálne vypracovanom predpise.
S cieľom regulovať proces kancelárskej práce, určiť metódy a metódy tvorby a spracovania dokumentov v organizácii vypracúvajú oddelenia kancelárskej práce pokyny pre kancelársku prácu, ktoré ustanoví príkaz vedúceho inštitúcie. Vo svete výpočtovej techniky začala kancelárska práca strácať na obľube a bola nahradená kancelárskou prácou.
Tok dokumentov vo svete bezpapierových technológií. Štruktúra a komponenty systému správy elektronických dokumentov
tok dokumentov elektronický bezpapierový úrad
Nárast informačných tokov vo vede, obchode, výrobe a kultúre si vyžaduje určitý druh reakcie informačných technológií. Spoločnosť spotrebuje obrovské množstvo papiera a informácie prijaté na papieri sú menej dynamické ako elektronické.
Myšlienka bezpapierovej technológie je tu už desaťročia. Zároveň sa dnes môžeme baviť len o čiastočnej realizácii tejto myšlienky.
A tu je niekoľko dôvodov:
- · Prijímanie informácií v elektronickej podobe si vyžaduje zvyk (dá sa to nazvať viac psychologický aspekt);
- · Bezpapierové technológie vyžadujú dôkladnú technickú podporu: vhodná výpočtová technika, vysoká šírku pásma komunikačné linky, technologická efektívnosť algoritmov;
Bezpapierové technológie si vyžadujú dôkladnú právnu podporu (napr. v Bielorusku momentálne ani jeden daňový úrad nebude akceptovať hlásenie len v elektronickej forme, ani jeden súd nebude akceptovať dohodu overenú elektronickým podpisom a pod.).
Elektronický systém správy dokumentov (EDMS) je automatizovaný viacužívateľský systém, ktorý sprevádza proces riadenia práce hierarchickej organizácie s cieľom zabezpečiť, aby táto organizácia plnila svoje funkcie. Predpokladá sa, že proces riadenia je založený na dokumentoch čitateľných pre človeka, ktoré obsahujú pokyny, ktoré majú zamestnanci organizácie dodržiavať.
V Rusku po popredných kapitalistických krajinách začala revolúcia v kancelárskej práci. Zavádzanie informačných technológií sa zrýchľuje, elektronické dokumenty začínajú postupne nahrádzať dokumenty na klasických médiách. Právny a regulačný rámec pre kancelársku prácu sa výrazne mení. Verejný sektor realizuje program na vytvorenie „elektronickej vlády“, čo vedie aj k posilneniu úlohy elektronických dokumentov.
Stratégia rozvoja informačnej spoločnosti v Ruská federácia, schválený prezidentom Ruskej federácie dňa 02.07.2008, okrem iného zabezpečuje zvýšenie efektívnosti verejnej správy. Medzi najdôležitejšie úlohy, ktoré treba vyriešiť, patria:
zabezpečenie efektívnej medzirezortnej a medziregionálnej výmeny informácií;
integrácia vládnych informačných systémov a zdrojov;
zvýšenie objemu a kvality služieb verejnej správy poskytovaných organizáciám a občanom elektronicky;
zlepšenie právneho rámca pre štandardizáciu a správu verejných služieb;
Na základe cieľových hodnôt ukazovateľov rozvoja informačnej spoločnosti v Ruskej federácii za obdobie do roku 2015 bude musieť byť podiel toku elektronických dokumentov medzi orgánmi štátnej správy na celkovom objeme toku dokumentov 70 %. Bez radikálnej zmeny postoja ku kancelárskej práci to nejde.
Základné princípy modernej kancelárskej práce
Základné princípy moderného manažmentu dokumentov sú premietnuté do normy ISO 15489:2001 „Informácie a dokumentácia. Správa dokumentov." Táto norma bola preložená do ruštiny a prijatá ako národná norma GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knižnice a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky».
Hlavnou črtou moderného manažmentu dokumentov je, že je založený na princípoch podobných princípom systémov manažérstva kvality. Používa sa známy Demingov cyklus neustáleho zlepšovania – „Plánuj – Rob – Kontroluj – Konaj“:
v prvej fáze sa vypracuje politika, všetky procesy sú podrobne regulované;
v druhej fáze sa správa dokumentov vykonáva v prísnom súlade s legislatívnymi a regulačnými požiadavkami a internými regulačnými dokumentmi organizácie. Zhromažďujú sa listinné dôkazy o súlade s požiadavkami;
v tretej etape sa analyzuje efektívnosť systému správy dokumentov, vyberú sa opatrenia na úpravu a zlepšenie tohto systému. Výsledky analýzy sú zdokumentované;
vo štvrtej etape sa do systému zavedú vylepšenia a opravy plánované v tretej etape (ktoré sú tiež zdokumentované).
Počas celého cyklu sa pravidelne uskutočňujú školenia a nadstavbové školenia pre všetkých zamestnancov organizácie o problematike správy dokumentov.
Tento prístup umožňuje nielen neustále zlepšovať efektivitu správy dokumentov, ale aj jednoducho integrovať systém správy dokumentov a rôzne systémy riadenia (kvalita, informačná bezpečnosť, životné prostredie, ochrana práce a pod.).
Moderný prístup k správe dokumentov poskytuje konzistentnú správu rôzne druhy doklady, t.j. nielen organizačnú a administratívnu dokumentáciu, ale napríklad aj účtovné a daňové doklady či doklady o kvalite.
Princípy správy dokumentov platia rovnako pre dokumenty v rôznych médiách bez ohľadu na to, ako sú dokumenty doručené. Toto je obzvlášť dôležité, pretože V Rusku sa pozoruje prechod od tradičného toku papierových dokumentov nie k elektronickému, ale k zmiešanému toku dokumentov. GOST R ISO 15489 definuje pojem „dokument“ ako identifikovateľné informácie zaznamenané na hmotnom médiu, vytvorené, prijaté a uchovávané organizáciou alebo jednotlivcom ako dôkaz pri potvrdení právnych záväzkov alebo obchodných aktivít.
Mnohé otázky súvisiace so správou elektronických aj neelektronických dokumentov sa v súčasnosti považujú za neoddeliteľné prvky informačnej bezpečnosti organizácie.
Elektronické systémy správy dokumentov (EDMS) by podľa moderných koncepcií mali zabezpečovať správu nielen elektronických, ale aj neelektronických dokumentov a podporovať správu zmiešaných prípadov.
Možnosti, ktoré ponúka používanie elektronických dokumentov, viedli k zmenám v kľúčových technológiách uchovávania záznamov. Ako príklad môžeme uviesť funkčný prístup k zostavovaniu nomenklatúry prípadov, princíp „veľkých košov“ pri skúmaní hodnoty a stanovovaní lehôt uloženia dokumentov. Je čoraz bežnejšie udržiavať rôzne druhy súborov, ktoré zahŕňajú rôzne typy dokumentov, ktoré môžu mať rôzne doby uchovávania.
Metóda „veľkého koša“ pri určovaní lehôt uloženia dokumentov
Metóda „veľkého koša“ zahŕňa rozdelenie všetkých dokumentov organizácie do niekoľkých relatívne veľkých skupín v závislosti od toho, akú funkciu dokumenty vykonávajú, a pre každú skupinu je stanovená doba uchovávania.
Pri skúmaní hodnoty je potrebné určiť, akú funkciu dokument plní v obchodnej činnosti organizácie a ku ktorej skupine dokumentácie ho možno priradiť, čo znamená, že trvanlivosť dokumentu bude stanovená podľa trvanlivosť tejto skupiny. V tomto prípade nie je potrebné uvádzať v číselníku prípadov všetky druhy dokumentov, ktoré plnia rovnakú funkciu a všetky možné nadpisy. Mimochodom, tento spôsob priraďovania lehôt skladovania je oveľa jednoduchšie automatizovať.
Ak sú dokumenty s podobnou dobou uloženia uložené v jednom poli, potom podľa tejto metódy môže byť celé pole nastavené na najdlhšiu dobu uloženia - to opäť uľahčuje automatizáciu a umožňuje vyhnúť sa pracnému a drahému odstraňovaniu tých dokumentov, ktorých doby skladovania uplynuli o niečo skôr.
V Rusku existujú príklady použitia takéhoto prístupu, hoci sú zriedkavé. V Zozname štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácie s uvedením lehôt uloženia, schválenom Federálnym archívom dňa 6. októbra 2000, v čl. 150, pre celú skupinu dokumentov je stanovená jedna lehota uchovávania - 5 rokov, v stĺpci „Typ dokumentu“ je uvedené: „Primárne dokumenty a prílohy k nim, ktoré zaznamenali skutočnosť obchodnej transakcie a boli základom pre účtovné záznamy (hotovosť, bankové doklady, kmeňové listy bankových šekových knižiek, objednávky, pracovné výkazy, bankové oznámenia a žiadosti o prevod, úkony prevzatia, dodania, odpisy majetku a materiálu, príjmové doklady, kmeňové listy k nim, faktúry, faktúry a zálohové výkazy atď. .)” V praxi to znamená, že ak legislatíva alebo akýkoľvek miestny regulačný dokument zavedie nový typ primárnej účtovnej dokumentácie, automaticky dostane päťročné obdobie uchovávania.
Zabezpečenie právnej sily elektronických dokumentov, ochrana ich integrity a pravosti
Hlavnou úlohou dokumentov v modernej kapitalistickej spoločnosti je slúžiť ako dôkaz v prípadoch sporov, súdnych sporov a vyšetrovania. Aby boli dokumenty prijaté na posúdenie a mali dôkaznú hodnotu, musia spĺňať určité požiadavky.
Čím aktívnejšie sa elektronické dokumenty využívajú v podnikateľskej činnosti, tým častejšie sa vyžaduje ich predloženie súdnym a štátnym orgánom ako dôkaz. Aby boli záujmy organizácie spoľahlivo chránené, je potrebné v prvom rade zabezpečiť právny význam elektronických dokumentov.
Aby takéto dokumenty získali právnu silu, je v prvom rade potrebné zachovať ich pravosť a integritu. Pod autentickosť znamená schopnosť preukázať autorstvo dokumentu, čas jeho vzniku a pravosť obsahu. bezúhonnosť znamená, že dokument je úplný a v priebehu času sa nemení. Aby bolo možné preukázať integritu a pravosť určitých typov dokumentov, je potrebné nielen uchovať samotný dokument, ale aj podpornú dokumentáciu a metadáta dokumentujúce jednotlivé etapy životný cyklus dokument.
Elektronické dokumenty sa nestali samozrejmosťou, takže často podliehajú prísnejším požiadavkám ako podobné papierové dokumenty a ich „technické“ vlastnosti spôsobujú ďalšie ťažkosti:
elektronické dokumenty sa dajú ľahko upravovať a kopírovať;
existuje problém rozlíšenia medzi originálom a kópiami: strana, ktorá dostala kópiu elektronického dokumentu, môže v ňom vykonať zmeny a vyhlásiť, že je to ona, kto má originál;
vzniká problém s určením presného času vzniku dokumentu vr. pri použití elektronického digitálneho podpisu (EDS).
Aby boli elektronické dokumenty akceptované súdom a mali maximálnu dôkaznú hodnotu, je potrebný súbor opatrení, ktoré pokrývajú všetky fázy životného cyklu dokumentu.
Rusko je teraz na ceste rozvoja toku dokumentov, na ktorom na začiatku 90. rokov. minulého storočia to boli USA: masové používanie elektronických dokumentov sa už začalo, ale legislatíva ešte nezrovnoprávnila práva tradičných a elektronických dokumentov.
V tomto smere je obzvlášť zaujímavá spoločná technická správa ANSI/AIIM TR31 Amerického národného inštitútu pre normalizáciu ANSI a Asociácie profesionálov v oblasti správy obsahu AIIM, ktorá načrtla spôsoby zlepšenia legislatívy a navrhla základné princípy, ktorými sa integrita a autentickosť elektronických dokumentov sa dá dokázať. Na vývoji normy sa podieľali poprední odborníci z rezortov štátnej správy, zástupcovia podnikov a právnici.
Právny význam elektronických dokumentov je zabezpečený súborom opatrení, medzi ktoré patrí:
rozvoj vhodného legislatívneho a regulačného rámca;
riadenie dokumentov v rámci organizácie na základe princípov systému manažérstva kvality vrátane rozvoja vnútorného regulačného rámca; v prípade potreby uzatváranie dohôd a zmlúv s partnermi a dodávateľmi; ako aj dokumentovanie súladu s legislatívnymi a regulačnými požiadavkami;
používanie softvérových a hardvérových bezpečnostných nástrojov vrátane digitálneho podpisu a šifrovania.
Zahraničné skúsenosti ukazujú, že používanie digitálnych podpisov sa oplatí pri efektívnej práci s dôležitými elektronickými dokumentmi. Používanie digitálnych podpisov pre menej významné dokumenty (vrátane internej korešpondencie vedenej v rámci zabezpečeného podnikového elektronického digitálneho podpisu) sa považuje za neoprávnené. Používanie digitálnych podpisov pri práci s dokumentmi s trvalou a dlhodobou (viac ako 7–10 rokov) dobou uloženia sa v súčasnosti neodporúča, keďže technológie na zabezpečenie dlhodobej overiteľnosti digitálnych podpisov ešte nie sú vyvinuté.
Skúsenosti tiež ukazujú, že v záujme automatizácie hromadného zasielania oznámení a iných podobných dokumentov je potrebné, pokiaľ je to možné, upustiť od používania originálnych podpisov a pečiatok na takýchto dokumentoch. V tomto smere sú zaujímavé skúsenosti z Európskej únie, kde príslušné európske smernice zakazujú národným vládam vyžadovať osobný podpis na elektronických účtoch a faktúrach.
Autentickosť a integrita dokumentov sa zvyšuje dodržiavaním príslušných noriem a pravidiel „správnej obchodnej praxe“. V súčasnosti môžete nájsť zahraničné štandardy takmer vo všetkých aspektoch správy elektronických dokumentov.
Dnes existujú dva hlavné spôsoby organizácie ukladania elektronických dokumentov (ktoré možno použiť aj v kombinácii). Prvý spôsob zahŕňa ukladanie dokumentov na vymeniteľné médiá, najlepšie na médiá typu WORM (CD, DVD atď.). Pri použití druhého spôsobu sa online dokumenty ukladajú do elektronických systémov správy dokumentov alebo elektronických archívov (EA). V tomto prípade ochranu integrity a pravosti poskytuje EDMS/EA.
V zahraničí sa získali rozsiahle skúsenosti s využívaním vládnych nariadení na zabezpečenie kvality a kompatibility softvér a hardvér zakúpený vládnymi agentúrami pre obe vnútorné použitie a riešiť problémy v rámci programu vytvárania „elektronickej vlády“. Zvlášť pozoruhodné sú štandardy funkčných požiadaviek pre EDMS (v USA je to DoD 5015.2, v Európe - MoReq2).
Operatívne využitie elektronických dokumentov
Už teraz sú známe zaujímavé praktické skúsenosti s prevádzkovým využívaním elektronických dokumentov, čo spôsobovalo určité ťažkosti. Z celého radu problémov stojí za to venovať pozornosť niekoľkým najpálčivejším.
Pojem „elektronický dokument“. Ak predtým elektronické dokumenty zahŕňali tie dokumenty, na vytváranie, spracovanie, prenos a uchovávanie, ktoré sa používali elektrické, magnetické atď. technológie (napríklad faxy), dnes medzi elektronické dokumenty patria tie, s ktorými sa nedá pracovať bez pomoci výpočtovej techniky. Z tohto hľadiska sa údaje zakódované pomocou dvojrozmerného čiarového kódu považujú (ak sú k dispozícii potrebné podrobnosti) za elektronický dokument na papieri.
Dokument v databáze. Z právneho a praktického hľadiska je veľmi dôležité, či dokument v databáze (informačný zdroj) je dokumentom. V závislosti od okolností to môže byť jeden alebo viacero z nasledujúcich objektov:
dokumenty obsahujúce počiatočné informácie, ktoré sa potom vložia do databázy;
záznamy v databáze;
tabuľky v databáze;
formy vstupu-výstupu, komunikácie atď.;
denníky auditu atď.;
celá databáza;
výstupné dokumenty vytvorené na základe databázy;
dokumentácia popisujúca databázu;
softvér a dokumentáciu k nemu.
Zásady evidencie dokumentov. V 20. storočí veľa západné krajiny opustil pre našu krajinu tradičný princíp prísnej evidencie dokumentov. Dnes je tu na jednej strane návrat k registračnému systému (keďže registrácia je prirodzená funkčnosť akýkoľvek EDMS), na druhej strane odmietnutie manuálnej registrácie v prípadoch, keď je možné preukázať prijatie, vytvorenie alebo odoslanie dokumentu inými prostriedkami, napríklad auditom informačných systémov.
Email. E-mail sa stal základným obchodným nástrojom vo verejnom aj súkromnom sektore. Táto technológia sa stala kľúčovou pre mnohé typy obchodných aktivít, takže správy Email v mnohých krajinách sú uznávané ako dokumenty a požiadavky na zaistenie ich bezpečnosti sú zahrnuté v legislatívnych a regulačných aktoch.
Používanie elektronických podpisov a iných prostriedkov kryptografie. Používanie digitálnych podpisov pri správe elektronických dokumentov považujeme za všeliek na všetky neduhy spojené so zabezpečením právneho významu elektronických dokumentov. Používanie digitálnych podpisov bez dodatočných „bezpečnostných“ organizačných a právnych opatrení môže byť zároveň nebezpečné, najmä pri podpisovaní súborov v bežných kancelárskych formátoch, ako sú Word, Excel a PDF.
Štandardy v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov. Normy obsahujú jasne definované požiadavky na prácu s dokumentmi a informáciami. Môžu pomôcť v situáciách, kedy je potrebné vysvetliť manažmentu, zástupcom služby informačných technológií, iných služieb a obchodných oddelení základné požiadavky spojené napríklad s organizáciou kancelárskej práce a toku dokumentov.
Normy riešia tieto problémy:
požiadavky na vytváranie dokumentov, ktoré stanovujú, ktoré dokumenty sa musia počas procesu vykonať alebo vygenerovať a vložiť do systému toku dokumentov; aké informácie by tieto dokumenty mali obsahovať; aké údaje o týchto dokumentoch by sa mali uchovávať (metaúdaje pre správu dokumentov);
požiadavky na uchovávanie, ktoré určujú, ako dlho sa majú dokumenty uchovávať; požiadavky na organizáciu prenosu dokumentov iným zainteresovaným stranám; proces určovania osudu dokumentov po uplynutí doby ich uloženia;
požiadavky na prístup k dokumentom, ktoré určujú, kto má povolený prístup k dokumentom a ako je prístup kontrolovaný;
požiadavky na uchovávanie, ktoré určujú, ako sa záznamy uchovávajú, aby boli prístupné a použiteľné;
požiadavky na systémy, ktorých úlohy zahŕňajú vytváranie a ukladanie dokumentov;
Nástroje a postupy správy dokumentov, ako sú metadátové schémy (modely), klasifikačné schémy (nomenklatúry spisov), schémy (modely) stupňov bezpečnostnej previerky a prístupových práv, regulačné dokumenty, na základe ktorých sa rozhoduje o osude dokumentov po uplynutí platnosti dobu skladovania.
Krátkodobé a strednodobé uchovávanie a ničenie dokumentov
Jedným zo smerov rozvoja EDMS je ďalšie rozširovanie ich možností pre organizáciu ukladania a ničenia dokumentov. Už dnes súčasná ruská legislatíva stanovuje pre niektoré typy elektronických dokumentov veľmi dlhé lehoty uchovávania. Na splnenie týchto požiadaviek musí mať EDMS vhodnú funkčnosť.
Systémy, ktoré podporujú prácu s rôznymi druhmi dokumentácií, ktoré vo veľkom množstve vytvárajú komerčné aj vládne organizácie, sú čoraz žiadanejšie. Ide o celosvetový trend (dnes sa požiadavky na vedenie dokumentácií začali začleňovať do nových verzií štátnych požiadaviek na systémy elektronickej správy dokumentov rozvinuté krajiny mier).
Program uchovávania a osudu dokumentov zabezpečuje súlad s právnymi a regulačnými požiadavkami stanovením:
doba uloženia dokumentov,
úkony s dokumentmi po uplynutí úložných lehôt, ako je zničenie, odovzdanie do trvalého archívneho úložiska, odovzdanie iným organizáciám a pod.
opatrenia prijaté v prípadoch, keď je potrebné pozastaviť likvidáciu dokumentov.
Už krátky zoznam problémov modernej kancelárskej práce ukazuje, aká zložitá sa stáva oblasť našej profesionálnej činnosti. Na riešenie týchto problémov je potrebné, aby sa špecialisti v oblasti správy dokumentácie neustále zdokonaľovali a ovládali znalosti z príbuzných odborov, predovšetkým práva a informačných technológií. Nie je to ľahké, ale odmena je spravidla značná: je to zaujímavejšia práca, nápadnejšia pre vedenie a výrazne vyšší plat.
Proces riadenia sociálnych systémov, vrátane orgánov pre vnútorné záležitosti, sprevádza značný počet rôznych dokumentov. Potreba zefektívniť všetky postupy pri práci s dokumentmi vznikla už pomerne dávno, hoci papierovanie sa začalo systematicky študovať až v 19. storočí. V modernej vede je oblasť vedomostí o postupe pri vytváraní dokumentov a pravidlách práce s nimi samostatnou disciplínou, ktorá si zachováva spojenie s teóriou. sociálny manažment.
V Rusku od 17. storočia. boli položené základy pre štátne centralizované stanovenie pravidiel pre prácu s úradnými dokumentmi. Odvtedy až po súčasnosť sa rozlišujú tieto historické obdobia jeho vývoja: administratívna, kolegiálna, ministerská a sovietska „vedecká“ kancelárska práca.
Moderná kancelárska práca sa začala rýchlo zlepšovať, počnúc 20. storočím pod vplyvom vývoja technické prostriedky komunikačná a výpočtová technika. Mnohé štandardné dokumentačné operácie nadobudli nový obsah a elektronizácia výrazne rozšírila rozsah tejto činnosti. S rozvojom výpočtovej techniky sa kancelárska práca stáva dostupnou pre každého používateľa. Zároveň bolo možné pracovať samostatne s väčšinou odlišné typy dokumentov a vytvárať elektronické archívy pre individuálne použitie.
V súčasnosti pod vplyvom týchto trendov došlo nový termín - dokumentačná podpora pre manažment (DOU). Je príznačné, že v legislatívnych aktoch a každodennom živote sa tento pojem chápe ako zhodný s pojmom kancelárska práca. Nie je to však celkom správne, keďže napríklad zásady vedenia vecí pre riadiacu dokumentáciu sa líšia od vecí v súdnom konaní, vo vyšetrovacích orgánoch, u notárov a iných oblastiach činnosti.
Kancelárska práca - odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Na základe oblasti obehu úradných dokumentov zvyčajne rozlišujú medzi manažérskou a špeciálnou kancelárskou prácou.
Manažérska kancelárska práca sa riadi sústavou legislatívnych aktov a vykonáva operácie s riadiacou dokumentáciou (administratívnou, organizačnou, referenčnou). Systematizáciu dokumentov v prípadoch vykonávajú služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie a zoznam názvov prípadov v organizácii je schválený v osobitnom dokumente - nomenklatúre prípadov.
Špeciálna kancelárska práca upravujú zákony, ktorých vykonávanie súvisí s vykonávaním hlavnej funkcie inštitúcie alebo organizácie (vymáhanie práva, vymáhanie práva, dozor, kontrola a pod.). Vytváranie a systematizácia dokumentov vo veciach sa vykonáva podľa osobitných pravidiel a zakladanie vecí priamo nesúvisí s prácou riadiacej kancelárie.
Význam racionálnej organizácie podpory dokumentácie je v tom, že môže výrazne zvýšiť efektívnosť procesu riadenia. Existujúce všeobecné pravidlá pre prácu s riadiacimi dokumentmi, kontrolu ich pohybu a uchovávania, informačnú prácu s nimi a ďalšie zložky kancelárskej práce zároveň vytvárajú podmienky pre optimalizáciu riadiacich činností. Preto sú činnosti predškolských vzdelávacích inštitúcií zvyčajne klasifikované ako pomocné, poskytujúce riadiace funkcie.
Pre zvládnutie vedomostí o riadení kancelárie je potrebné ujasniť si jej princípy. Význam princípov v organizácii kancelárskej práce, rovnako ako v akejkoľvek inej oblasti ľudského poznania, spočíva v tom, že určujú počiatočné pravidlá a všeobecné princípy. Medzi základné princípy patrí:
1.
Princíp zjednotenia
-
privedenie akéhokoľvek predmetu k jedinému
forma, systém. Proces zjednotenia sa prejavuje vo vytváraní naj
všeobecný univerzálny model aplikovaný na množstvo objektov s niekt
bežné znaky. Na základe unifikácie v modernej kancelárskej práci sa napríklad vypracúvajú prvotné pravidlá pre vykonávanie dokumentačných operácií. Tieto pravidlá majú všeobecný charakter pre rezortné ministerstvá a sú špecifikované v ich normatívnych a metodických aktoch.
2.Princíp štandardizácie -
ustanovenie a uplatňovanie normy ako normy (vzorky), ktorá je akceptovaná ako východisko pre
porovnávanie iných podobných predmetov s ním. Norma ako normatívny a metodický dokument je súbor noriem, pravidiel, požiadaviek na predmet normalizácie, schválených príslušným orgánom. Medzi štandardizáciou a zjednocovaním neexistuje identita, hoci oba procesy spolu súvisia. Štandardizácia je najvyšším stupňom zjednotenia vyjadreným v povinnej právnej forme.
3. Princíp systematickej normatívnej a metodickej úpravy kancelárskej práce
je základom pre stanovenie jednotných požiadaviek na organizáciu kancelárskej práce. Legislatívne, normatívne a metodické akty o kancelárskej práci sú štruktúrované na základe ich
hierarchiu a kompetenciu. Výsledkom je systém normatívnych a
metodickú podporu.
4. Princíp centralizácie kontrolných orgánov a metodický
zabezpečenie kancelárskej práce
odráža dôležitosť zodpovedajúcich funkcií v systéme vlády a riadiacich orgánov. Ústredným orgánom pre kontrolu poskytovania kancelárskych prác v Ruskej federácii je
Gosstandart a metodická kontrola - Rosarkhiv.
5. Princíp decentralizácie kancelárskej práce
sa prejavuje v
že každé ministerstvo, rezort, inštitúcia, podnik samostatne stanovuje úlohy služieb dokumentačnej podpory vo svojich štruktúrnych odboroch na základe rezortných úloh. Tento princíp je zakotvený v Štandardných pokynoch pre prácu v kancelárii. Rezortné normatívne a metodické dokumenty (pokyny) by mu zároveň nemali odporovať len v hlavných ustanoveniach.
Rozvoj a realizácia zásad vedeckej organizácie kancelárskej práce je teda úlohou celej spoločnosti a štátu, pretože uplatňovaním zásad sa vytvárajú podmienky na znižovanie nepotrebných dokladov a plytvania časom stráveným pri vybavovaní dokladov. Chýbajúca určitá jednotnosť pri práci s dokumentmi vedie k tomu, že ich počet sa môže ľubovoľne zvyšovať, rovnako ako ich formy a účel.
V procese rozvoja kancelárskej práce sa vytvorila jednotná terminológia pre tento druh činnosti. Niektoré z pojmov sa objavili v dôsledku používania výpočtovej techniky v kancelárskej práci. Najbežnejšie výrazy sú nasledujúce.
Dokumentácia -zaznamenávanie informácií na rôzne médiá v predpísanej forme. Zahŕňa určitú formu prezentácie informácií. Proces zaznamenávania informácie musí zároveň zabezpečiť jej uloženie na nejaké pevné médium – papier, polymér, optické, magnetické médium atď.
Informácie- informácie o osobách, predmetoch, skutočnostiach, udalostiach, javoch a procesoch bez ohľadu na formu ich prezentácie. Vo vzťahu k pojmu informácie ide predovšetkým o jej záznam a druhotný je spôsob (grafika, tlač, záznam na magnetofón atď.).
Informačné zdroje - jednotlivé dokumenty a jednotlivé polia dokumentov, ako aj dokumenty a polia dokumentov v informačné systémy(knižnice, archívy, fondy, databanky atď.) . Formovanie a používanie informačné zdroje je oblasť štátnej regulácie v Ruskej federácii.
dokument - informácie zaznamenané na hmotnom nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu. Pre dokument je dôležitá forma, v ktorej sú informácie prezentované. Táto forma je zabezpečená prítomnosťou množstva detailov, ktorých kombinácia na dokumente umožňuje klasifikovať informácie ako dokumenty určitého druhu a účelu, t.j. identifikovať informácie.
Podrobnosti dokumentu -požadovaný prvok vyhotovenie úradného dokumentu. Súčasná norma pre riadiacu dokumentáciu uvádza presne vymedzené miesto pre podrobnosti na dokumente, ale len niektoré z nich sú povinné a dávajú dokumentu právnu silu.
Oficiálne dokumenty - Ide o dokumenty vytvorené právnou resp jednotlivcov, vykonaný a certifikovaný v súlade so stanoveným postupom . Pojem dokumentu môže mať najširší záber (v editore Slovo každý súbor je dokument). Úradný dokument sa stáva úradným až po jeho úplnom vyhotovení a overení, t.j. po vyplnení potrebných údajov.
Právna sila dokumentu -vlastnosť úradnej listiny, ktorú mu sprostredkúva súčasná právna úprava, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal a ustanovený postup pri vykonávaní. Pojem úradný dokument nie je totožný s pojmom jeho právnej sily. Okrem toho iba právna sila dokumentu môže byť vyjadrením jeho administratívneho princípu. Právna sila dokumentu teda zahŕňa tri povinné zložky: 1) súlad obsahu so zákonom; 2) oprávnenie vydavateľského orgánu; 3) registrácia všetkých potrebných údajov v súlade s požiadavkami na dokument určitého typu.
Dokumenty sa vytvárajú, nadobúdajú právnu silu a obiehajú v rámci štruktúr ministerstiev, rezortov, inštitúcií, podnikov a organizácií. S cieľom zefektívniť prácu s rôznymi dokumentmi, ako aj zabezpečiť primeranú interakciu s rôznymi oddeleniami a inštitúciami, sa vytvára štrukturálne prepojenie, ktoré je určené na kontrolu pravidiel práce s dokumentmi a implementáciu jednotného systému kancelárskej práce. Všeobecným názvom týchto štruktúr sú služby podpory manažérskej dokumentácie.
Oddelenie správy záznamov a práce s odvolaniami občanov a organizácií je štrukturálnou jednotkou Ministerstva vnútra Ruska. Táto jednotka je zodpovedná za kontrolu dodržiavania jednotného systému vedenia záznamov.
Archívny dokument -dokument, ktorý je zachovaný alebo podlieha zachovaniu z dôvodu jeho významu pre spoločnosť, ako aj hodnoty pre majiteľa. Definícia sa vzťahuje na akýkoľvek dokument na hmotnom nosiči, ktorý možno uložiť v štátnom aj osobnom archíve.
Právna úprava kancelárskej práce je oblasťou pôsobnosti viacerých ústredných orgánov štátnej správy a správnych orgánov. Systém týchto orgánov stanovuje pravidlá, predpisy a normy, ktoré by spolu mali zabezpečiť jednotný systém vedenia evidencie na území Ruskej federácie. Tento systém by mal poskytovať:
1. Povinné počiatočné princípy kancelárskej práce pre inštitúcie a organizácie bez ohľadu na formu ich vlastníctva. Napríklad: štátny jazyk, v ktorom sa vykonáva kancelárska práca; štátna regulácia v oblasti využívania informácií a ďalšie zásadné ustanovenia.
2. Stanovenie základných úloh a pravidiel v oblasti dokumentačnej činnosti. Napríklad tvorenie štandardné pokyny, vzorové dokumenty a ďalšie otázky.
3. Všeobecnosť požiadaviek na dokumentáciu v najdôležitejších oblastiach verejnej správy. Napríklad schopnosť obrany, súdne konanie, účtovníctvo, občiansky stav, zdravotníctvo, vymáhanie práva atď.
Základom jednotného systému vedenia záznamov sú ustanovenia Ústavy Ruskej federácie. Princípy ako: právo každého slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a šíriť informácie akýmkoľvek legálnym spôsobom (článok 29 ústavy); právo občanov osobne sa uchádzať, ako aj zasielať individuálne a hromadné výzvy štátnym orgánom a orgánom územnej samosprávy (čl. 33 ústavy) a mnohé ďalšie sú základom organizácie práce úradu.
Zvláštnosťou normatívnej a metodickej úpravy kancelárskej práce v sústave orgánov vnútorných vecí je, že jej jednotlivé zložky sú zaradené do funkcií väčšiny služieb a odborov. Napríklad služobné oddelenie je samostatným orgánom operatívneho riadenia a zároveň je povinné dokumentovať množstvo otázok riadiacej činnosti. Hlavné úlohy kancelárskej práce však riešia špeciálne útvary – sekretariáty (kancelárie).
Regulačné a metodické akty ruského ministerstva vnútra týkajúce sa organizácie kancelárskej práce nepoužívajú pojem „podpora dokumentácie pre riadenie“. V procese plnenia ich úloh a funkcií je implementovaný jednotný systém kancelárskej práce v aparáte a oddeleniach Ministerstva vnútra Ruska. Organizáciu a zlepšovanie systému kancelárskej práce, ako aj kontrolu dodržiavania stanoveného postupu pri práci s dokumentmi vykonávajú pracovníci ministerstva. Za organizáciu a stav práce úradu sú priamo zodpovední vedúci pracovných útvarov úradu - vedúci sekretariátov (kancelárií). Toto rozdelenie je nezávislé konštrukčná jednotka. Všetky činnosti súvisiace s organizovaním kancelárskej práce sú priamo podriadené vedúcemu tohto oddelenia.
Hlavné ciele sekretariáty v orgánoch vnútorných záležitostí možno rozdeliť na dokumentačné a organizačné.
Dokumentačné úlohy súvisiace s dokumentovaním procesu riadenia a organizovaním práce s dokumentmi sú to:
1. Príjem a evidencia prichádzajúcich dokumentov, odosielanie odchádzajúcich dokumentov.
2. Poskytovanie podkladov konateľovi na preskúmanie a uloženie uznesenia (stručné poučenie o postupe pri vyhotovení dokumentu).
3. Odovzdanie písomností vykonávajúcim zamestnancom (dokument je potrebné odovzdať proti podpisu vykonávateľa v registratúrnom denníku s uvedením dátumu prevzatia).
4. Kontrola termínov vyhotovenia dokumentov.
5. Informačná a referenčná práca.
6. Vypracovanie a vyhotovenie dokumentov v súlade s pokynmi a pokynmi vedenia, vyhotovenie a vydávanie kópií (spracovanie je spravidla príprava návrhov dokumentov).
7. Systematizácia a ukladanie dokumentov v kancelárskej práci. Ukladanie by sa malo uskutočňovať v súboroch (zložkách), v ktorých sa dokumenty nachádzajú v určitom (zvyčajne chronologickom) poradí - systematicky v súlade s inventúrou dokumentov.
8. Zabezpečenie bezpečnosti pečiatok, pečiatok a tlačív. Na registráciu a osvedčovanie úradných dokumentov sa používajú pečiatky, pečate a tlačivá dokumentov. Bezpečnosť úradnej pečate a úradných tlačív je najdôležitejšou úlohou kancelárskej práce.
9. Formovanie prípadov v bežnej kancelárskej práci. Bežné je vykonávanie podnikania spravidla počas kalendárneho roka. Každý prípad je určený pre určitú skupinu dokumentov a má svoj názov. Nomenklatúru prípadov schvaľuje vedúci orgánu pre vnútorné záležitosti.
10. Príprava dokumentov a spisov na presun do archívu. Hodnota dokumentu sa odráža v stanovených lehotách uloženia. Priame ukladanie rôznych dokumentov je jednou z úloh archívov.
Organizačné úlohy kancelárskej práce najviac všeobecný pohľad súvisiace s otázkami optimalizácie procesov riadenia a jednotlivých postupov riadenia. Organizačné úlohy kancelárskej práce zahŕňajú:
1. Príprava pracoviska manažéra.
2. Údržba štandardného kancelárskeho vybavenia a informačných a referenčných súborov (automatizované databázy).
3. Organizácia prijímania návštev, zvolávanie zamestnancov podľa pokynov vedúceho.
4. Organizácia telefonických rozhovorov, vydávanie potvrdení telefonicky.
5. Príprava služobných ciest.
6. Príprava stretnutí, stretnutí, ako aj stenografie.
7. Príprava informačných a referenčných materiálov podľa pokynov
príručky.
8. Školenie metód organizácie toku dokumentov, implementácia nástrojov automatizácie kancelárie.
Uvedený zoznam dokumentačných a organizačných úloh vytvára potrebu zabezpečiť vytvorenie špecializovaných útvarov v štruktúre sekretariátov. Ide spravidla o úrady na písanie, úrady na kopírovanie dokumentov, verejné recepcie a iné štruktúry. Náročnosť vykonávaných úloh je daná aj objemom dokumentov, ktoré kolujú cez sekretariáty. Administratívna dokumentácia orgánu vnútorných vecí je sústredená priamo na sekretariátoch. Ostatné vytvorené a prijaté dokumenty (operačné, trestné veci, referencie) sú uložené v špeciálnej evidencii alebo priamo v štruktúrnych jednotkách.
Pod vplyvom rozvoja technických komunikačných prostriedkov a výpočtovej techniky sa práca v kancelárii rýchlo zlepšuje. Mnohé štandardné dokumentačné operácie nadobudli nový obsah a elektronizácia výrazne rozšírila rozsah tejto činnosti. S rozvojom výpočtovej techniky sa kancelárska práca stala prístupnou pre každého používateľa, pretože je možné nielen samostatne pracovať s rôznymi typmi dokumentov, ale aj vytvárať elektronické archívy na individuálne použitie.
Oblasť vedomostí o postupe pri tvorbe dokumentov a pravidlách práce s nimi je samostatnou disciplínou tzv dokumentačná podpora pre manažment (DOU), ktorá si zachováva súvislosti s teóriou sociálneho manažmentu. V legislatívnych aktoch sa tento pojem chápe ako zhodný s pojmom „kancelárska práca“ . Nie je to celkom fér, keďže zásady podnikania v manažmente sa líšia od tých, ktoré sa vykonávajú v súdnom konaní, vo vyšetrovacích orgánoch, u notárov a iných oblastiach.
Kancelárska práca je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Podľa odvetvia činnosti, v ktorej obiehajú úradné dokumenty, sa rozlišuje manažérska a špeciálna kancelárska práca.
Manažérska kancelárska práca upravuje sústava legislatívnych aktov. Vykonáva operácie s riadiacou dokumentáciou: administratívnu, organizačnú a referenčnú. Zoznam názvov prípadov v organizácii je schválený v osobitnej nomenklatúre. Systematizáciu týchto záležitostí vykonávajú predškolské vzdelávacie inštitúcie, ktorých činnosti sú zvyčajne klasifikované ako pomocné, poskytujúce riadiace funkcie.
Špeciálna kancelárska práca je upravená zákonmi, ktorých vykonávanie súvisí s vykonávaním hlavnej funkcie inštitúcie alebo organizácie: vymáhanie práva, vymáhanie práva, dozor, kontrola a pod.. Tvorba a systematizácia listín vo veciach sa vykonáva podľa osobitných predpisov. pravidlá. Zakladanie prípadov priamo nesúvisí s prácou riadiacej kancelárie.
Existujúce pravidlá práce s riadiacimi dokumentmi, kontrola ich pohybu a uchovávania, informačná práca s nimi a ďalšie zložky kancelárskej práce vytvárajú podmienky pre optimalizáciu riadiacich činností. V súlade s tým môže racionálna organizácia podpory dokumentácie ako celku výrazne zvýšiť efektivitu celého procesu riadenia.
Princípy v organizácii kancelárskej práce, rovnako ako v akejkoľvek inej oblasti ľudskej činnosti, určujú počiatočné pravidlá a všeobecné zásady. Medzi základné princípy patrí:
1. Princíp zjednotenia, čo znamená priviesť objekt do jedinej formy, systému. Proces zjednotenia je vyjadrený vo vytvorení najvšeobecnejšieho univerzálneho modelu aplikovaného na množstvo objektov s niektorými spoločnými vlastnosťami. Na základe tohto princípu sa v modernej kancelárskej práci vyvíjajú pravidlá pre vykonávanie dokumentačných operácií. Tieto pravidlá majú všeobecný charakter pre rezortné ministerstvá a sú špecifikované v ich normatívnych a metodických aktoch.
2. Princíp štandardizácie, vyjadrené v ustanovení a uplatňovaní normy ako vzoru. Štandardizácia je najvyšším stupňom zjednotenia vyjadreným v povinnej právnej forme. Hoci oba procesy sú vzájomne prepojené, neexistuje žiadna identita medzi štandardizáciou a zjednotením. Norma ako normatívny a metodický dokument je súbor noriem, pravidiel a požiadaviek na predmet normalizácie, schválených príslušným orgánom. V Rusku verejná politika v oblasti normalizácie vykonáva Výbor Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu.
3. Princíp systematickej normatívnej a metodickej úpravy kancelárskej práce. Dôslednosť je základom pre stanovenie jednotných požiadaviek na organizáciu kancelárskej práce. Legislatívne, regulačné a metodické akty o kancelárskej práci sú štruktúrované na základe ich hierarchie a kompetencií. V dôsledku toho sa vytvára systém normatívnej a metodickej podpory.
4. Princíp centralizácie kontrolných orgánov a metodickej podpory práce úradu odráža dôležitosť zodpovedajúcich funkcií v systéme vlády a riadenia. Ústredným orgánom pre kontrolu poskytovania kancelárskej práce v Ruskej federácii je Gosstandart a pre metodickú kontrolu Rosarkhiv.
5. Princíp decentralizácie kancelárskej práce, ktorá sa prejavuje v tom, že každé ministerstvo, rezort, inštitúcia, podnik samostatne stanovuje úlohy služieb predškolského vzdelávania vo svojich štruktúrnych odboroch. Tento princíp je zakotvený v Štandardných pokynoch pre prácu v kancelárii. Rezortné normatívne a metodické dokumenty (pokyny) by mu zároveň nemali odporovať len v hlavných ustanoveniach.
Rozvoj a implementácia princípov vedeckej organizácie kancelárskej práce je úlohou celej spoločnosti a štátu, pretože ich uplatňovanie vytvára predpoklady na redukciu dokumentov a plytvanie časom pri ich vybavovaní. Chýbajúca určitá jednotnosť pri práci s dokumentmi vedie k byrokracii, k svojvoľnému zvyšovaniu počtu dokumentov, ich foriem a účelov.
V procese rozvoja kancelárskej práce sa vytvorila jednotná terminológia pre tento druh činnosti. Najbežnejšie výrazy sú nasledujúce.
Dokumentácia– zaznamenávanie informácií na rôzne médiá v predpísanej forme. Zahŕňa určitú formu prezentácie informácií. Proces zaznamenávania informácie musí zároveň zabezpečiť jej uloženie na nejaké pevné médium – papier, polymér, optické, magnetické médium atď.
Informácie– informácie o osobách, predmetoch, skutočnostiach, udalostiach, javoch a procesoch bez ohľadu na formu ich prezentácie. Predpokladá prítomnosť zdroja informácie, materiálneho nosiča informácie, informačného vysielača, prijímača a komunikačného kanála medzi zdrojom a prijímačom. V kancelárskej práci je vo vzťahu k pojmu „informácia“ hlavnou vecou jej záznam a forma jej prezentácie (grafika, tlač, magnetofónová nahrávka atď.) je druhoradá.
Informačné zdroje– jednotlivé dokumenty, jednotlivé polia dokumentov, ako aj dokumenty a polia dokumentov v informačných systémoch: knižnice, archívy, fondy, databázy a databanky. Vytváranie a využívanie informačných zdrojov v Ruskej federácii je oblasťou štátnej regulácie.
Dokument– informácie zaznamenané na hmotnom nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu. Pre dokument je dôležitá forma, v ktorej sú informácie prezentované. Táto forma je zabezpečená prítomnosťou množstva podrobností, ktorých kombinácia na dokumente umožňuje klasifikovať informácie ako dokumenty určitého typu a účelu, teda identifikovať informácie.
Podrobnosti dokumentu– povinný prvok v dizajne úradného dokumentu. Súčasný štandard pre manažérsku dokumentáciu označuje presne definované umiestnenie detailov v dokumente. Avšak len niektoré podrobnosti sú povinné a dávajú dokumentu právnu silu.
Oficiálne dokumenty– ide o dokumenty vytvorené právnickými alebo fyzickými osobami, vyhotovené a overené predpísaným spôsobom. Koncept dokumentu môže mať široké využitie, napríklad v textovom editore Word je každý súbor dokumentom. Úradný dokument sa stáva oficiálnym až po úplnom vyhotovení a overení, teda po vyplnení potrebných údajov.
Právna sila dokumentu- vlastnosť úradnej listiny, ktorú jej priznáva platná legislatíva, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal a ustanovený postup pri vykonávaní.
Archívny dokument- dokument, ktorý je zachovaný alebo podlieha zachovaniu pre svoj význam pre spoločnosť, ako aj hodnotu pre majiteľa. Definícia sa vzťahuje na akýkoľvek dokument na hmotnom nosiči, ktorý možno uložiť v štátnom aj osobnom archíve. Archívne služby v inštitúciách sú samostatné štrukturálne jednotky. Činnosť archívov je regulovaná sústavou legislatívnych, regulačných a metodických aktov oddelených od kancelárskej práce.
Právna úprava kancelárskej práce- Ide o oblasť pôsobnosti viacerých ústredných orgánov štátnej moci a správy. Systém týchto orgánov stanovuje pravidlá, predpisy a normy, ktoré by spolu mali zabezpečiť jednotný systém vedenia evidencie na území Ruskej federácie. Tento systém by mal poskytovať:
· povinné počiatočné princípy kancelárskej práce pre inštitúcie a organizácie bez ohľadu na formu ich vlastníctva (napr. úradný jazyk, na ktorom sa vykonávajú kancelárske práce; štátna regulácia v oblasti používania informácií a ďalšie zásadné ustanovenia);
· stanovenie základných úloh a pravidiel v oblasti dokumentačných činností (napríklad tvorba štandardných pokynov, vzorových dokumentov a iné);
· spoločné požiadavky na dokumentáciu v najdôležitejších oblastiach verejnej správy (napríklad obhajoba, súdne konania, účtovníctvo, osobný stav, zdravotníctvo, vymáhanie práva).
Základom jednotného systému vedenia záznamov sú ustanovenia Ústavy Ruskej federácie. Základom organizácie práce v kancelárii sú zásady ako: právo každého slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a distribuovať informácie akýmkoľvek legálnym spôsobom (článok 29 Ústavy Ruskej federácie), právo občanov osobne sa uchádzať , ako aj zasielanie individuálnych a kolektívnych výziev vládnym orgánom a orgánom miestnej samosprávy (článok 33 Ústavy Ruskej federácie) a mnohým ďalším.
S cieľom zefektívniť prácu s rôznymi dokumentmi, ako aj zabezpečiť vhodnú interakciu s rôznymi oddeleniami a inštitúciami, sa formujú služby podpory riadiacej dokumentácie, ktoré sú určené na kontrolu pravidiel práce s dokumentmi a na zavedenie jednotného systému evidencie.
Služba podpory manažérskej dokumentácie (služba DOU) je štrukturálne členenie ministerstva, oddelenia, podniku, organizácie alebo inštitúcie. Táto jednotka je zodpovedná za kontrolu dodržiavania jednotného systému vedenia záznamov. V štruktúre ministerstiev a oddelení sa služby predškolského vzdelávania zvyčajne nazývajú: buď všeobecné oddelenie alebo správa vecí. V administratíve prezidenta Ruskej federácie sa podobná štruktúra nazýva Oddelenie dokumentačných a informačných služieb prezidenta Ruskej federácie. Bez ohľadu na názov sa každá služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie riadi podobnými pravidlami pre organizáciu práce s dokumentmi, to znamená, že implementuje jednotný systém riadenia kancelárie.
Regulačné a metodické akty Ministerstva vnútra Ruska týkajúce sa organizácie kancelárskej práce nepoužívajú pojem „podpora dokumentácie pre riadenie“. V procese plnenia ich úloh a funkcií je implementovaný jednotný systém kancelárskej práce v aparáte a oddeleniach Ministerstva vnútra Ruska. Organizáciu a zlepšovanie systému kancelárskej práce, ako aj kontrolu dodržiavania stanoveného postupu pri práci s dokumentmi vykonávajú pracovníci ministerstva.
Charakteristickým rysom normatívnej a metodickej úpravy práce úradu v sústave orgánov vnútorných vecí je, že jeho jednotlivé zložky sú zaradené do funkcií väčšiny služieb a odborov. Napríklad odbor povinností je samostatným orgánom operatívneho riadenia úradu mestskej časti a zároveň je povinný dokumentovať množstvo otázok riadiacej činnosti. Hlavné úlohy kancelárskej práce však riešia špeciálne útvary – sekretariáty (kancelárie).
sekretariát je samostatnou štruktúrnou jednotkou v orgánoch pre vnútorné záležitosti. Hlavnými úlohami sekretariátov sú dokumentačné a organizačné úlohy.
Dokumentačné úlohy spojené s dokumentovaním procesu riadenia a organizovaním práce s dokumentmi. Tie obsahujú:
· Príjem a evidencia prichádzajúcich dokumentov, odosielanie odchádzajúcich dokumentov;
· poskytovanie podkladov konateľovi na preskúmanie a uloženie uznesenia, tj stručné naznačenie postupu vyhotovenia dokumentu;
· odovzdanie dokladov zamestnancom – výkonným umelcom, ktoré je potrebné vykonať proti podpisu výkonného umelca v registračnom denníku s uvedením dátumu jeho prevzatia;
· kontrola termínov vyhotovenia dokumentov;
· informačná a referenčná práca;
· vypracovanie (príprava návrhov dokumentov) a vyhotovenie dokumentov v súlade s pokynmi a pokynmi vedenia, výroba a vydávanie kópií;
· systematizácia dokumentov v kancelárskej práci v súlade so zoznamom dokumentov;
· ukladanie dokumentácie do súborov (priečinkov), v rámci ktorých sú dokumenty usporiadané v chronologickom poradí;
· zaistenie bezpečnosti pečatí, formulárov a pečiatok na registráciu a osvedčovanie úradných dokumentov;
· tvorba vecí v súlade s nomenklatúrou schválenou vedúcim orgánu pre vnútorné záležitosti pri súčasnej práci úradu (vedenie vecí počas kalendárneho roka);
· príprava dokumentov a spisov na presun do archívu s uvedením podmienok ich uloženia.
Organizačné úlohy kancelárskej práce súvisiace s otázkami optimalizácie procesov riadenia a jednotlivých postupov riadenia. Tie obsahujú:
· príprava pracoviska vedúceho;
· údržba štandardného kancelárskeho vybavenia a informačných a referenčných súborov (automatizované databázy);
· organizácia prijímania návštevníkov;
· volanie zamestnancov podľa pokynov manažéra;
· organizovanie telefonických rozhovorov;
· vydávanie certifikátov telefonicky;
· príprava služobných ciest;
· príprava stretnutí, stretnutí, ako aj ich stenografia;
· príprava informačných a referenčných materiálov podľa pokynov manažmentu;
· školenie zamestnancov v technikách správy dokumentov;
· implementácia nástrojov na automatizáciu kancelárie.
Dokumentačné a organizačné úlohy vyvolávajú potrebu vytvorenia špecializovaných útvarov v rámci sekretariátov, ktoré zabezpečujú vyhotovenie a kopírovanie dokumentov, ako aj verejnú recepciu a iné štruktúry. Zložitosť vykonávaných úloh je určená objemom dokumentov, ktoré kolujú cez sekretariáty. Administratívna dokumentácia orgánu vnútorných vecí je sústredená priamo na sekretariátoch. Ostatné vytvorené a prijaté dokumenty (operačné, trestné veci, referencie) sú uložené v špeciálnej evidencii alebo priamo v štruktúrnych jednotkách.
Každá organizácia vytvára dokumenty odzrkadľujúce rôzne aspekty jej činnosti: riadenie (plánovanie, regulácia, kontrola atď.), zabezpečenie potrebných zdrojov (ľudské, finančné, suroviny, zariadenia atď.), hlavné alebo výrobné činnosti (obchod, dopravné služby). poisťovníctvo, bankové služby atď.). Každá organizácia vykonáva výmenu informácií s inými organizáciami, prijíma rôzne dokumenty (obchodné listy, zmluvy, protokoly, akty atď.). Aby bola činnosť organizácie efektívna a práca s dokumentmi usporiadaná a organizovaná, je v organizácii vytvorený systém riadenia kancelárie.
Definujme si pojmy
Systémom riadenia kancelárie rozumieme súbor organizačných, informačných, technických, technologických opatrení, ktoré zabezpečujú dokumentáciu činnosti organizácie (tvorba dokumentov), príjem alebo odosielanie dokumentov, ich spracovanie, uchovávanie a používanie.
Kancelárska práca je zložitý systém, takže za efektívna organizácia Nestačí vkladať dokumenty do priečinkov a ukladať ich do skriniek alebo stolov. Dokumenty je potrebné systematizovať, evidovať, sledovať ich vyhotovenie, určovať im lehoty uloženia, formulovať ich do spisov, uložiť do archívu alebo zničiť po tom, čo stratili svoju hodnotu a uplynie ustanovená lehota. predpisov ich trvanlivosť. A to všetko sa musí robiť, riadené určitými zásadami, podľa určitých pravidiel, aby bolo možné kedykoľvek nájsť potrebný dokument a aby tento dokument mohol slúžiť ako právny základ pre prijímanie manažérskych rozhodnutí, ako dôkaz na súde resp. na iný účel.
Podľa definície uvedenej v článku 2.1 GOST R 51141-98 „Správa kancelárie a archivácia. Termíny a definície,“ kancelárska práca (podpora dokumentácie pre manažment) je odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Takmer podobná definícia je zakotvená v GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knižnice a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky": správa záznamov - súbor systematických a účinných úkonov na vytváranie, používanie, uchovávanie a ničenie dokumentov v organizáciách za účelom preukázania vedenia obchodných (manažérskych) operácií" (odsek 3.20).
Dokumentovanie činnosti organizácie (tvorba dokumentov) je činnosť, do ktorej sa v tej či onej miere zapájajú takmer všetci zamestnanci organizácie. Organizácia práce s dokumentmi (spracovanie dokumentov, ich ukladanie, používanie) sú druhy činností, ktoré vykonáva špecializovaný útvar organizácie, alebo ak je organizácia malá, zamestnanec (dokladový špecialista, referent) vykonávajúci funkcie tzv. organizátor práce s dokumentmi alebo správca dokumentov.
Poznámka
Podľa nášho názoru môžeme povedať, že organizácia má systém riadenia kancelárie, ak:
● funkcie správy dokumentov sú rozdelené medzi zamestnancov organizácie (tvorba, spracovanie, uchovávanie a používanie dokumentov) a je určená zodpovednosť za ich nesúlad;
● je organizovaný tok dokumentov, t.j. pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia organizáciou až do ukončenia vyhotovenia, odoslania dokumentu a/alebo prenosu do spisu na uloženie;
● je zavedený systém evidencie (účtovných) dokladov (došlých, interných, odoslaných) a zabezpečuje sa vyhľadávanie dokladov;
● vyhotovené dokumenty sa ukladajú na uloženie do spisov v súlade s nomenklatúrou spisov.
Organizácia kancelárskej práce
Ak hovoríme o organizácii kancelárskej práce ako o postupnosti úkonov, ktoré je potrebné v organizácii vykonať, tak prvým krokom je vytvorenie samostatnej jednotky (nazvime to oddelenie kancelárskej práce) alebo, ak objem toku dokumentov je malá, vymenovanie zamestnanca, ktorého povinnosti budú zahŕňať organizovanie práce s dokumentmi . V malej organizácii to môže byť tajomník manažéra, ktorý je okrem funkcií informácií, dokumentácie a organizačno-technických služieb pre manažéra poverený aj funkciami organizácie práce s dokumentmi.
Vytvorenie špecializovaného útvaru kancelárskej práce – oddelenia kancelárskych prác – sprevádza množstvo nadväzujúcich úkonov.
■ Krok 1: vypracovanie a schválenie predpisov oddeleniaúradnícka práca a náplň práce zamestnancov oddelení.Predpisy o oddelení riadenia úradu určujú postavenie tohto útvaru (jeho právne postavenie), úlohy, funkcie, práva, zodpovednosti, ako aj charakter vzťahov s ostatnými útvarmi. Popis práce stanoviť rozdelenie celého objemu práce vykonávanej oddelením medzi zamestnancov s prihliadnutím na ich kvalifikáciu, technológiu na vykonávanie kancelárskych prác a ich objem.
■ Krok 2: vymenovanie zamestnancov zodpovedných za vedenie záznamov v štrukturálnych divíziách organizácie. Predpokladom úspešnej práce s dokumentmi je vymenovanie zamestnancov, ktorých zodpovednosťou je vedenie evidencie v štrukturálnych divíziách. Nie každá štrukturálna jednotka organizácie môže tvrdiť, že má zamestnanca, ktorý sa bude podieľať iba na kancelárskej práci (sekretárka alebo referent). Ak je počet oddelení malý, objem dokumentov je tiež malý, evidenciou štruktúrneho celku je možné poveriť niektorého zo zamestnancov divízie, spravidla na najnižšej pozícii špecialistu, ktorý bude vykonávať evidenciu povinnosti spolu s plnením povinností svojej funkcie. Menovanie zamestnancov zodpovedných za vedenie záznamov v štrukturálnych divíziách sa vykonáva na základe príkazu vedúceho organizácie.
■ 3. krok: vypracovanie a schválenie pokynov pre dokumentačnú podporu (papierovanie) organizácie (ďalej len Pokyny pre predškolskú výchovu). Pokyny pre predškolské vzdelávacie inštitúcie sú hlavným regulačným dokumentom, ktorý upravuje postup a technológiu práce s dokumentmi od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia organizáciou až po ich odoslanie korešpondentom alebo odovzdanie na uloženie. Pokyny pre predškolskú výchovu by mali definovať procesy a postupy spracovania dokumentov vo všetkých fázach ich životného cyklu. Pokyn je regulačným dokumentom organizácie, ktorý schvaľuje vedúci organizácie a je povinný pre všetkých zamestnancov.
V súčasnosti je jediným metodickým dokumentom, ktorý definuje postup pri vypracovaní pokynov pre predškolské zariadenia, Metodické odporúčania pre vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (schválené nariadením Rosarkhivu z 23. decembra 2009 č. 76). Metodické odporúčania sú určené pre federálne výkonné orgány, tento dokument však môžu využiť aj iné orgány, štátne a neštátne organizácie, avšak s príslušnými úpravami.
Napriek prítomnosti metodických odporúčaní musí vývojár pokynov vykonať veľa predbežnej práce na výber konkrétnej konfigurácie systému riadenia kancelárie, ktorá odráža vlastnosti práce s dokumentmi v danej organizácii.
Vypracovanie Pokynov pre predškolské zariadenia je úlohou oddelenia vedenia kancelárie (zamestnanec zodpovedný za prácu s dokumentmi). Účelom vypracovania Inštrukcií pre predškolskú výchovu je zaviesť technológiu pre prácu s dokumentmi v organizácii. Obsah pokynov môže byť prezentovaný vo forme nasledujúcich hlavných častí:
● Pravidlá dokumentovania riadiacich činností organizácie(návrh a vyhotovenie základných súborov riadiacich dokumentov vrátane požiadaviek na formuláre, skladbu detailov a ich dizajn);
● Pravidlá organizácie toku dokumentov organizácie(pohyb dokumentov v procese ich tvorby a vyhotovenia, príjem a odosielanie dokumentov vrátane evidencie dokumentov, kontrola vyhotovenia dokumentov, vykonávanie referenčných prác na dokumentoch);
● Pravidlá organizácie ukladania dokumentov(systematizácia vyhotovených dokumentov v súlade s nomenklatúrou vecí, zakladanie vecí, ukladanie vecí, odovzdávanie dokumentov na archívne uloženie, ničenie dokumentov s uplynutými úložnými lehotami).
Pri vypracovaní Pokynov pre predškolskú výchovu je potrebné vychádzať z ustanovení legislatívnych a iných normatívnych právnych aktov upravujúcich dokumentačnú podporu a archiváciu, z ustanovení zakladajúcich dokumentov organizácie, najmä zriaďovacej listiny alebo predpisov (je v týchto doklady o tom, že je určená pôsobnosť manažmentu a je zabezpečené právo manažéra vydávať určité dokumenty), identifikovať a analyzovať súbor normatívnych právnych aktov, administratívne dokumenty venované rôznym otázkam riadiacej činnosti a organizácie práce s dokumentmi (napr. , príkaz organizácie o rozdelení zodpovednosti medzi vedenie alebo o delegovaní podpisového práva, príkaz o postupe pri evidencii, uchovávaní a ničení tlačív, pečiatok a pečiatok organizácie a pod.). Identifikácia tohto súboru dokumentov je potrebná nielen na analýzu tých noriem a pravidiel pre prácu s dokumentmi, ktoré sú už v organizácii zavedené, ale aj preto, aby po schválení pokynov (a niektoré ustanovenia z týchto dokumentov mohli byť zahrnuté do Pokynmi pre predškolské zariadenia) možno vydať príkaz, ktorým sa vyhlásia niektoré z týchto dokumentov za neplatné.
■ Krok 4: Vypracovanie nomenklatúry prípadov, ktorá slúži ako základ pre systematizáciu dokumentov do prípadov, vytváranie prípadov a vykonávanie prác na vyhľadávanie informácií o dokumentoch. Nomenklatúra prípadov je systematizovaný zoznam názvov prípadov vytvorených v organizácii s uvedením ich uchovávania. Nomenklatúra prípadov je nevyhnutná pre kvalitné vytvorenie dokumentárneho fondu organizácie. Dokumentačný fond organizácie tvoria dokumenty, ktoré vznikli pri jej činnosti, a to jednak vytvorené v organizácii, jednak prijaté od iných organizácií. Názvoslovie súborov umožňuje organizovať dokumenty do súborov takým spôsobom, že v budúcnosti budete môcť dokumenty efektívne vyhľadávať, ak ich bude potrebné použiť. Názvoslovie súborov okrem toho plní ďalšiu dôležitú funkciu – nastavuje lehotu uloženia dokumentov.
Na vývoji nomenklatúry prípadov sa okrem oddelenia riadenia kancelárie podieľajú všetky štrukturálne oddelenia organizácie. Presnejšie, najprv štrukturálne divízie organizácie vypracujú nomenklatúry záležitostí divízií, potom oddelenie riadenia kancelárie tvorí takzvanú konsolidovanú nomenklatúru záležitostí, t. zoznam záležitostí organizácie. Je lepšie uviesť do platnosti nomenklatúru prípadov od 1. januára budúceho roka, pretože kancelárska práca v organizáciách sa vykonáva podľa roka.
Nomenklatúra súborov je základom pre systematizáciu dokumentov a organizáciu ich následného uloženia pred presunom do archívu organizácie alebo zničením po stanovených lehotách uloženia.
Poznámka
Pokyny pre predškolské vzdelávacie inštitúcie a nomenklatúra záležitostí organizácie - to je komplex regulačné dokumenty, ktorý je potrebný na organizáciu kancelárskej práce. Tieto dokumenty musia byť v každej organizácii bez ohľadu na povahu a obsah jej činnosti.
Naša rada. Keďže stačí vypracovať Pokyny pre predškolské vzdelávacie inštitúcie náročná úloha, a keď sa vám môže stať, že nezískate verziu Pokynu zo všetkých hľadísk vyhovujúcu, odporúča sa najskôr vypracovať a schváliť dočasný Pokyn pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu. Práca s dočasným Pokynom vám umožní skontrolovať jeho ustanovenia, identifikovať nedostatky a po vhodnej úprave Pokyn pre predškolskú výchovu schváliť ako trvalý.
V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. vedy, docent
