Зарплатный листок образец. Расчетный лист по заработной плате - бланк. Сколько хранить расчетные листы

Когда выдаются расчетные листы

Обычно документы рассматриваемого вида должны выдаваться сотрудникам за несколько дней до осуществления выплаты заработной платы, но в крайнем случае возможна их выдача и в день выплаты. Необходимо иметь в виду, что обычно выплата зарплаты осуществляется в два этапа с периодичностью две недели, а расчетный листок выдается работнику в день выдачи ему окончательного расчета за месяц.

Данный документ обязателен к выдаче только при расчете оплаты труда. Отдельно составлять его, например, при начислении отпускных выплат не следует.

Расчетный листок в обязательном порядке выдается уволенному сотруднику в день его окончательного расчета и официального увольнения.

Расшифровка статей расчетного листа

Формат бланка расчетного листа не закреплен на законодательном уровне. Однако данный документ должен содержать такие разделы:

начислено;
удержано;
выплачено;
к выплате.

Некоторые работодатели вместо статей заработной платы указывают в листках коды выплат — в таком случае рядом с кодом обязательно должно быть пояснение с наименованием начисления или удержания либо сотрудники должны быть ознакомлены со значениями кодов.

Пункт «Начислено» отображает размер начисленной заработной платы согласно трудовому соглашению: оклад, надбавки, доплаты, премии. Здесь же указывается размер оплаты отпускных дней, листка нетрудоспособности, матпомощи по ТК РФ или по приказу работодателя. Отпускные начисляются сотруднику по усредненному заработку за предыдущие 12 месяцев. Больничные рассчитываются исходя из доходов работника за последние 2 года. То есть если заработок сотрудника за эти периоды был меньше, чем в настоящее время, то, соответственно, размер отпускных и больничных выплат будет ниже.

Раздел «Удержано» содержит суммы, которые удерживаются из зарплаты работника:

Не знаете свои права?

Согласно законодательству (например, уплата НДФЛ в размере 13% от общего дохода, если работник не имеет льгот).
В соответствии с исполнительными листами. Этот вид удержания осуществляется после того, как из зарплаты удержан налог на доходы. Сюда относятся алиментные выплаты, оплата наложенных штрафных санкций, налоги.
По приказам работодателя. К таким удержаниям относятся: оплата нанесенного ущерба работодателю от материально ответственного лица, взносы членов профсоюза.

Пункт «Выплачено» должен отражать уже выплаченные в течение месяца суммы работнику: аванс, отпускные.

«К выплате» — здесь указывается основная сумма, подлежащая перечислению сотруднику.

Образец расчетки по зарплате приведен ниже.

Порядок выдачи документа

Ниже перечислим основные правила порядка выдачи расчетных листов по заработной плате:

Расчетный лист должен предоставляться сотрудникам два раза в месяц. Согласно действующему законодательству (ст. 136 ТК РФ) он должен выдаваться в день выдачи работникам заработной платы (два раза ежемесячно). Но Федеральная служба по труду и занятости считает целесообразной только единоразовую выдачу данного документа в месяц при выплате второй части заработка. Когда выплачивается аванс, сведения о деталях зарплаты конкретного сотрудника могут быть не сформированы окончательно.
Расчетка должна быть составлена по форме, которая утверждена локальными нормативно-правовыми документами. Форма может быть взята из бухгалтерской программы или разработана самостоятельно. Если форма не утверждена внутренним нормативным документом, это является основанием для наложения на предприятие штрафных санкций.
Данный документ может формироваться как в бумажном, так и в электронном формате, что также должно быть закреплено в документах предприятия (трудовой договор, коллективный договор и др.). При выдаче заработной платы путем перевода на банковскую карту оформление и выдачу расчетки лучше осуществлять в электронном виде.
Заверение расчетки подписями или штампами предприятия не требуется. Но если сотрудник просит произвести данные действия в целях предоставления листка в суд, то это требование желательно выполнить.
При начислении отпускных выплат расчетный листок не выдается. Отпускные не являются заработной платой, поэтому работодатель не обязан предоставлять расчетку в данной ситуации. В случае увольнения сотрудник должен получить окончательный расчет по всем видам выплат, и соответственно, на руки ему должны выдать расчетный лист по заработной плате с расшифровкой.
Факт предоставления сотруднику рассматриваемого документа должен быть заверен документально. Можно выбрать один из трех способов:

вести специальную книгу учета выдачи расчетных листов с подписями работников о получении;
оформить место для подписи сотрудников в платежных ведомостях;
разработать форму листа в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии.

Штрафные санкции за непредоставление расчеток по зарплате сотрудникам

При невыдаче или несвоевременном предоставлении работникам организации расчетных листов по заработной плате инспекция по труду может привлечь руководство предприятия к административной ответственности.

Для предприятия лучшим вариантом будет разработка локального документа о порядке составления и выдачи расчеток по зарплате. В нем закрепляются вид извещения, сроки и способ выдачи. Если организация не предоставляет своим работникам расчетные листы, это грозит наложением штрафных санкций в размере 30-50 тыс. руб. (50-70 тыс. руб., если нарушение совершено повторно). Если наниматель является ИП, размер штрафа сокращается до 1-5 тыс. руб. и 10-20 тыс. руб. при нарушении повторно (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Следует иметь в виду, что при повторном нарушении прав работников компании руководящее лицо (или ИП) может быть дисквалифицировано на период от года до трех лет.

Стандартный образец расчетного листа

Предприятие может самостоятельно устанавливать форму извещения и определять, когда выдавать расчетные листы по заработной плате. Но все-таки документ должен включать в себя такие обязательные пункты, как:

Ф.И.О. работника и его номер по табелю.
Период расчетных сумм по листку.
Отработанное сотрудником время (в днях и часах).
Статьи заработной платы.
Основания и суммы отчислений.
Сумма к выдаче.

Образец расчетного листа по заработной плате выглядит таким образом.

Расчетный лист служит извещением работника о сумме ожидаемой к получению зарплаты за месяц. Универсальная форма этого документа законом не утверждена, поэтому каждое предприятие должно самостоятельно разработать форму и регламент выдачи таких извещений. В расчетном листе по заработной плате должны быть указаны: заработная плата в разбивке на составляющие (оклад, доплаты, надбавки, премии и пр.), прочие начисления (оплата дней нетрудоспособности, компенсации и др.), удержанные суммы и основания для них (налог на доходы, алиментные выплаты и др.), итоговая сумма к выплате. При невыдаче работодателем расчетных листов своим сотрудникам законодательством предусмотрено наложение штрафа.

Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.

ФАЙЛЫ

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:

оклад,
проценты,
премии,
бонусы,
компенсации и т.п. выплаты,
также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Обязанность или право

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.

Для кого необходимо делать расчетный лист

Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

Вначале листка записывают:
- название предприятия,
- должность,
- ФИО работника,
- период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
- подразделение, в котором трудится работник,
- его табельный номер.
Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
- В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
- Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
- В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Правила формирования расчётного листка

Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре .

Как передать работнику расчётный лист

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Величина оплаты труда в значительной степени заботит каждого работника. У тех, кто мало знаком с российским законодательством, возникают вопросы относительно верности размеров начислений и удержаний. Расчётный листок по зарплате оформляется для того, чтобы снять многие вопросы, связанные с оплатой труда работников.

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:

оклад;
начисленная премия;
установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.

Удержания из зарплаты:

НДФЛ;
пенсионные отчисления;
профсоюзный взнос;
иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
удержание по исполнительному листу, например, алиментов.

Дополнительные начисления:

выплата отпускных;
выплата при увольнении;
компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
иные выплаты.

Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

Ф.И.О. и должность работника;
Название структурного подразделения (цеха или отдела);
Табельный номер, если имеется;
Временной период (обычно месяц);
Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Как правильно выдавать

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Сроки выдачи сотрудникам

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Срок хранения

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

Номер записи;
Дата выдачи;
Ф.И.О. сотрудника;
Должность;
Подпись работника;
Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

Даты начала и окончания;
Наименование документа;
Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.

Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Для этого нужно выдавать расчетный лист. Расскажем, как его правильно оформить и сколько раз в месяц выдавать с учетом последних разъяснений Минтруда.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам. Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.

Как выдавать расчетный листок по заработной плате

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП). Смотрите ниже, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году:

Выдавайте расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. Работодателям не нужно выдавать сотрудникам расчетные листки дважды в месяц. Такой обязанности в ТК нет. Чтобы проинформировать работника о составных частях зарплаты, расчетный листок достаточно выдать раз в месяц. К такому выводу пришел Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375

Форма расчетного листа, должна быть утверждена локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.

Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.

В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):

Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
Общую сумму к выплате.

Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.

Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.

Расчетный листок при выплате отпускных выдавать не нужно. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.

Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:

вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.

Совет УНП

Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.

Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году

Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.

15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника

"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".

39 %
Ведем журнал листков

"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".

46 %
Работники расписываются в платежной ведомости

"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".

Как хранят вторые экземпляры листков

Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.

10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".

26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".

64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".

Расчетный листок - это письменное извещение (выписка), которое должно выдаваться работнику на руки при получении заработной платы.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период, размер и основания произведенных удержаний, а также общую денежную сумму, подлежащую выплате.

В связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ теперь работодатели обязаны в расчетном листке указывать и иные суммы, начисленные работнику: в частности, суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, должны стоять в листке отдельными строками.

Выдача расчетного листка – не право работодателя, а обязанность. Извещать о составных частях зарплаты необходимо не только основных работников, но и совместителей, и временных сотрудников. Расчетные листки должны выдаваться в любом случае – при выплате наличными деньгами, при перечислении на банковскую карту или в иной форме, не запрещенной трудовым законодательством.

Унифицированной формы расчетного листка нет , поэтому форму листка каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает для своей организации в локальном нормативном акте. А это, в свою очередь, служит дополнительной гарантией прав работников.

Обычно в организациях, где бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме, утверждается та форма расчетного листка, формирование которой предусмотрено возможностями программы.

Если в организации действует профсоюз или есть выбранные представители от работников, то следует учитывать его позицию. В этом случае на листке указывается: «Мнение представительного органа учтено, протокол №… от …».

Если представительного органа нет, то делается такая запись: «На момент утверждения типовой формы расчетного листа представительный орган работников организации не создан».

При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение) руководителя, поскольку в нем можно разграничить полномочия работников организации (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).

Об утверждении расчетного листка установлен ст.19 б "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет.

Что должно быть в расчетном листке?
Порядок извещения работников о выплате заработка и ответственность работодателя за нарушение законодательства о труде

В расчетном листке нужно указывать:

Ф.И.О. и табельный номер работника;
период начислений;
отработанные часы и дни;
составные части заработка;
основания и размеры удержаний;
сумма к выдаче работнику.

Если заработная плата работников предусматривает много составных частей (надбавки за вредность, сверхурочные, работа в выходные, премиальные и т.п.), то они все должны прописываться в листке отдельно. Объединение разных видов выплат приравнивается к ошибке. При наличии на предприятии социального пакета, выплаты в натуральной форме также включаются в расчетный листок.

К числу удержаний, которые могут быть указаны в расчетном листке, относятся:

алименты и иные взыскания по исполнительным документам;
суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;
профсоюзные взносы;
неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;
неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи с командировкой;
суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок, и пр.

Все виды удержаний также расписываются отдельно, например: НДФЛ (округляется до целых рублей), алименты, невозвращенные подотчетные суммы, удержание за неотработанные дни отпуска, дополнительные страховые взносы на пенсию и т.п.

Порядок извещения работников о выплате заработка

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выдавать работникам расчетные листы, поэтому факт передачи их работникам должен быть подтвержден. Но Трудовой кодекс РФ не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.

Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи , в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем.

Можно в ведомости добавить столбец, и при выдаче распечатанного расчетного листа одновременно с выплатой заработной платы работник будет расписываться о получении расчетного листа. Проставление подписи в ведомости подтверждает факт получения расчетного листа и, как следствие, выполнения обязанности работодателя по ст. 136 ТК РФ.

Ответственность работодателя

В ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение законодательства о труде возможно наложение штрафа в размере:

от 1 000 до 5 000 руб. – на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей);
от 30 000 до 50 000 руб. – на юридические лица.

Кроме этого, в качестве меры административного воздействия может быть выбран не штраф, а приостановление деятельности индивидуального предпринимателя или организации на срок до 90 суток. Чтобы уберечь себя и свою организацию от штрафов, разработайте и утвердите в организации форму расчетного листка и именно его передавайте работникам при выдаче заработной платы.