Suvremeno uredsko poslovanje: ciljevi, zadaci i temeljna načela. Aktualni problemi suvremenog uredskog poslovanja i protoka dokumenata. Svrha funkcije i principi funkcioniranja uredskog poslovanja poduzeća

Uredsko poslovanje je grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

Glavni zadaci uredskog rada mogu se nazvati:

  • · Izrada dokumenata, odnosno njihovo fiksiranje na bilo koji medij;
  • · Prijenos dokumenata radi njihovog naknadnog izvršenja ili donošenja odluka o njima;
  • · Registracija dokumenata za vršenje kontrole nad njihovim izvršenjem;
  • · Sistematizacija i pohranjivanje dokumenata, brzo pretraživanje dokumenata po potrebi.

Principi uredskog rada:

  • · Učinkovitost u izradi i donošenju dokumenta;
  • · Visoka kvaliteta dokumenti;
  • · Optimalan protok dokumenata (svrsishodnost dokumenata, nedopustivost njihovog višestrukog umnožavanja i birokratije pri prolasku, itd.);
  • · Tehnologije razmjene informacija bez papira gdje je to moguće

Postoje tri oblika organizacije uredskog rada:

  • · centralizirano,
  • · decentralizirano
  • · mješoviti.

Kod centraliziranog oblika organizacije uredskog rada svi poslovi obrade dokumenata koncentrirani su (centralizirani) u jedinstvenom središtu za cijelu ustanovu - ured, opći odjel ili tajništvo.

Decentralizirani oblik uključuje disperziju uredskog poslovanja između strukturnih odjela ustanove; Štoviše, svaki od njih obavlja relativno homogen skup uredskih poslova. Decentralizirani oblik organizacije uredskog poslovanja, u kojem se uredski poslovi odvijaju u različitim strukturnim odjelima ustanove, ne treba brkati s organizacijskom strukturom službe uredskog poslovanja, koja ima specijalizirane jedinice: ekspedicije, strojarnice, nadzorne službe. grupe, itd.

U mješovitom obliku poslovi se obavljaju centralizirano (prijem, registracija, kontrola, reprodukcija dokumenata) i decentralizirano (referentno-informacijske službe, pohrana dokumenata, formiranje spisa).

Oblik organizacije uredskog rada odabire se uzimajući u obzir veličinu institucije, volumen protoka dokumenata i sastav strukturnih odjela. U malim ustanovama (kada se dokumentacija provodi izravno u odjelima), kao iu geografski izoliranim (na primjer, smještenim u različitim područjima veliki grad) odaberite centralizirani oblik. Većina institucija i organizacija koristi mješoviti oblik organizacije ureda.

Najracionalniji oblik organiziranja pojedinih uredskih procesa i poslovanja je centralizacija, budući da omogućuje: smanjenje troškova uredskog poslovanja; poboljšati organizaciju rada uredskog osoblja, a posebice uvesti njegovu standardizaciju; osigurati specijalizaciju i zamjenjivost radnika; koristiti progresivna i produktivna tehnička sredstva; osigurati jedinstvo organizacijskog i metodološkog vodstva. U modernim uvjetima Potpuno centralizirati uredske službe moguće je samo u relativno malim ustanovama. U velikim ustanovama treba težiti svrhovitoj centralizaciji pojedinih uredskih poslova, kao što su primanje i slanje dokumenata, evidentiranje i praćenje izvršenja dokumenata, stenografija i ispis dokumenata, njihovo umnožavanje i metodičko vođenje uredskog rada.

U malim ustanovama koje nemaju opće odjele niti službe uredskog poslovanja uredske poslove obavlja tajnik-pomoćnik ravnatelja.

Ako organizacija ili ustanova ima veliku količinu dokumenata, tada se uvodi strukturna jedinica odgovorna za uredski rad: ured, opći odjel, odjel za uredski rad itd. Djelatnosti ove strukturne jedinice odražavaju se u posebno razvijenom propisu.

Radi reguliranja procesa uredskog rada, utvrđivanja metoda i načina izrade i obrade dokumenata u organizaciji, službe za uredsko poslovanje izrađuju upute za uredski rad koje nalogom donosi čelnik ustanove. U svijetu računalne tehnologije uredski je posao počeo gubiti na popularnosti i zamijenio ga je uredski rad.

Protok dokumenata u svijetu bezpapirnih tehnologija. Struktura i komponente sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

protok dokumenata elektronički ured bez papira

Povećanje protoka informacija u znanosti, poslovanju, proizvodnji i kulturi zahtijeva neku vrstu reakcije informacijske tehnologije. Društvo troši ogromne količine papira, a informacije primljene na papiru manje su dinamične od elektroničkih.

Ideja o tehnologiji bez papira prisutna je desetljećima. Pritom se danas može govoriti samo o djelomičnoj realizaciji ove ideje.

Evo nekoliko razloga:

  • · Za primanje informacija u elektroničkom obliku potrebna je navika (ovo se može nazvati više psihološki aspekt);
  • · Bezpapirne tehnologije zahtijevaju temeljitu tehničku podršku: odgovarajuću računalnu tehnologiju, visoku propusnost komunikacijske linije, tehnološka učinkovitost algoritama;

Bezpapirne tehnologije zahtijevaju temeljitu pravnu podršku (na primjer, u Bjelorusiji trenutno niti jedan porezni ured neće prihvatiti izvješće samo u elektroničkom obliku, niti jedan sud neće prihvatiti ugovor ovjeren elektroničkim potpisom itd.).

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) je automatizirani višekorisnički sustav koji prati proces upravljanja radom hijerarhijske organizacije kako bi se osiguralo da ova organizacija ispunjava svoje funkcije. Pretpostavlja se da se proces upravljanja temelji na dokumentima čitljivim ljudima koji sadrže upute koje zaposlenici organizacije trebaju slijediti.

U Rusiji je, nakon vodećih kapitalističkih zemalja, započela revolucija u uredskom radu. Uvođenje informacijske tehnologije ubrzava se, elektronički dokumenti počinju postupno zamjenjivati ​​dokumente na tradicionalnim medijima. Pravni i regulatorni okvir za uredski rad značajno se mijenja. Javni sektor provodi program stvaranja “elektroničke uprave”, što također dovodi do jačanja uloge elektroničkih dokumenata.

Strategija razvoja informacijskog društva u Ruska Federacija, koji je odobrio predsjednik Ruske Federacije 07.02.2008., predviđa, između ostalog, povećanje učinkovitosti javne uprave. Među najvažnijim zadacima koje treba riješiti su sljedeći:

    osiguravanje učinkovite međuresorne i međuregionalne razmjene informacija;

    integracija državnih informacijskih sustava i resursa;

    povećanje obujma i kvalitete državnih usluga koje se elektronički pružaju organizacijama i građanima;

    poboljšanje pravnog okvira za standardizaciju i upravljanje javnim uslugama;

Na temelju ciljanih vrijednosti pokazatelja razvoja informacijskog društva u Ruskoj Federaciji za razdoblje do 2015. godine, udio elektroničkog protoka dokumenata između državnih tijela u ukupnom volumenu protoka dokumenata morat će biti 70%. To je nemoguće učiniti bez radikalne promjene odnosa prema uredskom radu.

Temeljna načela suvremenog uredskog rada

Temeljna načela suvremenog upravljanja dokumentima ogledaju se u normi ISO 15489:2001 “Informacije i dokumentacija. Upravljanje dokumentima." Ova je norma prevedena na ruski i usvojena kao nacionalna norma GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi».

Glavna značajka suvremenog upravljanja dokumentima je da se temelji na načelima sličnim načelima sustava upravljanja kvalitetom. Koristi se dobro poznati Demingov ciklus stalnog poboljšanja - "Planiraj - Uradi - Provjeri - Djeluj":

    u prvoj fazi se razvija politika, svi procesi su detaljno regulirani;

    u drugoj fazi, upravljanje dokumentima provodi se u strogom skladu sa zakonskim i regulatornim zahtjevima i internim regulatornim dokumentima organizacije. Prikupljaju se dokumentarni dokazi o usklađenosti sa zahtjevima;

    u trećoj fazi analizira se učinkovitost sustava upravljanja dokumentima, odabiru se mjere za prilagodbu i poboljšanje ovog sustava. Rezultati analize su dokumentirani;

    u četvrtoj fazi u sustav se uvode poboljšanja i ispravke planirane u trećoj fazi (koje se također dokumentiraju).

Tijekom cijelog ciklusa redovito se provode edukacije i usavršavanja za sve zaposlenike organizacije na temu upravljanja dokumentima.

Ovaj pristup omogućuje ne samo stalno poboljšavanje učinkovitosti upravljanja dokumentima, već i jednostavnu integraciju sustava upravljanja dokumentima i različitih sustava upravljanja (kvaliteta, sigurnost informacija, okruženje, zaštita na radu itd.).

Moderan pristup upravljanju dokumentima osigurava dosljedno upravljanje razne vrste dokumenata, tj. ne samo organizacijsku i administrativnu dokumentaciju, već i npr. računovodstvene i porezne dokumente ili dokumente o kvaliteti.

Načela upravljanja dokumentima jednako se primjenjuju na dokumente u različitim medijima, bez obzira na to kako su dokumenti isporučeni. Ovo je posebno važno jer U Rusiji se uočava prijelaz s tradicionalnog papirnatog protoka dokumenata, ne na elektronički, već na mješoviti protok dokumenata. GOST R ISO 15489 definira koncept "dokumenta" kao informaciju koja se može identificirati snimljenu na materijalnom mediju, koju je stvorila, primila i zadržala organizacija ili pojedinac kao dokaz u potvrđivanju pravnih obveza ili poslovnih aktivnosti.

Mnoga pitanja povezana s upravljanjem elektroničkim i neelektroničkim dokumentima sada se smatraju sastavnim elementima informacijske sigurnosti organizacije.

Sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima (EDMS), prema suvremenim konceptima, trebali bi omogućiti upravljanje ne samo elektroničkim, već i neelektroničkim dokumentima te podržavati upravljanje mješovitim predmetima.

Mogućnosti koje nudi uporaba elektroničkih dokumenata dovele su do promjena u ključnim tehnologijama vođenja evidencije. Kao primjer možemo navesti funkcionalni pristup sastavljanju nomenklature predmeta, načelo "velikih košara" pri procjeni vrijednosti i utvrđivanju razdoblja čuvanja dokumenata. Sve je uobičajenije održavati različite vrste datoteka, koje uključuju različite vrste dokumenata, koji mogu imati različita razdoblja čuvanja.

Metoda “velike košare” pri određivanju roka čuvanja dokumenata

Metoda "velike košare" uključuje podjelu svih dokumenata organizacije u nekoliko relativno velikih skupina, ovisno o funkciji koju dokumenti obavljaju, a za svaku skupinu je određeno razdoblje čuvanja.

Prilikom provođenja ispitivanja vrijednosti potrebno je utvrditi koju funkciju dokument ima u poslovanju organizacije i kojoj skupini dokumentacije se može pripisati, što znači da će se rok trajanja dokumenta odrediti prema rok trajanja ove grupe. U tom slučaju nema potrebe navoditi u nomenklaturi predmeta sve vrste isprava koje obavljaju istu funkciju i sve moguće naslove. Usput, ovu metodu dodjele razdoblja pohrane puno je lakše automatizirati.

Ako su dokumenti sa sličnim razdobljima pohrane pohranjeni u jednom nizu, tada se, prema ovoj metodi, cijeli niz može postaviti na najdulje razdoblje pohrane - to opet olakšava automatizaciju i omogućuje vam da izbjegnete radno intenzivno i skupo uklanjanje onih dokumenata čiji rokovi skladištenja istekli su nešto ranije.

U Rusiji, iako rijetki, postoje primjeri korištenja takvog pristupa. Tako u Popisu standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u djelatnosti organizacije, s rokovima čuvanja, odobrenom od strane Federalnog arhiva 6. listopada 2000., u čl. 150, za cijelu skupinu dokumenata utvrđuje se jedan rok čuvanja - 5 godina, u stupcu "Vrsta dokumenta" naznačeno je: "Primarni dokumenti i prilozi uz njih koji su evidentirali činjenicu poslovne transakcije i bili temelj za; knjigovodstvena evidencija (gotovina, bankovni dokumenti, taloni bankovnih čekovnih knjižica, nalozi, vremenski listovi, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenos, akti o prijemu, primopredaji, otpisu imovine i materijala, potvrde, taloni za njih, fakture, fakture i predujmovi itd. .)." U praksi to znači da ako zakon ili bilo koji lokalni regulatorni dokument uvede novu vrstu primarne računovodstvene dokumentacije, ona automatski dobiva petogodišnje razdoblje čuvanja.

Osiguravanje pravne snage elektroničkih dokumenata, zaštita njihove cjelovitosti i vjerodostojnosti

Glavna uloga dokumenata u modernom kapitalističkom društvu je da služe kao dokaz u slučajevima sporova, parnica i istraga. Da bi dokumenti bili prihvaćeni na razmatranje i imali dokaznu vrijednost, moraju ispunjavati određene uvjete.

Što se elektronički dokumenti aktivnije koriste u poslovanju, to se češće zahtijeva njihovo podnošenje pravosudnim i državnim tijelima kao dokaz. Kako bi interesi organizacije bili pouzdano zaštićeni, potrebno je prije svega osigurati pravni značaj elektroničkih dokumenata.

Da bi takvi dokumenti dobili pravnu snagu, prvo je potrebno očuvati njihovu autentičnost i cjelovitost. Pod autentičnost znači mogućnost dokazivanja autorstva dokumenta, vremena nastanka i vjerodostojnosti sadržaja. Integritet znači da je dokument potpun i nepromijenjen tijekom vremena. Kako bismo mogli dokazati integritet i autentičnost određenih vrsta dokumenata, potrebno je ne samo sačuvati sam dokument, već i popratnu dokumentaciju i metapodatke koji dokumentiraju faze životni ciklus dokument.

Elektronički dokumenti nisu postali uobičajena pojava pa često podliježu strožim zahtjevima od sličnih papirnatih dokumenata, a dodatne poteškoće stvaraju njihove “tehničke” karakteristike:

    elektronički dokumenti se lako mijenjaju i kopiraju;

    postoji problem razlikovanja izvornika od kopija: strana koja je primila kopiju elektroničkog dokumenta može je mijenjati i izjaviti da ona posjeduje izvornik;

    postoji problem određivanja točnog vremena nastanka dokumenta, uklj. pri korištenju elektroničkog digitalnog potpisa (EDS).

Kako bi elektronički dokumenti bili prihvaćeni od strane suda i imali maksimalnu dokaznu vrijednost, potreban je skup mjera koji pokriva sve faze životnog ciklusa dokumenta.

Rusija je sada na putu razvoja upravljanja dokumentima, na kojem je početkom 90-ih. prošlog stoljeća bio je SAD: masovna uporaba elektroničkih dokumenata već je započela, ali zakonodavstvo još nije izjednačilo prava tradicionalnih i elektroničkih dokumenata.

U tom smislu posebno je zanimljivo zajedničko tehničko izvješće ANSI/AIIM TR31 američkog Nacionalnog instituta za standarde ANSI i Udruge stručnjaka za upravljanje sadržajem AIIM, u kojem su navedeni načini poboljšanja zakonodavstva i predložena temeljna načela kojima se integritet i autentičnost elektroničkih dokumenata osigurava. može se dokazati. U razvoju standarda sudjelovali su vodeći stručnjaci iz državnih odjela, predstavnici gospodarstva i odvjetnici.

Pravni značaj elektroničkih dokumenata osigurava se nizom mjera koje uključuju:

    razvoj odgovarajućeg zakonodavnog i regulatornog okvira;

    upravljanje dokumentima unutar organizacije na principima sustava upravljanja kvalitetom, uključujući razvoj internog regulatornog okvira; sklapanje po potrebi sporazuma i ugovora s partnerima i dobavljačima; kao i dokumentiranje usklađenosti sa zakonskim i regulatornim zahtjevima;

    korištenje softverskih i hardverskih sigurnosnih alata, uključujući digitalni potpis i enkripciju.

Inozemna iskustva pokazuju da se korištenje digitalnog potpisa isplati pri učinkovitom radu s važnim elektroničkim dokumentima. Korištenje digitalnog potpisa za manje značajne dokumente (uključujući internu korespondenciju koja se vodi u okviru sigurnog korporativnog elektroničkog digitalnog potpisa) smatra se neopravdanom. Korištenje digitalnih potpisa pri radu s dokumentima s trajnim i dugoročnim (više od 7-10 godina) razdobljem pohrane trenutno se ne preporučuje, budući da tehnologije za osiguranje dugoročne provjerljivosti digitalnih potpisa još nisu razvijene.

Iskustvo također pokazuje da je za automatiziranje masovnog slanja obavijesti i drugih sličnih dokumenata potrebno, u mjeri u kojoj je to moguće, odustati od uporabe originalnih potpisa i pečata na takvim dokumentima. U tom pogledu zanimljivo je iskustvo Europske unije, gdje relevantne europske direktive zabranjuju nacionalnim vladama zahtijevanje osobnog potpisa na elektroničkim računima i fakturama.

Autentičnost i cjelovitost dokumenata pojačana je usklađenošću s relevantnim standardima i pravilima „dobre poslovne prakse“. Trenutno možete pronaći strane standarde za gotovo sve aspekte upravljanja elektroničkim dokumentima.

Danas postoje dvije glavne metode organiziranja pohrane elektroničkih dokumenata (koje se mogu koristiti i u kombinaciji). Prva metoda uključuje pohranjivanje dokumenata na prijenosni medij, po mogućnosti na medij za jednokratno pisanje tipa WORM (CD, DVD, itd.). Pri korištenju druge metode, mrežni dokumenti pohranjuju se u elektroničke sustave za upravljanje dokumentima ili elektroničke arhive (EA). U ovom slučaju zaštitu cjelovitosti i autentičnosti osigurava EDMS/EA.

U inozemstvu je stečeno veliko iskustvo u korištenju državnih propisa za osiguranje kvalitete i kompatibilnosti softver i hardver koji su kupile vladine agencije i za unutarnju upotrebu, te rješavati probleme u okviru programa stvaranja “elektroničke uprave”. Posebno treba istaknuti standarde funkcionalnih zahtjeva za EDMS (u SAD-u to je DoD 5015.2, u Europi - MoReq2).

Operativno korištenje elektroničkih dokumenata

Do sada su već poznata zanimljiva praktična iskustva u operativnoj uporabi elektroničkih dokumenata, koja su izazvala određene poteškoće. Od cijelog niza problema, vrijedi obratiti pozornost na nekoliko najhitnijih.

Pojam “elektronički dokument”. Ako su prije elektronički dokumenti uključivali one dokumente za čiju su izradu, obradu, prijenos i pohranjivanje korišteni električni, magnetski i sl. tehnologije (primjerice faks), danas se u elektroničke dokumente ubrajaju i oni s kojima se ne može raditi bez pomoći računalne tehnologije. S ove točke gledišta, podaci kodirani pomoću dvodimenzionalnog crtičnog koda smatraju se (ako su potrebni podaci dostupni) elektroničkim dokumentom na papiru.

Dokument u bazi podataka. S pravnog i praktičnog gledišta od velike je važnosti je li dokument u bazi podataka (informacijski izvor) dokument. Ovisno o okolnostima, to može biti jedan ili više od sljedećih objekata:

    dokumenti koji sadrže početne podatke, koji se zatim unose u bazu podataka;

    unosi u bazu podataka;

    tablice u bazi podataka;

    oblici input-outputa, komunikacije itd.;

    revizijski dnevnici, itd.;

    cijela baza podataka;

    izlazni dokumenti izrađeni na temelju baze podataka;

    dokumentacija koja opisuje bazu podataka;

    softver i dokumentacija za njega.

Načela registracije dokumenata. U 20. stoljeću mnogi zapadne zemlje napustio tradicionalno načelo za našu zemlju stroge registracije dokumenata. Danas se s jedne strane vraća na sustav registracije (jer je registracija prirodna funkcionalnost bilo koji EDMS), s druge strane, odbijanje ručne registracije u slučajevima kada je moguće dokazati primitak, stvaranje ili slanje dokumenta korištenjem drugih sredstava, na primjer, revizijom informacijskih sustava.

E-mail. E-pošta je postala ključni poslovni alat u javnom i privatnom sektoru. Ova tehnologija postala je ključna za mnoge vrste poslovnih aktivnosti, tako da poruke elektronička pošta u mnogim su zemljama priznati kao dokumenti, a zahtjevi za osiguranje njihove sigurnosti uključeni su u zakonodavne i regulatorne akte.

Korištenje elektroničkog potpisa i drugih sredstava kriptografije. Korištenje digitalnog potpisa u upravljanju elektroničkim dokumentima smatramo lijekom za sve bolesti povezane s osiguranjem pravne važnosti elektroničkih dokumenata. U isto vrijeme, korištenje digitalnog potpisa bez dodatnih “sigurnosnih” organizacijskih i zakonskih mjera može biti nesigurno, posebno kada se potpisuju datoteke u uobičajenim uredskim formatima kao što su Word, Excel i PDF.

Norme u području uredskog poslovanja i tijeka dokumenata. Standardi sadrže jasno definirane zahtjeve za rad s dokumentima i informacijama. Oni mogu pomoći u situacijama kada je potrebno objasniti menadžmentu, predstavnicima informatičke službe, drugim službama i poslovnim odjelima osnovne zahtjeve povezane, primjerice, s organizacijom uredskog rada i protoka dokumenata.

Standardi se bave sljedećim pitanjima:

    zahtjevi za izradu dokumenata, koji određuju koji se dokumenti moraju izvršiti ili generirati tijekom procesa i unijeti u sustav protoka dokumenata; koje podatke ti dokumenti trebaju sadržavati; koje podatke o tim dokumentima treba pohraniti (metapodaci za upravljanje dokumentima);

    zahtjevi za čuvanje, koji određuju koliko dugo se dokumenti trebaju čuvati; zahtjevi za organiziranje prijenosa dokumenata drugim zainteresiranim stranama; postupak utvrđivanja sudbine dokumenata nakon isteka roka čuvanja;

    zahtjevi za pristup dokumentima, koji određuju kome je dopušten pristup dokumentima i kako se pristup kontrolira;

    zahtjevi za očuvanje, koji određuju kako se zapisi održavaju dostupnima i upotrebljivima;

    zahtjevi za sustave čija je zadaća kreiranje i pohranjivanje dokumenata;

    Alati i postupci za upravljanje dokumentima, kao što su sheme (modeli) metapodataka, sheme klasifikacije (nomenklature datoteka), sheme (modeli) razina sigurnosne provjere i prava pristupa, regulatorni dokumenti na temelju kojih se odlučuje o sudbini dokumenata nakon isteka razdoblje skladištenja.

Kratkoročno i srednjoročno čuvanje i uništavanje dokumenata

Jedan od pravaca razvoja EDMS je daljnje proširenje njihovih mogućnosti za organiziranje pohranjivanja i uništavanja dokumenata. Već danas postojeće rusko zakonodavstvo uspostavlja vrlo duga razdoblja pohrane za neke vrste elektroničkih dokumenata. Kako bi ispunio ove zahtjeve, EDMS mora imati odgovarajuću funkcionalnost.

Sve su traženiji sustavi koji podržavaju rad s raznim vrstama dosjea, koje u velikom broju stvaraju i komercijalne i državne organizacije. Ovo je globalni trend (danas su se zahtjevi za održavanje dosjea počeli uključivati ​​u nove verzije državnih zahtjeva za sustave elektroničkog upravljanja dokumentima razvijenih zemalja mir).

Program zadržavanja i sudbine dokumenata osigurava usklađenost sa zakonskim i regulatornim zahtjevima određivanjem:

    rokovi čuvanja dokumenata,

    radnje s dokumentima nakon isteka rokova čuvanja, kao što su uništenje, prijenos na trajno arhivsko čuvanje, prijenos drugim organizacijama i sl.

    mjere poduzete u slučajevima kada je potrebno obustaviti uništavanje dokumenata.

Čak i kratko nabrajanje problema suvremenog uredskog rada pokazuje koliko sfera našeg profesionalnog djelovanja postaje složena. Za rješavanje ovih problema stručnjaci iz područja upravljanja dokumentacijom moraju se stalno usavršavati i ovladavati poznavanjem srodnih disciplina, prvenstveno prava i informacijske tehnologije. To nije lako učiniti, ali nagrada je u pravilu znatna: to je zanimljiviji posao, uočljiviji menadžmentu i znatno veća plaća.

Proces upravljanja društveni sustavi, uključujući i tijela unutarnjih poslova, prati značajan broj raznih dokumenata. Potreba za racionalizacijom svih postupaka za rad s dokumentima pojavila se dosta davno, iako se papirologija počela sustavno proučavati tek u 19. stoljeću. U suvremenoj je znanosti područje znanja o postupku izrade dokumenata i pravilima rada s njima samostalna disciplina koja održava veze s teorijom. društveno upravljanje.

U Rusiji od 17. stoljeća. postavljeni su temelji za državnu centraliziranu uspostavu pravila za rad sa službenim dokumentima. Od tada do danas razlikuju se sljedeća povijesna razdoblja njegova razvoja: administrativni, kolegijalni, ministarski i sovjetski "znanstveni" uredski rad.

Suvremeno uredsko poslovanje počelo se ubrzano usavršavati počevši od 20. stoljeća pod utjecajem razvoja tehnička sredstva komunikacijske i računalne tehnologije. Mnogi standardni dokumentacijski poslovi dobili su novi sadržaj, a informatizacijom je znatno proširen opseg ove djelatnosti. S razvojem računalne tehnologije uredski rad postaje dostupan svakom korisniku. Istodobno je postalo moguće raditi samostalno s najviše različite vrste dokumenata i stvarati elektroničke arhive za individualnu uporabu.

Trenutno je pod utjecajem ovih trendova nastao novi termin - dokumentacijska podrška za upravljanje (DOU). Karakteristično je da se u zakonodavnim aktima i svakodnevnom životu ovaj pojam shvaća kao identičan pojmu uredski rad. Međutim, to nije sasvim točno, jer se, primjerice, načela vođenja predmeta za upravljačku dokumentaciju razlikuju od predmeta u pravnim postupcima, u istražnim tijelima, u javnim bilježnicima i drugim područjima djelovanja.

Uredski posao - grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Na temelju područja prometa službenih dokumenata obično se razlikuju upravni i posebni uredski poslovi.

Uredski rad uprave reguliran je sustavom zakonskih akata i obavlja poslove s dokumentacijom upravljanja (upravnom, organizacijskom, referentnom). Sistematizaciju dokumenata u predmetima provode službe predškolske obrazovne ustanove, a popis naziva predmeta u organizaciji odobrava se posebnim dokumentom - nomenklaturom predmeta.

Poseban uredski rad regulirano je zakonima čija je provedba vezana uz provedbu glavne funkcije ustanove ili organizacije (provođenje zakona, provedba zakona, nadzorna, kontrolna itd.). Izrada i sistematizacija spisa u predmetima provodi se prema posebnim pravilima, a formiranje predmeta nije u neposrednoj vezi s uredskim poslovima upravljanja.

Važnost racionalne organizacije dokumentacijske potpore je u tome što može značajno povećati učinkovitost procesa upravljanja. Istodobno, postojeća opća pravila za rad s upravljačkim dokumentima, nadzor nad njihovim kretanjem i pohranom, informacijski rad s njima i druge komponente uredskog rada stvaraju uvjete za optimizaciju upravljačkih aktivnosti. Stoga se aktivnosti predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova obično klasificiraju kao pomoćne, pružajući upravljačke funkcije.

Za svladavanje znanja o uredskom menadžmentu potrebno je razjasniti njegova načela. Značaj načela u organizaciji uredskog rada, kao iu svakom drugom području ljudskog znanja, leži u činjenici da ona određuju početna pravila i opća načela. Osnovna načela uključuju:

1. Načelo ujedinjenja - dovodeći bilo koji predmet do jednog
oblik, sustav. Proces sjedinjavanja izražava se u stvaranju naj
opći univerzalni model primijenjen na niz objekata s nekim
uobičajeni znakovi. Na temelju unifikacije u suvremenom uredskom poslovanju razvijaju se, primjerice, početna pravila za obavljanje dokumentacijskih poslova. Ova pravila su opće naravi za resorna ministarstva i navedena su u njihovim normativnim i metodološkim aktima.

2.Načelo standardizacije - uspostavljanje i primjena standarda kao standarda (uzorka), koji se prihvaća kao polazište za
uspoređujući s njim druge slične predmete. Standard kao normativni i metodološki dokument je skup normi, pravila, zahtjeva za predmet normizacije, odobren od strane nadležnog tijela. Ne postoji identičnost između standardizacije i unifikacije, iako su oba procesa međusobno povezana. Standardizacija je najviši stupanj unifikacije, izražen u obveznom pravnom obliku.

3. Načelo sustavnog normativnog i metodološkog uređenja uredskog poslovanja osnova je za utvrđivanje jedinstvenih zahtjeva za organizaciju uredskog rada. Na temelju njih strukturirani su zakonski, normativni i metodološki akti o uredskom poslovanju
hijerarhija i kompetencija. Kao rezultat toga, sustav normativnih i
metodološka podrška.

4. Načelo centralizacije kontrolnih tijela i metodološki
osiguranje uredskog rada odražava važnost odgovarajućih funkcija u sustavu tijela vlasti i upravljanja. Središnje tijelo za kontrolu pružanja uredskog rada u Ruskoj Federaciji je
Gosstandart, a metodološka kontrola - Rosarhiv.

5. Načelo decentralizacije uredskog rada očituje se u
da svako ministarstvo, odjel, ustanova, poduzeće samostalno utvrđuje poslove službe dokumentacijske podrške u svojim ustrojstvenim dijelovima, na temelju resornih zadataka. Ovo je načelo sadržano u Standardnim uputama za uredski rad. Istodobno, odjelski normativni i metodološki dokumenti (upute) ne bi trebali biti u suprotnosti samo u glavnim odredbama.

Dakle, razvoj i provedba načela znanstvene organizacije uredskoga rada zadaća je cjelokupnoga društva i države, jer primjenom načela stvaraju se uvjeti za smanjenje nepotrebnih dokumenata i gubitka vremena utrošenog na obradu dokumenata. Nedostatak određene ujednačenosti u radu s dokumentima dovodi do toga da se njihov broj može proizvoljno povećavati, kao i oblici i namjena.

U procesu razvoja uredskog poslovanja formirana je jedinstvena terminologija za ovu vrstu djelatnosti. Neki od pojmova pojavili su se kao rezultat uporabe računalne tehnologije u uredskom radu. Najčešći izrazi su sljedeći.

Dokumentacija -bilježenje informacija na različitim medijima u propisanom obliku. Uključuje neki oblik prezentacije informacija. Istodobno, proces snimanja informacija mora osigurati njihovo pohranjivanje na neki čvrsti medij - papir, polimer, optički, magnetski medij itd.

Informacija- informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihova prikazivanja. U odnosu na pojam informacije glavno je njezino bilježenje, a sekundarna je metoda (grafika, tisak, magnetofon i sl.).

Izvori informacija - pojedinačni dokumenti i pojedinačni nizovi dokumenata, kao i dokumenti i nizovi dokumenata u informacijski sustavi(knjižnice, arhivi, fondovi, banke podataka itd.) . Nastanak i uporaba izvori informacija je sfera državne regulacije u Ruskoj Federaciji.

dokument - informacije zabilježene na materijalnom mediju s detaljima koji omogućuju njihovu identifikaciju. Za dokument je važan oblik u kojem su informacije prezentirane. Ovaj oblik je osiguran prisutnošću niza pojedinosti, čija kombinacija na dokumentu omogućuje da se informacije klasificiraju kao dokumenti određene vrste i namjene, tj. identificirati informacije.

Detalji dokumenta -potreban element izvršenje službene isprave. Trenutačni standard za upravljačku dokumentaciju ukazuje na strogo definirano mjesto za detalje na dokumentu, ali samo neki od njih su obvezni i daju dokumentu pravnu snagu.

Službeni dokumenti - To su dokumenti nastali pravnim odn pojedinaca, izvršena i ovjerena u skladu s utvrđenom procedurom . Pojam dokumenta može imati najširi opseg (u editoru Riječ svaka datoteka je dokument). Službena isprava postaje službena tek kada je u potpunosti izvršena i ovjerena, tj. nakon ispunjavanja potrebnih podataka.

Pravna snaga dokumenta -svojstvo službene isprave koja mu je prenesena važećim zakonodavstvom, nadležnost tijela koje ju je izdalo i utvrđeni postupak za izvršenje. Pojam službene isprave nije identičan pojmu njene pravne snage. Štoviše, samo pravna snaga dokumenta može prenijeti njegovo administrativno načelo. Dakle, pravna snaga dokumenta uključuje tri obvezne komponente: 1) usklađenost sadržaja sa zakonom; 2) ovlaštenje nakladničkog tijela; 3) upis svih potrebnih podataka u skladu sa zahtjevima za ispravu određene vrste.

Dokumenti se stvaraju, dobivaju pravnu snagu i kruže unutar struktura ministarstava, odjela, institucija, poduzeća i organizacija. Kako bi se pojednostavio rad s različitim dokumentima, kao i osigurala odgovarajuća interakcija s različitim odjelima i institucijama, formira se strukturna veza koja je dizajnirana za kontrolu pravila za rad s dokumentima i implementaciju jedinstvenog sustava uredskog rada. Opći naziv ovih struktura su usluge podrške dokumentaciji upravljanja.

Odjel za upravljanje evidencijama i rad s žalbama građana i organizacija je strukturna jedinica Ministarstva unutarnjih poslova Rusije. Ova jedinica je odgovorna za praćenje usklađenosti s jedinstvenim sustavom upravljanja dokumentima.

Arhivski dokument -dokument koji se čuva ili podliježe čuvanju zbog svog značaja za društvo, kao i zbog vrijednosti za vlasnika. Definicija se odnosi na svaki dokument na materijalnom mediju koji se može pohraniti u državnom i osobnom arhivu.

Pravno uređenje uredskog poslovanja područje je nadležnosti niza središnjih državnih i upravnih tijela. Sustav ovih tijela uspostavlja pravila, propise i standarde, koji bi zajedno trebali osigurati jedinstveni sustav evidencije na području Ruske Federacije. Ovaj sustav treba osigurati:

1. Obvezna polazišta uredskog poslovanja ustanova i organizacija, bez obzira na oblik vlasništva. Na primjer: državni jezik na kojem se obavlja uredski rad; državno uređenje u području uporabe informacija i druge temeljne odredbe.

2. Utvrđivanje osnovnih zadaća i pravila iz područja dokumentacijske djelatnosti. Na primjer, stvaranje standardne upute, ogledni dokumenti i druga pitanja.

3. Općenitost zahtjeva za dokumentacijom u najvažnijim područjima javne uprave. Na primjer, obrambena sposobnost, pravni postupci, računovodstvo, građansko stanje, zdravstvena zaštita, provedba zakona itd.

Temelj jedinstvenog sustava evidencije su odredbe Ustava Ruske Federacije. Načela kao što su: pravo svakoga da slobodno traži, prima, prenosi, proizvodi i širi informaciju na bilo koji zakonit način (čl. 29. Ustava); pravo građana na osobno obraćanje, kao i upućivanje pojedinačnih i zajedničkih žalbi državnim tijelima i tijelima lokalne samouprave (čl. 33. Ustava) i niz drugih temelj su organiziranja uredskog poslovanja.

Osobitost normativno-metodološkog uređenja uredskog poslovanja u sustavu tijela unutarnjih poslova je u tome što su njegovi pojedini sastavni dijelovi uključeni u funkcije većine službi i odjela. Na primjer, dežurna služba je samostalno tijelo operativnog rukovođenja i ujedno je dužna dokumentirati niz pitanja rukovodnih aktivnosti. No, glavne poslove uredskog poslovanja rješavaju posebne jedinice – tajništva (uredi).

Regulatorni i metodološki akti Ministarstva unutarnjih poslova Rusije koji se odnose na organizaciju uredskog rada ne koriste pojam "dokumentacijska podrška za upravljanje". Jedinstveni sustav uredskog rada u aparatima i odjelima Ministarstva unutarnjih poslova Rusije provodi se u procesu ispunjavanja njihovih zadataka i funkcija. Organizaciju i unapređivanje sustava uredskog rada, kao i nadzor nad poštivanjem utvrđenog postupka rada s dokumentima, provode djelatnici ministarstva. Za organizaciju i stanje uredskog rada neposredno su odgovorni voditelji uredskih jedinica - voditelji tajništava (ureda). Ova je podjela neovisna strukturna jedinica. Voditelju ovog odjela neposredno su podređeni svi poslovi vezani uz organizaciju uredskog rada.

Glavni zadaci tajništva u tijelima unutarnjih poslova mogu se podijeliti na dokumentacijska i organizacijska.

Dokumentacijski zadaci vezano za dokumentiranje procesa upravljanja i organizaciju rada s dokumentima, to su:

1. Prijem i registracija dolaznih dokumenata, slanje odlaznih dokumenata.

2. Davanje dokumenata upravitelju na uvid i izricanje rješenja (kratka uputa o postupku izvršenja dokumenta).

3. Prijenos dokumenata izvršiteljima (dokument se mora predati uz potpis izvršitelja u upisnom dnevniku uz naznaku datuma primitka).

4. Kontrola rokova izvršenja dokumenata.

5. Informativno-priručni rad.

6. Izrada i izrada dokumenata u skladu s uputama i uputama uprave, izrada i izdavanje preslika (izrada je u pravilu izrada nacrta dokumenata).

7. Sistematizacija i čuvanje dokumenata u uredskom poslovanju. Pohranjivanje treba provoditi u dosjeima (mapama), unutar kojih su dokumenti raspoređeni određenim (najčešće kronološkim) redom – sustavno u skladu s popisom dokumenata.

8. Osiguravanje sigurnosti pečata, štambilja i obrazaca. Žigovi, pečati i obrasci isprava služe za upis i ovjeru službenih isprava. Sigurnost službenog pečata i službenih obrazaca najvažnija je zadaća uredskog rada.

9. Formiranje predmeta u tekućem uredskom poslovanju. Tekuće je poslovanje tijekom, u pravilu, kalendarske godine. Svaki je predmet namijenjen određenoj skupini dokumenata i ima svoj naziv. Nomenklaturu predmeta odobrava čelnik organa unutarnjih poslova.

10. Priprema dokumenata i spisa za predaju u arhiv. Vrijednost dokumenta ogleda se u utvrđenim rokovima čuvanja. Neposredno čuvanje raznih dokumenata jedna je od zadaća arhiva.

Organizacijski poslovi uredskog poslovanja najviše opći pogled vezano uz pitanja optimizacije upravljačkih procesa i pojedinih upravljačkih postupaka. Organizacijski poslovi uredskog poslovanja uključuju:

1. Priprema radnog mjesta menadžera.

2. Održavanje standardne uredske opreme i informacijskih i referentnih datoteka (automatizirane baze podataka).

3. Organiziranje dočeka posjetitelja, pozivanje djelatnika prema uputama voditelja.

4. Organiziranje telefonskih razgovora, izdavanje potvrda telefonskim putem.

5. Priprema službenih putovanja.

6. Priprema sastanaka, sastanaka, kao i stenografija.

7. Priprema informacija i referentnih materijala prema uputama

priručnike.

8. Osposobljavanje za metode organizacije protoka dokumenata, implementacija alata za automatizaciju ureda.

Navedeni popis dokumentacije i organizacijskih poslova nameće potrebu predvidjeti stvaranje specijaliziranih jedinica u sastavu tajništava. To su u pravilu daktilografski biroi, fotokopirni biroi, javne recepcije i druge strukture. Složenost poslova koji se obavljaju određena je i količinom dokumenata koji kruže kroz tajništva. Upravna dokumentacija organa unutarnjih poslova koncentrirana je neposredno u tajništvima. Ostali izrađeni i primljeni dokumenti (operativni, kazneni predmeti, uputnice) pohranjuju se u posebnoj evidenciji ili neposredno u strukturnim jedinicama.

Pod utjecajem razvoja tehničkih sredstava komunikacije i računalne tehnologije uredski poslovi se ubrzano usavršavaju. Mnogi standardni dokumentacijski poslovi dobili su novi sadržaj, a informatizacijom je značajno proširen opseg ove djelatnosti. S razvojem računalne tehnologije uredski rad postao je dostupan svakom korisniku, jer je postalo moguće ne samo samostalno raditi s različitim vrstama dokumenata, već i stvarati elektroničke arhive za individualnu upotrebu.

Područje znanja o postupku izrade dokumenata i pravilima za rad s njima je samostalna disciplina tzv. dokumentacijska podrška za upravljanje (DOU), koji zadržava veze s teorijom društvenog upravljanja. U zakonodavnim aktima ovaj se pojam shvaća kao identičan pojmu "uredski rad" . To nije posve pošteno, jer se načela poslovanja u menadžmentu razlikuju od onih koja se vode u sudskom postupku, u istražnim tijelima, kod javnih bilježnika i drugim područjima.

Uredsko poslovanje je grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. U skladu s granom djelatnosti u kojoj kruže službeni dokumenti, razlikuju se upravni i posebni uredski poslovi.

Uredski rad uprave reguliran sustavom zakonodavnih akata. Obavlja poslove s upravljačkom dokumentacijom: upravnom, organizacijskom i referentnom. Popis naziva predmeta u organizaciji odobren je u posebnoj nomenklaturi. Sistematizaciju ovih poslova provode predškolske odgojno-obrazovne ustanove, čije se djelatnosti obično svrstavaju u pomoćne, koje obavljaju upravljačke funkcije.

Poseban uredski rad regulirano je zakonima čija je provedba vezana uz provedbu glavne funkcije ustanove ili organizacije: provedbe zakona, provedbe zakona, nadzora, kontrole itd. Izrada i sistematizacija spisa u predmetima provodi se prema posebnim pravila. Uspostavljanje predmeta nije izravno vezano uz uredski rad uprave.



Postojeća pravila za rad s upravljačkim dokumentima, nadzor nad njihovim kretanjem i skladištenjem, informacijski rad s njima i druge komponente uredskog rada stvaraju uvjete za optimizaciju upravljačkih aktivnosti. Sukladno tome, racionalna organizacija dokumentacijske potpore u cjelini može značajno povećati učinkovitost cjelokupnog procesa upravljanja.

Načela u organizaciji uredskog rada, kao iu svakom drugom području ljudske djelatnosti, određuju početna pravila i opća načela. Osnovna načela uključuju:

1. Načelo ujedinjenja, što podrazumijeva dovođenje objekta u jedinstven oblik, sustav. Proces unifikacije izražava se u stvaranju najopćenitijeg univerzalnog modela koji se primjenjuje na više objekata s nekim zajedničkim karakteristikama. Na temelju tog načela razvijaju se pravila za obavljanje dokumentacijskih poslova u suvremenom uredskom poslovanju. Ova pravila su opće naravi za resorna ministarstva i navedena su u njihovim normativnim i metodološkim aktima.

2. Načelo standardizacije, izraženo u uspostavi i primjeni standarda kao modela. Standardizacija je najviši stupanj unifikacije, izražen u obveznom pravnom obliku. Iako su oba procesa međusobno povezana, ne postoji identičnost između standardizacije i unifikacije. Kao normativni i metodološki dokument, standard je skup normi, pravila i zahtjeva za predmet normizacije, odobren od strane nadležnog tijela. U Rusiji javne politike u području normizacije provodi Odbor Ruske Federacije za normizaciju, mjeriteljstvo i certifikaciju.

3. Načelo sustavnog normativnog i metodološkog uređenja uredskog poslovanja. Dosljednost je osnova za utvrđivanje jedinstvenih zahtjeva za organizaciju uredskog rada. Zakonodavni, podzakonski i metodološki akti o uredskom poslovanju strukturirani su na temelju njihove hijerarhije i nadležnosti. Kao rezultat toga formira se sustav normativne i metodološke podrške.

4. Načelo centralizacije nadzornih tijela i metodološka potpora uredskom poslovanju, odražavajući važnost odgovarajućih funkcija u sustavu vlasti i upravljanja. Središnje tijelo za kontrolu pružanja uredskog rada u Ruskoj Federaciji je Gosstandart, a za metodološki nadzor je Rosarhiv.

5. Načelo decentralizacije uredskog rada, što se očituje u činjenici da svako ministarstvo, odjel, ustanova, poduzeće samostalno utvrđuje zadatke usluga predškolskog odgoja u svojim strukturnim odjelima. Ovo je načelo sadržano u Standardnim uputama za uredski rad. Istodobno, odjelski normativni i metodološki dokumenti (upute) ne bi trebali biti u suprotnosti samo u glavnim odredbama.

Razvijanje i implementacija načela znanstvene organizacije uredskog rada zadaća je cjelokupnog društva i države, jer se njihovom primjenom stvaraju uvjeti za smanjenje dokumenata i gubitak vremena utrošenog na obradu dokumenata. Nedostatak određene ujednačenosti u radu s dokumentima dovodi do birokracije, proizvoljnog povećanja broja dokumenata, njihovih oblika i namjena.

U procesu razvoja uredskog poslovanja formirana je jedinstvena terminologija za ovu vrstu djelatnosti. Najčešći izrazi su sljedeći.

Dokumentacija– bilježenje informacija na različitim medijima u propisanom obliku. Uključuje neki oblik prezentacije informacija. Istodobno, proces snimanja informacija mora osigurati njihovo pohranjivanje na neki čvrsti medij - papir, polimer, optički, magnetski medij itd.

Informacija– informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihova prikazivanja. Pretpostavlja postojanje izvora informacije, materijalnog nositelja informacije, prijenosnika informacije, primatelja i komunikacijskog kanala između izvora i primatelja. U uredskom radu, u odnosu na pojam "informacije", glavna stvar je njezino bilježenje, a oblik njezine prezentacije (grafika, tisak, magnetofon, itd.) je sekundaran.

Izvori informacija– pojedinačni dokumenti, pojedinačni nizovi dokumenata, kao i dokumenti i nizovi dokumenata u informacijskim sustavima: knjižnice, arhivi, fondovi, baze podataka i banke podataka. Formiranje i korištenje informacijskih resursa u Ruskoj Federaciji je sfera državne regulacije.

Dokument– informacija zabilježena na materijalnom mediju s detaljima koji omogućuju njezinu identifikaciju. Za dokument je važan oblik u kojem su informacije prezentirane. Ovaj oblik je osiguran prisutnošću niza pojedinosti, čija kombinacija na dokumentu omogućuje da se informacije klasificiraju kao dokumenti određene vrste i namjene, odnosno da se informacije identificiraju.

Pojedinosti o dokumentu– obvezni element u oblikovanju službene isprave. Trenutačni standard za upravljačku dokumentaciju ukazuje na strogo definirano mjesto pojedinosti u dokumentu. Međutim, samo su neki detalji obvezni i daju dokumentu pravnu snagu.

Službeni dokumenti– to su isprave koje su izradile pravne ili fizičke osobe, sastavljene i ovjerene na propisani način. Koncept dokumenta može imati širok raspon primjena, na primjer, u programu za obradu teksta Word svaka je datoteka dokument. Službena isprava postaje službena tek nakon što je u potpunosti pripremljena i ovjerena, odnosno nakon popunjavanja potrebnih podataka.

Pravna snaga dokumenta- svojstvo službene isprave koja mu je dodijeljena važećim zakonodavstvom, nadležnošću tijela koje ju je izdalo i utvrđenim postupkom za izvršenje.

Arhivski dokument- isprava koja se čuva ili podliježe čuvanju zbog svoje važnosti za društvo, kao i vrijednosti za vlasnika. Definicija se odnosi na svaki dokument na materijalnom mediju koji se može pohraniti u državnom i osobnom arhivu. Arhivske službe u ustanovama samostalne su ustrojstvene jedinice. Djelatnost arhiva regulirana je sustavom zakonskih, podzakonskih i metodoloških akata odvojenih od uredskoga poslovanja.

Pravno uređenje uredskog poslovanja- To je područje nadležnosti niza središnjih tijela državne vlasti i uprave. Sustav ovih tijela uspostavlja pravila, propise i standarde, koji bi zajedno trebali osigurati jedinstveni sustav evidencije na području Ruske Federacije. Ovaj sustav treba osigurati:

· obvezna početna načela uredskog poslovanja za ustanove i organizacije, bez obzira na oblik vlasništva (npr. državni jezik, na kojem se obavljaju uredski poslovi; državno uređenje u području korištenja informacija i druge temeljne odredbe);

· uspostavljanje temeljnih zadataka i pravila u području dokumentacijskih aktivnosti (primjerice, izrada standardnih uputa, uzoraka dokumenata i druga pitanja);

· zajednički zahtjevi za dokumentaciju u najvažnijim područjima javne uprave (na primjer, obrana, pravni postupci, računovodstvo, građansko stanje, zdravstvena zaštita, provođenje zakona).

Temelj jedinstvenog sustava evidencije su odredbe Ustava Ruske Federacije. Osnova za organiziranje uredskog rada su načela kao što su: pravo svakoga da slobodno traži, prima, prenosi, proizvodi i distribuira informacije na bilo koji zakonit način (članak 29. Ustava Ruske Federacije), pravo građana da se osobno obrate , kao i za slanje pojedinačnih i kolektivnih žalbi državnim tijelima i tijelima lokalne samouprave (članak 33. Ustava Ruske Federacije) i niz drugih.

Kako bi se pojednostavio rad s različitim dokumentima, kao i osigurala odgovarajuća interakcija s različitim odjelima i institucijama, formiraju se usluge dokumentacijske podrške za upravljanje, osmišljene za kontrolu pravila za rad s dokumentima i implementaciju jedinstvenog sustava evidencije.

Usluga podrške upravljačkoj dokumentaciji (DOU usluga) je strukturna pododjel ministarstva, odjela, poduzeća, organizacije ili ustanove. Ova jedinica je odgovorna za praćenje usklađenosti s jedinstvenim sustavom upravljanja dokumentima. U sastavu ministarstava i odjela predškolske odgojno-obrazovne ustanove obično se nazivaju: Opći odjel ili Uprava poslova. U administraciji predsjednika Ruske Federacije, slična struktura se zove Odjel za dokumentaciju i informacijske usluge predsjednika Ruske Federacije. Bez obzira na naziv, svaka služba predškolske odgojno-obrazovne ustanove slijedi slična pravila organizacije rada s dokumentima, odnosno provodi jedinstveni sustav uredskog upravljanja.

Regulatorni i metodološki akti Ministarstva unutarnjih poslova Rusije koji se odnose na organizaciju uredskog rada ne koriste pojam "dokumentacijska podrška za upravljanje". Jedinstveni sustav uredskog rada u aparatima i odjelima Ministarstva unutarnjih poslova Rusije provodi se u procesu ispunjavanja njihovih zadataka i funkcija. Organizaciju i unapređivanje sustava uredskog rada, kao i nadzor nad poštivanjem utvrđenog postupka rada s dokumentima, provode djelatnici ministarstva.

Značajka normativno-metodološkog uređenja uredskog poslovanja u sustavu tijela unutarnjih poslova je da su njegovi pojedini sastavni dijelovi uključeni u funkcije većine službi i odjela. Na primjer, dežurni odjel je samostalno tijelo operativnog upravljanja gradske četvrti i ujedno je dužan dokumentirati niz pitanja iz poslova upravljanja. No, glavne poslove uredskog poslovanja rješavaju posebne jedinice – tajništva (uredi).

Tajništvo je samostalna ustrojstvena jedinica u tijelima unutarnjih poslova. Glavni poslovi tajništava su dokumentacijski i organizacijski poslovi.

Dokumentacijski zadaci povezana s dokumentiranjem procesa upravljanja i organiziranjem rada s dokumentima. To uključuje:

· Prijem i registracija dolaznih dokumenata, slanje odlaznih dokumenata;

· davanje dokumenata upravitelju na uvid i izricanje rješenja, odnosno kratku naznaku postupka izvršenja dokumenta;

· prijenos dokumenata zaposlenicima – izvršiteljima, koji se mora izvršiti uz potpis izvršitelja u upisnom dnevniku uz naznaku datuma primitka istog;

· kontrola rokova izvršenja dokumenata;

· informativno-priručni rad;

· izrada (priprema nacrta dokumenata) i izrada dokumenata u skladu s uputama i uputama uprave, izrada i izdavanje preslika;

· sistematizacija dokumenata u uredskom poslovanju sukladno popisu dokumenata;

· pohranjivanje dokumentacije u dosjee (mape), unutar kojih su dokumenti raspoređeni kronološkim redom;

· osiguranje sigurnosti pečata, obrazaca i štambilja za upis i ovjeru službenih dokumenata;

· formiranje predmeta prema nomenklaturi odobrenoj od strane čelnika organa unutarnjih poslova u tekućem uredskom poslovanju (vođenje predmeta tijekom cijele kalendarske godine);

· priprema dokumenata i spisa za prijenos u arhiv, s naznakom uvjeta njihovog čuvanja.

Organizacijski poslovi uredskog poslovanja vezano uz pitanja optimizacije upravljačkih procesa i pojedinih upravljačkih postupaka. To uključuje:

· priprema radnog mjesta voditelja;

· održavanje standardne uredske opreme i informacijskih i referentnih datoteka (automatizirane baze podataka);

· organizacija prijema posjetitelja;

· pozivanje zaposlenika prema uputama upravitelja;

· organizacija telefonskih razgovora;

· izdavanje potvrda putem telefona;

· priprema službenih putovanja;

· priprema sastanaka, sjednica, kao i njihovo stenografiranje;

· priprema informacija i referentnih materijala prema uputama uprave;

· osposobljavanje zaposlenika u tehnikama upravljanja dokumentima;

· implementacija alata za automatizaciju ureda.

Dokumentacijski i organizacijski poslovi stvaraju potrebu za stvaranjem specijaliziranih jedinica unutar tajništava koje osiguravaju izradu i umnožavanje dokumenata, te javnih recepcija i drugih struktura. Složenost poslova koji se obavljaju određena je količinom dokumenata koji kruže kroz tajništva. Upravna dokumentacija organa unutarnjih poslova koncentrirana je neposredno u tajništvima. Ostali izrađeni i primljeni dokumenti (operativni, kazneni predmeti, uputnice) pohranjuju se u posebnoj evidenciji ili neposredno u strukturnim jedinicama.

Svaka organizacija stvara dokumente koji odražavaju različite aspekte njezinih aktivnosti: upravljanje (planiranje, regulacija, kontrola itd.), osiguranje potrebnih resursa (ljudskih, financijskih, sirovina, opreme itd.), glavne ili proizvodne aktivnosti (trgovina, prijevozne usluge , osiguranje, bankarske usluge itd.). Svaka organizacija obavlja razmjenu informacija s drugim organizacijama, prima različite dokumente (poslovna pisma, ugovore, protokole, akte itd.). Kako bi aktivnosti organizacije bile učinkovite, a rad s dokumentima uredan i organiziran, u organizaciji se stvara sustav upravljanja uredom.

Definirajmo pojmove

Pod sustavom uredskog upravljanja podrazumijevamo skup organizacijskih, informacijskih, tehničkih, tehnoloških mjera koje osiguravaju dokumentiranje aktivnosti organizacije (izrada dokumenata), primanje ili slanje dokumenata, njihovu obradu, pohranjivanje i korištenje.

Uredski posao je složen sustav, pa za učinkovita organizacija Nije dovoljno staviti dokumente u mape i pohraniti ih u ormare ili stolove. Dokumente je potrebno sistematizirati, evidentirati, pratiti njihovo izvršenje, odrediti rokove čuvanja, oblikovati ih u spise, pohraniti u arhiv ili uništiti nakon što su izgubili vrijednost i istekom utvrđenog roka. propisi njihov rok trajanja. I sve to mora biti učinjeno, vođeno određenim načelima, prema određenim pravilima, kako bi se u svakom trenutku mogao pronaći potreban dokument i kako bi se taj dokument mogao koristiti kao pravna osnova za donošenje upravljačkih odluka, kao dokaz na sudu ili za drugu svrhu.

Prema definiciji navedenoj u klauzuli 2.1 GOST R 51141-98 „Upravljanje uredom i arhiviranje. Pojmovi i definicije”, uredništvo (dokumentacijska potpora poslovanju) grana je djelatnosti koja osigurava dokumentiranje i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Gotovo slična definicija sadržana je u GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi": upravljanje zapisima - skup sustavnih i učinkovitih radnji za stvaranje, korištenje, pohranjivanje i uništavanje dokumenata u organizacijama u svrhu dokazivanja vođenja poslovnih (menadžerskih) operacija" (točka 3.20).

Dokumentiranje aktivnosti organizacije (izrada dokumenata) je aktivnost u kojoj su u ovoj ili onoj mjeri angažirani gotovo svi zaposlenici organizacije. Organizacija rada s dokumentima (obrada dokumenata, njihova pohrana, korištenje) su vrste poslova koje obavlja specijalizirani odjel organizacije ili, ako je organizacija mala, zaposlenik (dokumentar, službenik) koji obavlja poslove organizator rada s dokumentima ili voditelj dokumenata.

Imajte na umu

Po našem mišljenju, možemo reći da organizacija ima sustav upravljanja uredom ako:

● raspodjeljuju se funkcije upravljanja dokumentima među zaposlenicima organizacije (stvaranje, obrada, pohrana i korištenje dokumenata) te se utvrđuje odgovornost za njihovo nepoštivanje;

● organiziran je protok dokumenata, tj. kretanje dokumenata od trenutka njihove izrade ili primitka od strane organizacije do završetka izvršenja, slanja dokumenta i/ili prijenosa u datoteku na pohranu;

● uspostavljen je sustav evidentiranja (računovodstvenih) dokumenata (ulaznih, internih, izlaznih) i omogućeno pretraživanje dokumenata;

● izvršeni dokumenti stavljaju se na pohranu u spise u skladu s nomenklaturom spisa.

Organizacija uredskog rada

Ako govorimo o organizaciji uredskog rada kao slijedu radnji koje se moraju izvršiti u organizaciji, tada je prvi korak stvaranje posebne jedinice (nazovimo je odjel uredskog poslovanja) ili, ako je volumen protoka dokumenata je mali, imenovanje zaposlenika čije će odgovornosti uključivati ​​organiziranje rada s dokumentima . U maloj organizaciji to može biti tajnica upravitelja, kojoj su, uz poslove informiranja, dokumentacije i organizacijsko-tehničke službe za upravitelja, povjerene i funkcije organiziranja rada s dokumentima.

Stvaranje specijalizirane jedinice za uredski rad - odjela za uredski poslovi - prati niz sekvencijskih radnji.

■ Korak 1: izrada i odobrenje pravilnika odjelaadministrativni poslovi i opis poslova zaposlenika odjela.Pravilnikom o odjelu uredskog poslovanja utvrđuje se status ove jedinice (njezin pravni status), zadaće, funkcije, prava, odgovornosti, kao i priroda odnosa s drugim jedinicama. Opis poslova utvrditi raspodjelu cjelokupnog opsega poslova koje obavlja odjel između zaposlenika, vodeći računa o njihovoj stručnoj spremi, tehnologiji obavljanja uredskih poslova i njihovom opsegu.

■ Korak 2: imenovanje zaposlenika odgovornih za vođenje evidencije u strukturnim odjelima organizacije. Preduvjet za uspješan rad s dokumentima je imenovanje djelatnika čija je odgovornost vođenje evidencije u strukturnim odjelima. Ne može svaka strukturna jedinica organizacije tvrditi da ima zaposlenika koji će biti uključen samo u uredski rad (tajnik ili službenik). Ako je broj odjela mali, količina dokumenata također mala, vođenje evidencije strukturne jedinice može se povjeriti jednom od zaposlenika odjela, obično na najnižem radnom mjestu specijalista, koji će voditi evidenciju. dužnosti uz obavljanje poslova svog položaja. Imenovanje zaposlenika odgovornih za vođenje evidencije u strukturnim odjelima provodi se nalogom voditelja organizacije.

■ Korak 3: izrada i odobravanje Upute za dokumentacijsku podršku (papirologiju) organizacije (u daljnjem tekstu Uputa za predškolski odgoj). Upute za predškolske odgojno-obrazovne ustanove glavni su regulatorni dokument koji regulira postupak i tehnologiju rada s dokumentima od trenutka kada su stvoreni ili primljeni od strane organizacije do slanja dopisnicima ili prijenosa na pohranu. Uputama za predškolski odgoj i obrazovanje treba definirati procese i postupke obrade dokumenata u svim fazama njihova životnog ciklusa. Uputa je regulatorni dokument organizacije, odobren od strane voditelja organizacije i obvezna je za sve zaposlenike.

Trenutno je jedini metodološki dokument koji definira postupak izrade Uputa za predškolske odgojno-obrazovne ustanove Metodološke preporuke za izradu uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobren Nalogom Federalnog arhiva od 23. prosinca 2009. br. 76). Metodološke preporuke namijenjene su saveznim tijelima izvršne vlasti, ali ovaj dokument mogu koristiti i drugi organi, državne i nedržavne organizacije, ali uz odgovarajuće prilagodbe.

Unatoč prisutnosti Metodoloških preporuka, programer uputa treba obaviti puno preliminarnog rada kako bi odabrao određenu konfiguraciju sustava za upravljanje uredom, odražavajući značajke rada s dokumentima u određenoj organizaciji.

Izrada Uputa za predškolske odgojno-obrazovne ustanove zadatak je uredskog odjela (djelatnika odgovornog za rad s dokumentima). Svrha izrade Uputa za predškolski odgoj je uspostaviti tehnologiju rada s dokumentima u organizaciji. Sadržaj uputa može se predstaviti u obliku sljedećih glavnih odjeljaka:

● Pravila za dokumentiranje aktivnosti upravljanja organizacijom(izrada i izvođenje osnovnih skupova dokumenata upravljanja, uključujući zahtjeve za obrasce, sastav detalja i njihov dizajn);

● Pravila za organiziranje tijeka dokumenata organizacije(kretanje dokumenata u procesu njihove izrade i izvršenja, primanje i slanje dokumenata, uključujući registraciju dokumenata, kontrola izvršenja dokumenata, provođenje referentnih poslova na dokumentima);

● Pravila za organiziranje pohrane dokumenata(sistematizacija izvršenih dokumenata prema nomenklaturi predmeta, formiranje predmeta, pohrana predmeta, predaja dokumenata na arhivsko čuvanje, uništavanje dokumenata s isteklim rokovima čuvanja).

Prilikom izrade Uputa za predškolski odgoj, potrebno je temeljiti se na odredbama zakonodavnih i drugih normativnih pravnih akata koji uređuju dokumentaciju i arhiviranje, na odredbama osnivačkih dokumenata organizacije, posebno povelje ili pravilnika (to je u tim dokumentima se utvrđuje nadležnost uprave, pravo upravitelja da izdaje određene dokumente je osigurano), identificirati i analizirati skup normativnih pravnih akata, administrativnih dokumenata posvećenih različitim pitanjima aktivnosti upravljanja i organizacije rada s dokumentima ( na primjer, naredba organizacije o raspodjeli odgovornosti između rukovodstva ili o prijenosu prava potpisa, naredba o postupku evidentiranja, čuvanja i uništavanja obrazaca, pečata i štambilja organizacije itd.). Identifikacija ovog skupa dokumenata je neophodna ne samo za analizu onih normi i pravila u radu s dokumentima koji su već uspostavljeni u organizaciji, već i kako bi nakon odobrenja uputa (a neke od odredbi iz ovih dokumenata mogle biti sadržane u Uputama za predškolske odgojno-obrazovne ustanove) može se izdati nalog kojim se neka od tih isprava proglašava nevažećom.

■ 4. korak: izrada nomenklature predmeta, koja služi kao osnova za sistematizaciju dokumenata u predmete, formiranje predmeta i provođenje informatičkog rada na dokumentima. Nomenklatura predmeta je sistematizirani popis naslova predmeta generiranih u organizaciji, s naznakom razdoblja njihovog čuvanja. Nomenklatura predmeta je neophodna za kvalitetno formiranje dokumentarnog fonda organizacije. Dokumentacijski fond organizacije čine dokumenti nastali u njenom djelovanju, kako nastali u organizaciji tako i primljeni od drugih organizacija. Nomenklatura datoteka omogućuje organiziranje dokumenata u datoteke na takav način da u budućnosti možete učinkovito pretraživati ​​dokumente ako postoji potreba za njihovim korištenjem. Osim toga, nomenklatura datoteka obavlja još jednu važnu funkciju - postavlja razdoblje pohrane dokumenata.

Osim odjela za upravljanje uredom, svi strukturni odjeli organizacije sudjeluju u razvoju nomenklature predmeta. Točnije, prvo strukturni dijelovi organizacije izrađuju nomenklature poslova odjela, zatim odjel uredskog poslovanja formira tzv. objedinjenu nomenklaturu poslova, tj. popis poslova organizacije. Bolje je staviti na snagu nomenklaturu predmeta od 1. siječnja naredne godine, budući da se uredski poslovi u organizacijama obavljaju po godinama.

Nomenklatura datoteka osnova je za sistematizaciju dokumenata i organizaciju njihovog naknadnog skladištenja prije prijenosa u arhivu organizacije ili uništenja nakon utvrđenih razdoblja skladištenja.

Imajte na umu

Upute za predškolske obrazovne ustanove i nomenklatura poslova organizacije - ovo je kompleks regulatorni dokumenti, što je neophodno za organizaciju uredskog rada. Ovi dokumenti moraju biti u svakoj organizaciji, bez obzira na prirodu i sadržaj njezine djelatnosti.

Naš savjet. Budući da je dovoljna izrada Uputa za predškolske odgojno-obrazovne ustanove težak zadatak, a prvi put kada možda nećete dobiti verziju Upute koja je sa svih točaka gledišta zadovoljavajuća, može se preporučiti da se najprije izradi i odobri privremena Uputa za predškolsku odgojnu ustanovu. Rad s privremenim Naputkom omogućit će vam provjeru njegovih odredbi, uočavanje nedostataka, a nakon odgovarajuće izmjene, Naputak za predškolski odgoj i obrazovanje može se odobriti kao trajni.

V.F. Jankovaja,
dr.sc. ist. znanosti, izvanredni profesor

Povezane publikacije